Excel-Datenüberprüfung für Zellen

Excel ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das dir nicht nur bei der Datenorganisation, sondern auch bei der Sicherstellung der Datenintegrität hilft. Eine zentrale Funktion dabei ist die Datenüberprüfung, mit der du Einschränkungen für Zellen festlegen kannst, um Fehleingaben zu vermeiden. In dieser Anleitung werde ich dir zeigen, wie du diese Funktion effektiv nutzen kannst, um sicherzustellen, dass nur korrekte Daten eingegeben werden.

Wichtigste Erkenntnisse

• Du kannst für Zellen in Excel Eingabebeschränkungen definieren.
• Datenüberprüfung hilft, Fehlermeldungen bei ungültigen Eingaben anzuzeigen.
• Du hast die Möglichkeit, Daten in bestimmten Formaten wie Datum, Zahl oder Zeit zu überprüfen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Öffnen der Beispieldatei

Bevor wir mit den Einstellungen beginnen, öffne die Beispieldatei „datenüberprüfungs Beispiel.xlsx“. Diese Datei enthält bereits einige Fragen, die wir für unsere Datenüberprüfung verwenden werden.

Schritt 2: Auswahl der Zelle für die Datenüberprüfung

Konzentriere dich auf die Frage „Sind Sie älter als 18?“. Hier soll nur die Eingabe „Ja“ oder „Nein“ erlaubt sein. Wähle die Zelle aus, in der diese Antwort eingegeben werden soll.

Schritt 3: Datenüberprüfung aktivieren

Gehe nun zum Reiter „Daten“ in der oberen Menüleiste und suche den Bereich „Datentools“. Klicke auf „Datenüberprüfung“. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster mit den Einstellungsmöglichkeiten für die Datenüberprüfung.

Schritt 4: Eingabebeschränkung festlegen

Im Fenster der Datenüberprüfung wählst du unter „Zulassen“ die Option „Liste“. Hier kannst du entweder einen Zellenbereich auswählen, in dem die erlaubten Antworten stehen, oder die Werte direkt eingeben: „Ja, Nein“. Klicke auf „OK“. Damit hast du eine Dropdown-Liste für die Eingabe erstellt.

Schritt 5: Eingabemeldung hinzufügen

Um den Nutzern bei der Eingabe einen Hinweis zu geben, kannst du eine Eingabemeldung hinzufügen. Aktiviere dafür den Tab „Eingabemeldung“ im gleichen Fenster und trage einen Titel und eine entsprechende Nachricht ein, beispielsweise „Geben Sie bitte an: Sind Sie älter als 18?“.

Schritt 6: Fehlermeldung definieren

Um sicherzustellen, dass ungültige Eingaben abgefangen werden, wechsel zum Tab „Fehlermeldung“. Hier kannst du Titel und Nachricht für die Fehlermeldung konfigurieren, die angezeigt wird, wenn jemand etwas anderes als „Ja“ oder „Nein“ eingibt. Klicke erneut auf „OK“, um alle Einstellungen zu übernehmen.

Schritt 7: Datum für Geburtstag festlegen

Jetzt wollen wir die Eingabe für das Geburtsdatum festlegen. Wähle die Zelle für das Geburtsdatum und gehe erneut auf „Daten“ und dann auf „Datenüberprüfung“. Wähle hier „Datum“ unter „Zulassen“ und lege die Vorgaben für das Datum fest. Beispielsweise kannst du ein Mindestdatum von 1.1.1900 und ein Maximum von heute angeben.

Schritt 8: Hinweis für Datum hinzufügen

Hier kannst du auch eine Eingabemeldung hinzufügen, die den Nutzern sagt, dass sie ihr Geburtsdatum eingeben sollen. Dies könnte etwa lauten: „Geben Sie Ihr Geburtsdatum ein (Mindestalter 18 Jahre)“.

Schritt 9: Preis für VIP-Mitgliedschaft festlegen

Die nächste Zelle bezieht sich auf die Kosten der VIP-Mitgliedschaft. Setze die Datenüberprüfung so, dass nur Ganzzahlen zwischen 150 und 200 Euro akzeptiert werden.

Schritt 10: Sonderrabatte für VIP-Kunden definieren

Ähnlich wie zuvor kannst du jetzt die Möglichkeit hinzufügen, für Sonderrabatte Dezimalzahlen einzugeben, die zwischen 10% (0,1) und 30% (0,3) liegen.

Schritt 11: Arbeitszeiten für den Start definieren

Für die Eingabe von Arbeitszeiten gehe zu der entsprechenden Zelle, wähle „Zeit“ in der Datenüberprüfung und setze die Eingaben auf zwischen 6 Uhr und 8 Uhr.

Schritt 12: Fehlermeldungen für Arbeitszeiten anpassen

Hier kannst du ebenfalls Fehlermeldungen definieren, um eine Warnung anzuzeigen, wenn die eingegebene Zeit außerhalb des definierten Bereichs liegt.

Zusammenfassung

In dieser Anleitung hast du gelernt, wie du mit der Funktion der Datenüberprüfung in Excel sicherstellen kannst, dass nur gültige Daten in deine Zellen eingegeben werden. Dies verringert Fehlerquellen und sorgt für konsistente Daten in deinen Excel-Listen.