Termine farblich kennzeichnen in Excel für mehr Übersichtlichkeit

Termine effektiv im Blick zu behalten, ist eine Herausforderung, die viele von uns im Arbeitsalltag kennen. Eine einfache und visuell ansprechende Möglichkeit, um sich an bevorstehende oder bereits abgelaufene Termine zu erinnern, ist die farbliche Kennzeichnung mithilfe von Excel. In dieser Anleitung zeige ich dir, wie du mit ein paar Formeln und der bedingten Formatierung deine Termine strukturiert und übersichtlich gestalten kannst.

Wichtigste Erkenntnisse

• Mit Excel kannst du verbleibende Tage bis zu einem Termin leicht berechnen.
• Eine bedingte Formatierung erlaubt es, Termine, die näher rücken oder verstrichen sind, farblich hervorzuheben.
• Du kannst durch einfache Formeln deine Termine zunehmend effektiver verwalten und visualisieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Erstellen des Arbeitsblatts

Zunächst erstellst du ein neues Arbeitsblatt in Excel und fügt dort die Termine ein, die du verwalten möchtest. Dies könnte beispielsweise Folgendes umfassen:

• 28.04.
• 01.05.

Schritt 2: Berechnung der verbleibenden Tage

Um die verbleibenden Tage bis zu einem Termin zu berechnen, kannst du eine einfache Formel verwenden. Wähle eine Zelle aus und beginne mit der Eingabe der Formel: =A2 - HEUTE(), wobei A2 der erste Termin ist. Ziehe das Feld dann nach unten, um die eindimensionale Liste fortzusetzen. Dadurch erhältst du eine Aufstellung der verbleibenden Tage bis zu jedem Termin.

Schritt 3: Streichen erledigter Termine

Wenn ein Termin erledigt ist, kannst du dies dokumentieren, indem du die entsprechende Zelle ausfüllst. Es empfiehlt sich, die Zelle mit einem Kommentar zu versehen (z. B. „Erledigt“ oder „Abgesagt“). Durch eine „WENN“-Abfrage kannst du die Anzeige der verbleibenden Tage automatisch ausblenden.

Schritt 4: Anwendung der „WENN“-Formel

Gebe folgende Formel in die Zelle ein, die die verbleibenden Tage anzeigt: =WENN(C2<>"";"";A2-HEUTE()). Hierbei wird überprüft, ob in Spalte C ein Kommentar steht. Wenn die Zelle nicht leer ist, zeigt die Formel nichts an. Ansonsten wird die verbleibende Tage berechnet.

Schritt 5: Farbliche Kennzeichnung mit der bedingten Formatierung

Um die Termine farblich hervorzuheben, markiere die Spalte mit den verbleibenden Tagen und gehe zu „Bedingte Formatierung“. Wähle dort die Option für Farbskalen. Du kannst dabei eine dreifarbige Skala wählen, um einen reibungslosen Übergang zwischen verschiedenen Farben darzustellen.

Schritt 6: Anpassen der Farbskalen

Du kannst die Farbskalen anpassen, um bestimmte Schwellenwerte für die Darstellung festzulegen. Beispielsweise kannst du festlegen, dass alles in Rot angezeigt wird, was innerhalb der nächsten zwei Tage ansteht, und alles in Grün, was weiter in der Zukunft liegt.

Schritt 7: Berücksichtigung von Arbeitstagen

Wenn du ebenfalls die Anzahl der verbleibenden Arbeitstage bis zu einem bestimmten Datum berücksichtigen möchtest, kannst du die Funktion NETTOARBEITSTAGE verwenden. Gebe in eine neue Zelle die Funktion ein: =NETTOARBEITSTAGE(HEUTE();A2) und schreibe das Ende in die Klammer. Das Ergebnis wird dir zeigen, wie viele Arbeitstage von heute bis zum Termin verbleiben.

Schritt 8: Fazit und Weiterführendes

Nachdem du alle oben genannten Schritte ausgeführt hast, solltest du nun in der Lage sein, deine Termine effektiv zu verwalten und schnell zu erkennen, welche bald fällig sind. Speichere dein Dokument und du bist bestens gerüstet für die Planung deiner Termine.

Zusammenfassung

In dieser Anleitung hast du gelernt, wie du durch einfache Berechnungen und die Nutzung der bedingten Formatierung in Excel deine Termine effizient farblich kennzeichnen kannst. Somit behältst du leichter den Überblick über bevorstehende Ereignisse und kannst schnell auf Änderungen reagieren.