Effektive Pivot-Tabellen in Excel erstellen und analysieren

In diesem Tutorial tauchst du tief in die Welt der Pivot-Tabellen ein. Wir werden eine umfassende Fallstudie betrachten, die dir helfen soll, die theoretischen Kenntnisse, die du über Pivot-Tabellen in Excel erlangt hast, in der Praxis anzuwenden. Pivot-Tabellen sind ein mächtiges Werkzeug, um große Datenmengen zu analysieren und zusammenzufassen. In dieser Anleitung werden wir die Schritte durchgehen, um eine Pivot-Tabelle von Grund auf zu erstellen, verschiedene Analyse- und Visualisierungsformen zu nutzen und die gewonnenen Erkenntnisse effektiv darzustellen.

Wichtigste Erkenntnisse

1. Pivot-Tabellen ermöglichen die schnelle Analyse und Darstellung von Daten.
2. Bedingte Formatierungen helfen, wichtige Kennzahlen hervorzuheben.
3. Grafische Darstellungen wie Diagramme sind wichtig für eine visuelle Rückmeldung.
4. Datenfilter und -schnitte ermöglichen eine gezielte Analyse von Daten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um eine Pivot-Tabelle zu erstellen, beginne zunächst mit der Aufbereitung deiner Daten.

Daten vorbereiten Zunächst musst du sicherstellen, dass deine Datengrundlage als Tabelle formatiert ist. Excel erleichtert das Arbeiten mit Daten, wenn sie im Tabellendesign vorliegen. Um deine Daten als Tabelle zu formatieren, wähle einen beliebigen Zellbereich aus und gehe zu „Einfügen“ > „Tabelle“. Achte darauf, dass du die Headerzeile als eine der Optionen wählst.

Sobald du deine Daten als Tabelle formatiert hast, kannst du die Pivot-Tabelle erstellen. Gehe dazu auf die Registerkarte „Einfügen“ und klicke auf „PivotTable“. Wähle dann die gewünschte Datenquelle aus und lege fest, wo die Pivot-Tabelle platziert werden soll.

Erstellung der ersten Pivot-Tabelle

Um die erste Übersicht zu erstellen, ziehe die gewünschten “Felder” in die Bereiche Zeilen und Spalten der Pivot-Tabelle. In diesem Fall kannst du beispielsweise die Regionen und den Umsatz einfügen. Dies gibt dir eine klare Übersicht darüber, wie sich der Umsatz über die verschiedenen Regionen und Geschäftsbereiche verteilt.

Bedingte Formatierung anwenden

Um die Pivot-Tabelle visuell ansprechender und aussagekräftiger zu gestalten, füge eine bedingte Formatierung hinzu. Wähle die Zellen mit den Kennzahlen aus und gehe zu „Start“ > „Bedingte Formatierung“. Wähle dann eine Farbskala aus, z.B. eine grün-gelb-rot Farbskala, um Umsatzwerte anschaulich darzustellen.

Eine weitere wichtige bedingte Formatierung könntest du für die Logistikgruppe einrichten. Hierbei möchtest du die 25 größten Werte grün kennzeichnen. Gehe erneut zu „Bedingte Formatierung“ und wähle „Top/Bottom-Regeln“ aus.

Kennzahlen berechnen

Nun, da die Pivot-Tabelle steht, wenden wir uns der Berechnung von Kennzahlen zu. Durch Hinzufügen eines berechneten Feldes innerhalb der Pivot-Tabelle kannst du den Gewinn berechnen. Setze hierfür die Formel „Umsatz - Kosten“ ein. Das Ergebnis wird dir sofort in der Pivot-Tabelle angezeigt.

Zusätzlich kannst du den Nettogewinn ermitteln, indem du einen Steuersatz von 0,35 auf den Gewinn anwendest. Füge ein weiteres berechnetes Feld hinzu, um dies darzustellen.

Datenfilter und Daten-Schnitte erstellen

Benutze Daten-Schnitte, um die Pivot-Tabelle interaktiv zu gestalten. Gehe zu „Analyse“ > „Daten-Schnitt einfügen“, um Filter für bestimmte Kategorien oder Zeiträume hinzuzufügen. Diese Filter helfen dir, spezifische Daten schnell und einfach zu analysieren.

Erstelle auch einen zeitlichen Datenfilter, um die Ergebnisse über verschiedene Zeiträume analysierbar zu machen.

Diagramme erstellen

Um die Erkenntnisse visuell darzustellen, erstelle ein gestapeltes Säulendiagramm für den Nettogewinn. Wähle den entsprechenden Zellbereich in deiner Pivot-Tabelle aus und gehe zu „Einfügen“ > „Diagramm“, um das gewünschte Diagramm auszuwählen und zu formatieren.

Wende die Funktion „Zeilen und Spalten tauschen“ an, um verschiedene Ansichten der Daten darzustellen. So kannst du sowohl die Regionen als auch die Geschäftsbereiche analysieren.

Zusätzlich kannst du ein Flächendiagramm für den Umsatz nach Kundengruppen und ein Ringdiagramm zum Gewinn nach Händlergruppen erstellen. Mich interessiert dabei besonders, wie die verschiedenen Segmente zueinander stehen und wo Optimierungspotential sichtbar ist.

Netzdiagramm erstellen

Zur Analyse der Performance in den Business Units empfehle ich, ein Netzdiagramm zu erstellen. Dieses zeigt den Umsatz, Bruttogewinn und Nettogewinn und gibt dir einen umfassenden Überblick über deine Geschäftseinheiten.

Detailanalyse

Um eine detaillierte Analyse durchzuführen, erstelle eine Übersicht der Umsätze nach Logistikgruppen. Sortiere diese aufsteigend, um Muster und Trends zu erkennen.

Nutze die Gruppierungsfunktion, um große Datenmengen zu managen. Indem du die Umsatzzahlen in Gruppen unterteilst, kannst du eine bessere Übersicht behalten.

Daten exportieren

Schließlich kannst du die Resultate exportieren, um sie in andere Formate zu übertragen oder weiter zu bearbeiten. Wähle die Daten für alle relevanten Länder aus und kopiere sie in ein neues Arbeitsblatt oder eine externe Datei.

Zusammenfassung - Einführung in die Erstellung von Pivot-Tabellen in Excel

In dieser Anleitung hast du gelernt, wie du Pivot-Tabellen im Detail erstellen, formatieren und analysieren kannst. Von der Datenaufbereitung, über die Erstellung von Diagrammen und bedingten Formatierungen, bis hin zur detaillierten Analyse und zum Datenexport - all diese Schritte helfen dir, deine Daten besser zu verstehen und effektiver zu nutzen.