Excel-Kurs: Verspätete Liefertermine farblich hervorheben

Wenn du im Controlling oder Vertrieb nach einer einfachen und effektiven Methode suchst, um verspätete Liefertermine in Excel hervorzuheben, bist du hier genau richtig. In diesem Tutorial erfährst du, wie du die bedingte Formatierung nutzen kannst, um deine Daten anschaulich und übersichtlich zu gestalten. Du wirst lernen, die Unterschiede zwischen geplanten und tatsächlichen Lieferterminen zu erkennen und visuell darzustellen. Dies hilft dir nicht nur bei der Analyse deiner Bestellungen, sondern auch dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren.

Wichtigste Erkenntnisse

• Bedingte Formatierungen ermöglichen dir, Liefertermine farblich hervorzuheben.
• Durch einfache Formeln kannst du feststellen, ob Lieferungen rechtzeitig erfolgen.
• Du lernst, wie du die Regeln der bedingten Formatierung anpassen kannst, um variierende Fristen zu berücksichtigen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Daten vorbereiten

Zuerst ist es wichtig, dass du deine Daten in Excel bereitest. Erstelle eine Tabelle mit deinen Bestellungen, die mindestens die Spalten für das geplante Lieferdatum und das tatsächliche Lieferdatum enthält. Stelle sicher, dass die Daten ordentlich formatiert sind, damit Excel sie korrekt erkennen kann.

Schritt 2: Zellbereich auswählen

Nachdem du deine Daten in Excel eingegeben hast, markiere den Zellbereich, den du formatieren möchtest. Achte darauf, die Überschriften nicht mit einzubeziehen, da du nur die relevanten Daten analysieren möchtest.

Schritt 3: Bedingte Formatierung anwenden

Gehe zu dem Menüpunkt "Bedingte Formatierung" in der Excel-Oberfläche und wähle „Neue Regel“. Hier kannst du eine Regel anlegen, die festlegt, nach welchem Kriterium die Zellen hervorgehoben werden.

Schritt 4: Regel für verspätete Lieferungen erstellen

Um die Regel zu erstellen, verwende eine einfache Formel. Du möchtest, dass Excel prüft, ob das geplante Lieferdatum kleiner ist als das tatsächliche Lieferdatum. Verwende die Referenzierung für die Spalten, beispielsweise für das geplante Datum als $C2 und für das tatsächliche Datum als $D2. Die Formel sieht damit folgendermaßen aus: =C2

Schritt 5: Formatieroptionen auswählen

Jetzt ist es an der Zeit, das Aussehen der hervorgehobenen Zellen festzulegen. Wähle eine auffällige Farbe aus, zum Beispiel ein kräftiges Orange, um die Zeitüberschreitungen deutlich zu kennzeichnen. Bestätige die Auswahl mit „OK“.

Schritt 6: Überprüfung der Ergebnisse

Nach der Anwendung der Regel siehst du nun, dass Excel die verspäteten Lieferungen farblich hervorgehoben hat. Zum Beispiel könnte eine Bestellung, die im Februar eingeplant war, aber erst im Juni geliefert wurde, deutlich sichtbar sein. So kannst du auf einen Blick erkennen, wo es Probleme gegeben hat.

Schritt 7: Anpassung der Regel für mehr Flexibilität

Um flexiblere Regeln zu schaffen, kannst du die vorherige Regel anpassen. Du kannst zum Beispiel festlegen, dass ein Lieferdatum auch dann akzeptabel ist, wenn es bis zu drei Tage über dem geplanten Datum liegt. Über das Menü „Regeln verwalten“ kannst du die bestehende Regel bearbeiten.

Schritt 8: Formel anpassen

Jetzt musst du die Formel leicht modifizieren. Anstatt nur zu überprüfen, ob das geplante Datum kleiner ist als das tatsächliche, subtrahiere das geplante Datum vom tatsächlichen und prüfe, ob der Unterschied größer ist als zwei Tage. Die neue Formel könnte folgendermaßen aussehen: =(D2-C2)>2.

Schritt 9: Ergebnis der Anpassung überprüfen

Sobald du die Formel geändert hast, überprüfe wieder die Ergebnisse. Einfall über drei Tage sollten nun korrekt hervorgehoben werden, während alle Lieferungen, die weniger als drei Tage Verspätung haben, ihren ursprünglichen Status behalten.

Zusammenfassung

Das Hervorheben von verspäteten Lieferterminen in Excel kann mit bedingten Formatierungen schnell und einfach durchgeführt werden. Durch das richtige Verständnis der Formeln und die Anwendung der Formatierungsmöglichkeiten kannst du deine Daten wesentlich übersichtlicher gestalten. So behältst du die Kontrolle über deine Lieferungen und kannst gegebenenfalls rechtzeitig reagieren.