Excel SVERWEIS und INDEX/VERGLEICH im Controlling einsetzen

Einen Überblick über die effektiven Methoden zu bekommen, wie man in Excel Daten sucht und diese gezielt ausgibt, kann den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. In dieser Anleitung lernst Du, wie Du den SVERWEIS sowie die Kombination von INDEX und VERGLEICH nutzen kannst, um in umfangreichen Datenlisten mithilfe der Artikelnummer Informationen wie den Namen oder den Preis abzurufen. Dies ist besonders wichtig für Controlling und Vertrieb, wo schnelle und präzise Datenanalysen erforderlich sind.

Wichtigste Erkenntnisse

• Der SVERWEIS sucht Daten in einer Matrix von links nach rechts, während INDEX und VERGLEICH flexibles Suchen in jede Richtung ermöglichen.
• Der SVERWEIS kann für einfache Abfragen verwendet werden, stößt jedoch bei komplexeren Anforderungen wie der Suche nach links an seine Grenzen.
• INDEX und VERGLEICH bieten eine leistungsstarke Alternative, um Daten aus verschiedenen Richtungen zu analysieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

SVERWEIS nutzen

Um mit dem SVERWEIS zu beginnen, öffnest Du die Excel-Datei, in der Du arbeiten möchtest. Du musst zunächst das Suchkriterium, wie etwa eine Artikelnummer, festlegen.

Gib die Artikelnummer in das Suchfeld ein. Für dieses Beispiel verwenden wir die Artikelnummer „101“, die für ein „Handy X“ steht. Der SVERWEIS wird dann auf diese Artikelnummer angewendet.

Um den SVERWEIS einzufügen, gehe in eine Zelle und verwende die Formel =SVERWEIS(...). Der erste Parameter ist das Suchkriterium, also die Artikelnummer, die Du gerade eingegeben hast.

Als nächstes musst Du die Matrix angeben, in der gesucht werden soll. Dies umfasst alle relevanten Spalten, in denen die Artikelnummern und die dazugehörigen Bezeichnungen stehen.

Nun musst Du den Spaltenindex festlegen, die Du zurückgeben möchtest. In unserem Beispiel gibt der Index „2“ den Namen und Index „3“ den Preis zurück.

Der letzte Parameter bestimmt den Typ der Übereinstimmung. Für eine genaue Übereinstimmung, wie in diesem Fall, gibst Du „FALSCH“ an.

Nachdem Du die Formel eingegeben hast, solltest Du den Namen des Artikels „Handy X“ sehen, wenn alles korrekt ist.

INDEX und VERGLEICH einsetzen

Jetzt kommen wir zum INDEX und VERGLEICH. Du kannst dieselbe Suche und Logik verwenden, aber diese Methode bietet mehr Flexibilität. Zunächst wählst Du wieder die Zelle aus, in der du die Formel eingeben möchtest.

Beginne mit der Formel =INDEX(...) und gib den Bereich an, aus dem du die Daten abrufen möchtest. In diesem Fall nutzen wir die Namen der Artikel.

Im nächsten Schritt verwendest Du den VERGLEICH, um die exakte Position der Artikelnummer zu finden. Die Formel dafür lautet VERGLEICH(...), und hier gibst Du wieder die Artikelnummer und den Bereich der Artikelnummern ein.

Nun schließt Du beide Formeln zusammen. Der INDEX benötigt die von VERGLEICH zurückgegebene Zeilen-Nummer, sodass Du dann die vollständige Formel hast:

=INDEX(Bereich,VERGLEICH(Suchkriterium,Bereich,0))

Wenn alles korrekt eingegeben wurde, solltest Du nun „Handy X“ in der Zelle sehen, und die Methode funktioniert genauso gut wie der SVERWEIS.

Flexibilität beim Suchen nach links

Ein großer Vorteil von INDEX und VERGLEICH ist die Möglichkeit, nach links zu suchen. Wenn Du beispielsweise den Preis zu einem Artikel abfragen möchtest, kannst Du den Preisbereich angeben und erneut die Artikelnummer vergleichen.

Eingeben der Formel =INDEX(preisBereich,VERGLEICH(Suchkriterium,artikelnummernBereich,0)) erleichtert und beschleunigt viele Prozesse.

Mit diesen Setups kannst Du schöne Listen erstellen, die Du nach Belieben anpassen kannst. Diese Tabellengestaltung hilft nicht nur Dir, sondern ist auch hilfreich für Mitarbeiter, die schnellen Zugang zu wichtigen Daten benötigen.

Zusammenfassung

Diese Anleitung vermittelt Dir die grundlegenden Fähigkeiten, um SVERWEIS und INDEX/VERGLEICH in Excel effektiv zu nutzen und damit gezielt Daten aus großen Listen abzurufen. Diese Werkzeuge eignen sich hervorragend für Controlling und Vertrieb.