Bedingte Formatierung in Pivot-Tabellen verstehen

In dieser Anleitung beschäftigen wir uns mit der bedingten Formatierung in Pivot-Tabellen in Excel. Bedingte Formatierung ist eine leistungsfähige Funktion, um Daten visuell ansprechend darzustellen und Trends sowie Ausreißer schnell zu erkennen. In diesem Tutorial zeige ich dir, wie du zwei verschiedene bedingte Formatierungen für deine Pivot-Tabellen erstellen kannst. Wir werden die Umsatzdaten nach Regionen und Business Units sowie nach den einzelnen Logistikgruppen aufbereiten und die wichtigsten Kennzahlen entsprechend hervorheben.

Wichtigste Erkenntnisse

• Bedingte Formatierung ermöglicht eine visuelle Analyse von Pivot-Daten.
• Die Grün-Gelb-Farbskala zur Darstellung von Umsatzwerten.
• Anwendung der bedingten Formatierung auf spezifische Datenpunkte.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Beginnen wir mit der ersten Aufgabe, die sich auf die Erstellung einer Pivot-Tabelle bezieht, die den Umsatz aufgliedert.

Zuerst musst du deine Daten in Excel geordnet und einsatzbereit haben. Du kannst entweder eine neue Pivot-Tabelle erstellen oder eine bestehende kopieren, die bereits die notwendigen Kennzahlen aufweist. Hier arbeiten wir zunächst mit einer bereits bestehenden Pivot-Tabelle. Gehe in den Ordner „Bedingte Formatierung“ und kopiere die bereits existierende Pivot-Tabelle, die die Übersicht nach Regionen und Business Units darstellt.

Nun, da wir die Pivot-Tabelle bereit haben, konzentrieren wir uns auf die bedingte Formatierung. Diese Perspektive ist wichtig, da wir die Werte für die Business Units und Länder farblich hervorheben wollen. Wir nutzen die Umsatzperspektive, wobei ein höherer Umsatz für das Unternehmen positiver ist. Dies bietet die Möglichkeit, eine einfache Grün-Gelb-Farbskala zu verwenden, um die Werte visuell zu erfassen.

Die Idee ist, dass je höher der Umsatzwert, desto besser es ist. Also werden wir die höhere Umsätze in einem grüneren Ton darstellen, während niedrigere Umsätze in gelb erscheinen. Dies ermöglicht eine schnelle visuelle Interpretation der wichtigsten Werte.

Schauen wir uns nun das Ergebnis an. Ein Beispiel ist Korea in der Business Unit 5 mit einem Umsatz von 603.000 Euro, was der höchste Wert ist. Dazu kommen die Umsätze aus Mexiko und Großbritannien, die relativ niedriger ausfallen, sodass man auf einen Blick die Leistungsfähigkeit der einzelnen Regionen erkennen kann.

Jetzt widmen wir uns der zweiten Übersicht, die den Umsatz nach Logistikgruppen aufgliedert. Auch hier erstellen wir eine neue Pivot-Tabelle. Gehe dazu zu den Pivot Table Tools und wähle „Pivot Tabelle zusammenfassen“. Exportiere die Pivot-Tabelle in dein bestehendes Arbeitsblatt „02 bedingte Formatierung“.

Ziel ist es, die Umsatzdaten strukturiert nach Logistikgruppen darzustellen. Nachdem du die Logistikgruppen in die Zeilen gezogen hast, sollte eine ausführliche Übersicht vorliegen. Diese zeigt dir alle Daten klar und verständlich auf.

Hast du die Übersicht erstellt, ist es wichtig, die Daten entsprechend zu formatieren. Formatiere die Zahlen so, dass sie das Euro-Zeichen zeigen und auch ein Tausender-Trennzeichen verwenden. Aber vergiss nicht, die Nachkommastellen zu entfernen, um eine klare Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

Nachdem das erledigt ist, konzentrieren wir uns jetzt auf die bedingte Formatierung für die Top 25 Umsatzwerte. Gehe dazu auf die bedingte Formatierung und wähle die Regel für die obersten 25 Elemente.

Kennzeichne diese 25 Werte mit einer grünen Füllung. Wenn du auf das Symbol für die Formatierungsoptionen klickst, kannst du die Regel „Alle Zellen mit Summen vom Umsatzwert für Logistikgruppe“ hinzufügen. Dadurch wird die Logistikgruppe nach den höchsten Umsatzwerten herausgefiltert und entsprechend grün gefärbt.

Wenn alles korrekt eingerichtet und formatiert ist, wirst du die Top 25 Umsatzwerte in deiner Pivot-Tabelle visuell erkennen können, was dir hilft, rasch wichtige Erkenntnisse über die Verkaufsleistung deiner Logistikgruppen zu gewinnen.

Zusammenfassung

In dieser Anleitung hast du einen umfassenden Überblick über die bedingte Formatierung in Pivot-Tabellen erhalten. Du hast gelernt, wie du Umsatzdaten visuell aufbereiten kannst und wie du eine einfache Farbskala anwendest, um die wichtigsten Kennzahlen hervorzuheben. Mit Hilfe dieser Techniken bist du nun in der Lage, deine Daten effektiver zu analysieren und Trends in deinen Pivot-Tabellen schnell zu erkennen.