Vorsicht vor Metadaten in Excel-Dateien: Sicheres Handling

Metadaten können in Excel-Dateien ein verborgenes Risiko bergen, insbesondere wenn du Dateien teilst oder ihnen vertrauliche Informationen hinzufügst. Diese Informationen sind nicht immer sofort sichtbar, können jedoch durch einfache Handlungen weitergegeben werden. Wenn dein Ziel darin besteht, sicherzustellen, dass keine sensiblen Daten an Dritte gelangen, dann ist es wichtig zu verstehen, was Metadaten sind und wie du sie sicher bearbeiten oder entfernen kannst.

Wichtigste Erkenntnisse

• Metadaten sind zusätzliche Informationen zu deiner Datei, die oft persönliche oder vertrauliche Informationen enthalten.
• Es gibt einfache Methoden, um persönliche Daten aus Excel-Dateien zu entfernen.
• Ein korrektes Handling der Metadaten ist entscheidend, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Zuerst betrachten wir eine leere Excel-Tabelle. Wenn du eine leere Tabelle geöffnet hast, könnte es so aussehen, als wäre sie unauffällig, aber lasst uns einen genaueren Blick darauf werfen.

Du kannst die Eigenschaften deiner Excel-Datei anzeigen, indem du mit der rechten Maustaste auf das Dateisymbol klickst und „Eigenschaften“ auswählst. Dort solltest du einen Bereich mit den „Details“ finden, der viele Informationen enthält. Oft findest du hier beschreibende Texte, Tags und sogar den Namen des Autors, der die Datei erstellt hat.

Ein besonderes Augenmerk solltest du auf die Angaben zur letzten Speicherung und die Erstellungsdaten legen. Diese Daten können vertrauliche Informationen offenbaren und nicht wünscht sein, dass andere sie sehen. Es ist leicht zu vergessen, dass solche Details auch bei der Weitergabe einer Datei sichtbar bleiben können.

Falls du eine bearbeitete Datei an deinen Chef oder Kunden weitergibst, könnten peinliche oder vertrauliche Informationen wie alte Kommentare oder frühere Autorenangaben enthalten sein. Um diese Informationen zu vermeiden, kannst du sie mit einem Mausklick entfernen.

Öffne dazu deine Excel-Datei erneut. Gehe im Menü auf „Datei“ und wähle „Eigenschaften“ aus. Unter den verschiedenen Bereichen erkennst du nicht nur den Titel der Datei, sondern auch andere Metadaten, die du vielleicht nicht bemerkt hast.

Eine der besten Methoden, um Metadaten effektiv zu entfernen, ist das Überarbeiten der Datei vor dem Speichern. Egal, ob du die Datei speicherst oder in ein neues Format wie PDF exportierst, stelle sicher, dass keine sensiblen Informationen mit übernommen werden.

Wenn du die Datei als PDF speichern möchtest, gehe zu „Datei“ und wähle „Speichern unter“ und dann „PDF“. Dadurch wird eine neue Datei erstellt, die keine Metadaten von der Excel-Datei enthält, sofern du die Datei physisch druckst.

Es gibt auch eine weitere Option für das Säubern von Metadaten, bevor du eine Datei verschickst. Unter dem Widerspruch „Arbeitsmappe prüfen“ im Menü „Datei“ kannst du personalisierte Informationen identifizieren und entfernen. Klicke einfach auf „Dokument prüfen“ und die Software informiert dich über alle vorhandenen Metadaten und bietet die Möglichkeit, sie zu entfernen.

Nachdem du alle Informationen entfernt hast, solltest du die Datei erneut speichern. Wenn du dann die Eigenschaften erneut überprüfst, wirst du feststellen, dass alle sensiblen Informationen verschwunden sind.

Es ist erwähnenswert, dass das Erstellungsdatum und der letzte Zugriff weiterhin vorhanden bleiben, da diese Informationen Bestandteil der Datei sind. Wenn die Datei jedoch völlig anonymisiert sein soll, bleibt dir nichts anderes übrig, als eine neue Datei zu erzeugen. Kopiere den Inhalt in ein neues Dokument.

Speichere das neue Dokument dann unter einem anderen Namen. Damit wird sichergestellt, dass nur die gewünschten Informationen in der neuen Datei gespeichert werden.

Achte darauf, dass auch in dieser Datei die Autorendaten und die Erstellungsdaten gelöscht werden müssen, da sie in der Regel mitübernommen werden.

So vermeidest du Netzwerke aus Metadaten, die eventuell peinlich sein könnten, besonders im beruflichen Kontext. Ein Beispiel dazu sind Schüler, die altes Material gegen neue Dateien austauschen, und dabei die Metadaten nicht anpassen.

Zusammenfassung

Im Umgang mit Metadaten in Office-Dateien musst du vorsichtig sein. Metadaten bieten zwar wertvolle Informationen über den Ersteller und die Historie eines Dokuments, können aber auch sensible Daten enthalten, die nicht nach außen dringen sollten. Die Kenntnis über die Bearbeitung und Entfernung dieser Informationen ist der Schlüssel, um vertrauliche Inhalte zu schützen und unangenehme Situationen zu vermeiden.