Pivot-Tabellen in Excel – effektiven Datenanalyse

Um deine Analysen in Excel auf ein neues Level zu heben, sind Pivot-Tabellen unerlässlich. In dieser Anleitung erfährst du, wie du eine umfassende Pivot-Analyse durchführst, die dir wertvolle Einblicke in deine Daten liefert. Wir werden durch die Schritte gehen, die notwendig sind, um unterschiedliche Kennzahlen aus einem gegebenen Datensatz zu erstellen und zu analysieren.

Wichtigste Erkenntnisse

• Die Nutzung von Pivot-Tabellen ermöglicht eine flexible Datenanalyse.
• Durch Berechnungen in Pivot-Tabellen erhältst du sofortige Ergebnisse für Umsatz und Gewinn.
• Detaillierte Analysen ermöglichen es, spezifische Datensätze herauszufiltern und zu exportieren.
• Die Gruppierung von Daten kann helfen, eine klarere Übersicht zu schaffen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Erstellen der Pivot-Tabelle

Beginne mit der Erstellung deiner Pivot-Tabelle. Öffne dazu Excel und wähle deine Daten aus. Das kannst du schnell mit der Tastenkombination Steuerung + A und dann Steuerung + T machen, um alles zu selektieren und zu formatieren. Danach erstelle die Pivot-Tabelle mit der Option "Mit PivotTable zusammenfassen", und positioniere sie in ein neues Arbeitsblatt, das du "Pivotanalyse" nennen kannst.

Schritt 2: Überblick über Absätze nach Städten und Geschäftsbereichen

Sobald die Pivot-Tabelle erstellt ist, nimm die ersten Schritte zur Erstellung einer Übersicht bezüglich der Absätze. Ziehe das Feld "Absätze" in die Werte und die Felder "Geschäftsbereiche" sowie "Städte" in die Zeilen und Spalten. Du solltest nun eine klare Übersicht sehen können. Um die Übersicht besser lesbar zu machen, ist es sinnvoll, die Städte und Geschäftsbereiche entsprechend zuzuordnen.

Schritt 3: Umsatzberechnung

Jetzt kannst du mit der Berechnung des Umsatzes beginnen. Das geschieht durch die Multiplikation der Absatzzahlen mit den Stückpreisen. Füge dazu eine neue Spalte ein mit Rechtsklick und "Zellen einfügen". Nenne die neue Spalte "Umsatz" und berechne den Umsatz mit der Formel „Absatz * Stückpreis“. Ziehe diese Formel für alle Zeilen nach unten. Dieses Format sorgt dafür, dass die Tabelle weiterhin aktualisierbar bleibt.

Schritt 4: Gewinn ermitteln

Um den Gewinn zu berechnen, kannst du eine weitere Spalte erstellen. Alternativ kannst du auch einfach die Pivot-Optionen nutzen, indem du eine neue Pivot-Tabelle erstellst und die entsprechenden Felder für Umsatz und Kosten einfügst. Der Gewinn errechnet sich aus „Umsatz - Gesamtkosten“.

Schritt 5: Nettogewinn berechnen

Für die Berechnung des Nettogewinns kehrst du zu deiner Pivot-Analyse zurück. Klicke auf „Analysieren“, dann auf „Feld-, Element- und berechnetes Feld“. Hier fügst du den Nettogewinn ein, indem du den Gewinn mal 0,7 nimmst, womit 70% deines Gesamtgewinns als Nettogewinn dargestellt wird.

Schritt 6: Detailanalyse durch Export

Um eine detaillierte Analyse zu erstellen, kannst du eine neue Pivot-Tabelle anlegen und die brutto Gewinne pro Stadt im Fokus behalten. Entferne die Geschäftsbereiche aus der Pivot-Tabelle und ziehe das Feld "Gewinn" in den Wertebereich. So kannst du gezielte Informationen zu den Verkaufsregionen, beispielsweise für Hamburg, erhalten.

Schritt 7: Datenexport für Umsätze

Erstelle nun eine weitere Pivot-Tabelle für den Datenexport. Hierfür kopierst du die vorherige Pivot-Tabelle und fokussierst auf die Umsätze der Städte Köln und Stuttgart. Doppelklicke auf die Zahlen der Städte, um die Daten zu exportieren. Achte darauf, die Datenblätter entsprechend zu organisieren und zusammenzuführen.

Schritt 8: Sortierung der Gewinne

Bei der Analyse der Gewinne möchtest du diese nun aufsteigend sortieren, um besser erkennen zu können, wie sich die Gewinne nach Städten unterscheiden. Erstelle eine neue Pivot-Tabelle, ziehe den Gewinn in die Werte und die Städte in die Zeilen. Anschließend markierst du die Ergebnisse, gehst auf „Daten“ und sortierst nach Bedarf.

Schritt 9: Gruppierung der Städte

Um eine bessere Übersicht zu schaffen, kannst du Städte gruppieren. Beispielsweise kannst du München und Stuttgart in die Gruppe „Süd“ und Berlin, Köln sowie Hamburg in die Gruppe „Nord“ einordnen. Dies geschieht durch Kopieren und Anpassen der Pivot-Tabelle sowie durch die Verwendung der Gruppierungsfunktionen.

Schritt 10: Prozentuale Übersicht der Nettogewinne

Um die Nettogewinne pro Stadt prozentual darzustellen, erstellst du eine neue Pivot-Tabelle. Ziehe die Nettogewinne und Städte in die Werte und die Zeilen. Stelle sicher, dass du in den Wertfeldeinstellungen „Prozent der Gesamtergebnisse“ wählst, um die prozentualen Anteile zu zeigen.

Schritt 11: Prozentuale Darstellung der Umsätze

Für die letzte Aufgabe kopierst du die letzte Pivot-Tabelle und tauschst die Nettogewinne gegen die Umsätze aus. Füge die Geschäftsbereiche hinzu und gehe erneut zu den Wertfeldeinstellungen, um die Werte als „Prozent der Gesamtergebnisse“ darzustellen. Damit hast du alles Wichtige zusammengetragen.

Zusammenfassung

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hat dir gezeigt, wie du komplexe Daten mit Pivot-Tabellen analysieren und aufbereiten kannst. Von der Umsatz- bis zur Gewinnberechnung hast du gelernt, wie du deine Daten strukturierst und tiefere Einblicke gewinnst. Wenn du diese Techniken beherrschst, kannst du deine Excel-Kenntnisse erheblich erweitern.