Ampelfunktion in Excel einrichten für Datenpräsentation

Du möchtest die Datenpräsentation in Excel interessanter gestalten? Eine Ampelfunktion ist eine effektive Möglichkeit, um auf einfache Weise den Status von Werten darzustellen. Mit einer klaren visuellen Darstellung kannst du schnell erkennen, ob deine Daten innerhalb der gewünschten Grenzen liegen oder nicht. In dieser Anleitung erfährst du, wie du eine Ampel in Excel erstellst, die sich je nach eingegebenen Werten in rot, gelb oder grün verändert.

Wichtigste Erkenntnisse

• Du lernst, wie man Ampelfunktionen in Excel mithilfe der bedingten Formatierung umsetzt.
• Es wird erklärt, wie man Schriftarten verwendet, um die Ampel visuell darzustellen.
• Du erhältst eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um die Ampel einzurichten und zu testen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der Ampelfunktion

Um die Ampel in Excel zu erstellen, folge den nachstehenden Schritten:

Schritt 1: Zellen vorbereiten und Webdings-Schriftart verwenden

Zuerst öffnest du eine Excel-Tabelle. Wähle die Zelle D1 aus, in der du die Ampelfunktion umsetzen möchtest. Um die Ampel darzustellen, verwendest du die Schriftart „Webdings“. Diese Schriftart ist auf jedem Windows-System verfügbar. Gib den Buchstaben „n“ in die Zelle D1 ein.

Kopiere die Zelle D1 und füge sie dreimal untereinander ein, sodass du drei Zellen hast, in denen du die Ampelfarben darstellst. Achte darauf, die Spaltenbreite anzupassen, damit alles gut aussieht.

Richte die Zellen horizontal mittig aus und zentriere den Inhalt. Um einen klaren Unterschied zu erzielen, gestaltest du den Hintergrund in einer neutralen Farbe, zum Beispiel in einem leichten Grau.

Schritt 2: Bedingte Formatierung für Rot einrichten

Nun, da deine Zellen erstellt sind, ist es Zeit, die bedingte Formatierung für die Ampelfarben einzurichten. Beginne mit der roten Ampel. Markiere die Zelle D1 und gehe zum Menü „Start“. Wähle „Bedingte Formatierung“ und dann „Neue Regel“.

Wähle die Option „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen“ und gib folgender Formel ein:

=D1<=10.

Klicke auf „Formatieren“, wähle die Schriftfarbe rot aus und bestätige dies mit „OK“. Du wirst feststellen, dass die Zelle rot wird, wenn du einen Wert unter oder gleich 10 eingibst.

Schritt 3: Bedingte Formatierung für Gelb erstellen

Der nächste Schritt ist die Einstellung der gelben Ampel. Gehe erneut zu „Bedingte Formatierung“ und erstelle eine neue Regel. Nutze wiederum die Option „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen“. In diesem Fall gibst du die folgende Formel ein, um Werte zwischen 11 und 20 zu erfassen:

=UND(D1>10;D1<=20).

Nachdem du die Formel eingegeben hast, klickst du wieder auf „Formatieren“ und wählst die Farbe gelb. Bestätige das ganze mit „OK“. Prüfe die Funktion, indem du Werte im entsprechenden Bereich eingibst – die Zelle sollte nun gelb werden, wenn du einen Wert zwischen 11 und 20 eingibst.

Schritt 4: Bedingte Formatierung für Grün festlegen

Jetzt richtest du die letzte Bedingung für die grüne Ampel ein. Gehe wieder zu „Bedingte Formatierung“ und füge eine neue Regel hinzu. Wähle die Formel „=D1>=21“. Dies bedeutet, dass die Zelle grün wird, wenn der Wert 21 oder mehr beträgt.

Wähle wie zuvor die gewünschte grüne Schriftfarbe und bestätige deine Auswahl. Jetzt wird die Zelle grün, wenn du beispielsweise 21 oder mehr eingibst.

Schritt 5: Weitere Anpassungen vornehmen

Um weitere Anpassungen vorzunehmen, kannst du auch die Bedingungen für leere Zellen definieren. Du kannst sagen, dass die Zelle rot angezeigt wird, wenn der Inhalt kleiner als 1 ist. Verwende dafür erneut die bedingte Formatierung und füge eine Regel hinzu.

Diese Regel gibt dir die Möglichkeit, schnell zu erkennen, wenn beispielsweise der Lagerstand Null ist oder keine relevanten Daten eingegeben wurden.

Schritt 6: Teste deine Ampel

Jetzt, da alle Regeln definiert sind, teste die Ampel mit verschiedenen Werten. Gib Werte von 0 bis 30 ein und beobachte, wie sich die Farben entsprechend ändern. Dies ermöglicht dir, die visuelle Datenpräsentation sofort zu verstehen und entsprechend zu handeln.

Zusammenfassung

Durch diese einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung hast du gelernt, wie du in Excel eine Ampelfunktion einrichtest, die dir visuelle Rückmeldung zu eingegebenen Werten gibt. Dies kann in vielen Anwendungen wie Lagerständen, Verkaufszahlen oder allgemeinen KPI-Daten äußerst nützlich sein.