Pivot-Tabellen in Excel: Datenaufbereitung und Export

Herzlich willkommen zu dieser umfangreichen Anleitung, in der du alles über die Datenaufbereitung, Sortierung und den Export von Pivot-Tabellen in Excel lernst. Pivot-Tabellen sind ein mächtiges Werkzeug zur Analyse und Visualisierung von Daten. Diese Anleitung wird dich durch die letzten Schritte eines Projekts führen, in dem du gelernt hast, wie man Pivot-Tabellen erstellt und anpasst, um aus Rohdaten wertvolle Informationen zu extrahieren. Am Ende dieser Anleitung wirst du in der Lage sein, deine Daten professionell zu verarbeiten und zu präsentieren.

Wichtigste Erkenntnisse

• Du lernst, wie man Daten in Excel aufbereitet.
• Du erfährst, wie man Pivot-Tabellen nach bestimmten Kriterien sortiert.
• Der Export von Daten aus Pivot-Tabellen wird schrittweise erklärt.
• Gruppierungen helfen bei der Übersichtlichkeit der Daten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Zuerst müssen wir die Rohdaten in unser Excel-Dokument einfügen. Du kannst dies ganz einfach tun, indem du in die Tabelle gehst, in der deine Daten gespeichert sind. Dann wählst du die Funktion „Tabellentools“ aus und entscheidest dich für „Pivottabelle“. Das öffnet ein neues Arbeitsblatt, in dem du deine Pivot-Tabelle erstellen kannst.

Anschließend definierst du den Bereich, in dem deine Pivot-Tabelle platziert werden soll. In unserem Beispiel werden die Zahlen im Bereich um die Zeile 5 positioned. Um die Umsatzdaten effizient zu analysieren, ziehst du die Logistikgruppen in die Zeilen-Belegung der Pivot-Tabelle. Wichtig ist hier, dass du die Werte normal formatierst, sodass sie als Zahlen mit einem Tausender-Trennzeichen angezeigt werden.

Um die Pivot-Tabelle ordentlich und übersichtlich zu gestalten, sortierst du die aufgefächerten Daten. Das geht ganz einfach über die Registerkarte „Daten“. Dort kannst du dann die Aufsteigende Sortierung auswählen. Dies bringt den kleinsten Umsatz an die Spitze deiner Analyse, was dir hilft, schneller die Daten zu interpretieren.

Jetzt wollen wir eine Gruppierung vornehmen, um die Daten noch besser analysieren zu können. Zuerst überprüfen wir die Anzahl der Werte, die wir haben. In unserem Beispiel können wir das mit der Tastenkombination Steuerung + Shift + Pfeil nach oben machen. Damit stellen wir fest, dass wir insgesamt 598 Werte vorliegen haben. Um sie gleichmäßig zu gruppieren, teilen wir diese Zahl durch 2 und erhalten so zwei Gruppen von jeweils 299 Werten.

Markiere die ersten 299 Werte, um die erste Gruppe zu bilden. Klicke dann auf „Auswahl gruppieren“. So ordnest du die Werte in eine übersichtliche Struktur. Die zweite Gruppe kannst du analog erstellen, indem du die restlichen Werte auswählst und ebenfalls auf „Auswahl gruppieren“ klickst. Nun hast du zwei Gruppen, die dir die Analyse der Umsätze wesentlich erleichtern.

Nun kommen wir zur nächsten Aufgabe: dem Datenexport. Du möchtest die Ergebnisse in unterschiedliche Länder exportieren. Dies geschieht ebenfalls über eine neue Pivot-Tabelle, die du wieder mit „PivotTable zusammenfassen“ erstellst. Wähle den Ausgabebereich und ziehe die einzelnen Regionen in die Zeilenansicht der neuen Pivot-Tabelle. Jetzt kannst du die Umsätze für jedes Land analysieren.

Um detaillierte Reports für die einzelnen Länder zu erstellen, genügt ein Doppelklick auf die Umsatzwerte in der Pivot-Tabelle. Dadurch öffnet sich eine detaillierte Ansicht, in der alle relevanten Informationen aufgelistet sind, darunter Umsatz, Kosten und weitere Dimensionen. Du kannst die einzelnen Reports entsprechend umbenennen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Wiederhole diesen Vorgang für die restlichen Länder und benenne die jeweiligen Reports. Diese Methode ermöglicht es dir, maßgeschneiderte Informationen für verschiedene Abteilungen innerhalb deiner Organisation zu erstellen. Deine Kollegen können einfach den Bericht erhalten, der für ihre Analysen nötig ist.

Wenn du die gewünschten Daten für ein spezifisches Land extrahieren möchtest, markierst du die relevanten Zahlen und kannst diese entweder in ein neues Arbeitsblatt oder eine neue Excel-Arbeitsmappe exportieren. Somit hast du die Möglichkeit, diese Daten den anderen Abteilungen zukommen zu lassen.

Abschließend wollen wir die erstellten Reports zusammenfassen. Nutze die Möglichkeit, die standardmäßig als Tabelle formatierten Daten in einer neuen Pivot-Tabelle zusammenzufassen. Auf diese Weise kannst du alle notwendigen Informationen über die einzelnen Länder schnell zusammenfassen.

Du hast nun alle Aufgaben erfolgreich abgeschlossen. Gehe die Schritte noch einmal durch, um dein Wissen zu festigen und dich zu einem Experten für Pivot-Tabellen in Excel zu entwickeln. Es war mir eine Freude, dich durch diese Lektion zu führen, und ich hoffe, dass du viel aus diesem Tutorial mitnehmen konntest.

Zusammenfassung

In dieser Anleitung hast du die Methode zur Datenaufbereitung, Sortierung und den Export von Pivot-Tabellen in Excel kennengelernt. Mit diesen Fähigkeiten kannst du Daten effizient analysieren und präsentieren.