Bedingte Formatierungen in Pivot-Tabellen nutzen

In diesem Tutorial wirst du die Möglichkeiten der bedingten Formatierungen innerhalb von Pivot-Tabellen in Excel kennenlernen. Anhand eines realistischen Beispiels eines Streaming-Unternehmens schauen wir uns an, wie du deine Daten aufbereiten und anschaulich präsentieren kannst. Bedingte Formatierungen helfen dir nicht nur dabei, wichtige Informationen schnell zu erkennen, sondern verbessern auch das visuelle Design deiner Berichte. Lass uns beginnen!

Wichtigste Erkenntnisse

• Bedingte Formatierungen bieten eine effiziente Möglichkeit, Daten visuell aufzubereiten.
• Es ist wichtig, nur die relevanten Einzelwerte zu markieren und nicht die Summen.
• Verschiedene Formatierungsoptionen wie Farbskalen, Symbolsätze oder Regelbasierte Formatierungen lassen sich einfach anwenden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Pivot-Tabelle erstellen

Zuerst musst du eine Pivot-Tabelle aus deinen erfassten Daten erstellen. Ich habe ein Beispiel vorbereitet, in dem die Geschäftszahlen eines Streaming-Unternehmens analysiert werden. Wir haben Informationen über verschiedene Filme, kategorisiert in Abenteuer, Fantasy, Horror, Liebe und Science-Fiction. Der nächste Schritt ist die Erstellung der Pivot-Tabelle.

Schritt 2: Markt- und Kategorie-Analysepunkte hinzufügen

Um die Analyse zu verfeinern, fügen wir die Marktsegmente hinzu. In diesem Beispiel betrachten wir Deutschland, das Vereinigte Königreich und die USA. Außerdem fügen wir die verschiedenen Kategorien der Filme hinzu, um eine umfassende Sicht der Geschäftszahlen zu bekommen.

Schritt 3: Zellen formatieren

Bevor du mit der bedingten Formatierung beginnst, solltest du die Formatierung der Zellen optimieren. Stelle sicher, dass die Tausender-Trennzeichen aktiviert sind und die Nachkommastellen entfernt werden. Dies gibt dir einen klareren Überblick über die Zahlen.

Schritt 4: Bedingte Formatierung anwenden

Um die Daten visuell ansprechender zu gestalten, wählst du den Bereich aus, den du formatieren möchtest. Gehe dazu auf die Menübandleiste, wähle "Start" und dann "Bedingte Formatierung". Hier findest du bereits vorgefertigte Farbskalen, die dir helfen, die Werte einzuordnen.

Schritt 5: Farbskalen nutzen

Für die Werbeausgaben möchten wir eine Farbskala verwenden, welche die höheren Ausgaben in kritischen roten Farbtönen darstellt. Du entscheidest dich beispielsweise für die rot-gelb-grüne Farbskala. Achte darauf, dass du nur die Einzelwerte und nicht die Gesamtsummen markierst.

Schritt 6: Übertragung der Formatierung

Um deine Formatierung auf andere Zellen zu übertragen, kannst du den Format-Pinsel verwenden. Das ist eine einfache Möglichkeit, die vorher festgelegten Formatierungen auf andere Werte anzuwenden, ohne sie manuell neu einstellen zu müssen.

Schritt 7: Weitere bedingte Formatierungen hinzufügen

Es ist möglich, neben der Farbskala auch Symbolsätze zu verwenden. Diese helfen dir, Trends oder Abweichungen in den Daten schnell zu erkennen. Beispielsweise kannst du Pfeile verwenden, um aufwärts oder abwärts zeigende Entwicklungen darzustellen.

Schritt 8: Regelbasierte Formatierungen anpassen

Durch das Anpassen der Regeln für die bedingte Formatierung kannst du etwa festlegen, dass Zellen mit Werten über 8000 grün gefärbt und Werte darunter rot dargestellt werden. Das fördert eine schnelle Analyse deiner Werte.

Schritt 9: Top- und Flop-Werte anzeigen

Ein weiteres nützliches Feature ist die Darstellung von Top- und Flop-Werten. Du kannst festlegen, dass die besten und schlechtesten drei Werte in einer bestimmten Farbe hervorgehoben werden, was dir hilft, die Leistung deiner Filme auf einen Blick zu erfassen.

Schritt 10: Individuelle Formatierung anpassen

Die bedingte Formatierung lässt sich individuell anpassen. Du kannst entscheiden, ob du nur die obersten fünf Werte in einer anderen Farbe darstellen oder ihnen eine Rahmenlinie hinzufügen möchtest. Dadurch wird dein Bericht noch ansprechender und informativer.

Zusammenfassung

Mit den vorgestellten Schritten kannst du die bedingte Formatierung in Excel effizient nutzen, um deine Pivot-Tabellen ansprechender zu gestalten. Du hast wertvolle Techniken gelernt, um deine Daten visuell hervorzuheben, was dir bei der Analyse der Geschäftszahlen hilft.