Berechnete Felder in Excel-Pivot-Tabellen effektiv nutzen

In dieser Anleitung wirst du lernen, wie du mithilfe von Pivot-Tabellen in Excel komplexe Kennzahlen berechnen kannst. Insbesondere geht es darum, neue Felder aus bestehenden Feldern zu erstellen und verschiedene Analysemethoden anzuwenden. Das Wissen um solche erweiterten Funktionen ist nicht nur für die Datenanalyse hilfreich, sondern auch für die Präsentation und Interpretation von Daten in Berichten und Präsentationen. Lass uns direkt ins Thema einsteigen!

Wichtigste Erkenntnisse

• Du kannst mit berechneten Feldern in Pivot-Tabellen neue Kennzahlen berechnen.
• Es ist möglich, unterschiedliche Berechnungsarten für deine Daten anzuwenden.
• Pivot-Tabellen bieten eine flexible Möglichkeit, große Datensätze zu analysieren und darzustellen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Grundlagen verstehen

Zunächst einmal solltest du sicherstellen, dass du mit dem Datensatz, den du analysieren möchtest, vertraut bist. Du hast einen Datensatz, der Umsatzzahlen, Materialkosten, Personalkosten und Verwaltungskosten enthält. Diese Datenpunkte sind entscheidend, denn auf ihrer Basis wirst du deine Berechnungen anstellen. Es ist wichtig, dass du die Struktur und den Inhalt der Daten verstehst, bevor du mit der Analyse beginnst.

2. Pivot-Tabelle erstellen

Um eine Pivot-Tabelle zu erstellen, wählst du zuerst deinen gesamten Datensatz aus, inklusive der Überschriften. Dann gehst du zu Einfügen und wählst PivotTable. Dadurch kannst du die Daten in eine leicht verständliche Analyseform bringen. Stelle sicher, dass du die richtige Option auswählst, sodass die Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt erstellt wird.

3. Daten in der Pivot-Tabelle anordnen

Nun ist es an der Zeit, deine Daten in der Pivot-Tabelle anzuordnen. Ziehe die Felder für Umsatz, Materialkosten, Personalkosten, sowie Verwaltungs- und Vertriebskosten in den Wertebereich der Pivot-Tabelle. Du kannst auch das Länderfeld in den Zeilenbereich ziehen, um die Analyse nach Ländern zu gliedern. Dies hilft dir, die finanziellen Kennzahlen besser zu verstehen und größere Muster im Datensatz zu erkennen.

4. Formatierung der Werte

Sobald die Pivot-Tabelle erstellt ist, kannst du die Werte ansprechend formatieren. Gehe auf die Option für Wertfeldeinstellungen, um das Tausender-Trennzeichen hinzuzufügen und die Dezimalstellen nach Bedarf einzustellen. Eine saubere und ansprechende Präsentation deiner Daten macht einen großen Unterschied.

5. Berechnete Felder hinzufügen

Jetzt kommst du zum spannenden Teil: den berechneten Feldern. Um eine neue Kennzahl zu erstellen, z. B. den Gewinn, kannst du nicht nur die Standardfunktionen verwenden. Effektiv ziehst du das Umsatz-Feld und subtrahierst die Kostenkategorien (Material-, Personal- sowie Verwaltungs- und Vertriebskosten). Das geht ganz einfach über die Funktion berechnetes Feld. Nach der Eingabe der Formel bestätigst du mit OK. Dein Gewinn wird nun in der Pivot-Tabelle angezeigt.

6. Überprüfung der Berechnungen

Du kannst jederzeit überprüfen, ob deine Berechnungen korrekt sind, indem du die Formel auflistest oder die zugrunde liegenden Berechnungssystematiken analysierst. Über die Funktion analysieren kannst du sicherstellen, dass alles korrekt eingestellt ist. Vergewissere dich, dass der Gewinn tatsächlich als Umsatz minus Kosten dargestellt wird.

7. Anpassen der Berechnungsmethodiken

Die Flexibilität von Pivot-Tabellen bedeutet, dass du auch andere Kennzahlen erstellen kannst. Du hast die Möglichkeit, außerdem den Mittelwert oder die Standardabweichung der Kosten oder Umsätze zu berechnen. Nutze hierzu erneut das Menü für berechnete Felder und passe die Berechnungen nach Bedarf an.

8. Erweiterte Analysen durchführen

Ein weiterer Punkt, den du berücksichtigen solltest, ist die Berechnung des Variationskoeffizienten. Diese Kennzahl misst die relative Streuung der Daten und gibt dir Informationen über die Konsistenz deiner Umsätze oder Kosten. Um diesen zu berechnen, kannst du erneut ein berechnetes Feld verwenden und die Formel für den Variationskoeffizienten (Standardabweichung geteilt durch den Mittelwert) eintippen.

9. Automatisierung und Aktualisierung der Daten

Wenn du deine Pivot-Tabelle einmal erstellt hast, ist sie leicht aktualisierbar. Wenn sich die zugrunde liegenden Daten ändern, musst du nur die Pivot-Tabelle aktualisieren, damit die neuen Daten in die Berechnung einfließen. Dies geschieht über die Funktion aktualisieren, die zu den Optionen gehört.

10. Abschluss und weiterführende Schritte

Jetzt, da du die Grundlagen zur Erstellung und Bearbeitung von Pivot-Tabellen sowie der Berechnung aus bestehenden Feldern kennst, kannst du diese Kenntnisse in weiteren Projekten anwenden. Gehe aktiv auf deine Daten zu und experimentiere mit verschiedenen Kennzahlen, um deine Analysefähigkeiten weiter auszubauen.

Zusammenfassung

In dieser Anleitung hast du gelernt, wie man in Excel mit Pivot-Tabellen arbeitet. Du bist durch die Schritte der Analyse von Daten geleitet worden, vom Erstellen der Pivot-Tabelle bis hin zur Verwendung von berechneten Feldern zur Erzeugung neuer Kennzahlen wie Gewinn und Variationskoeffizient. Du hast verstanden, wie wichtig es ist, Daten korrekt zu formatieren und zu überprüfen. Nutze dieses Wissen in deinen zukünftigen Datenanalysen!