Umschläge schnell und einfach drucken mit Word

Wenn du regelmäßig Umschläge drucken musst, sei es für persönliche Einladungen oder geschäftliche Korrespondenz, möchtest du diesen Prozess so einfach und effizient wie möglich gestalten. Anstatt jeden Umschlag manuell zu formatieren, kannst du Word's Seriendruck-Funktion nutzen, um mehrere Umschläge mit unterschiedlichen Empfängern automatisch zu generieren. In dieser Anleitung wirst du lernen, wie du Umschläge druckst und sie für den Versand vorbereitest.

Wichtigste Erkenntnisse

• Der Seriendruck in Word erlaubt es dir, automatisch mehrere Umschläge zu erstellen.
• Du kannst Empfängerdaten aus einer Excel-Tabelle importieren, um den Druck zu erleichtern.
• Word bietet verschiedene Funktionen, um die Adressformatierung anzupassen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Zuerst öffnest du ein leeres Word-Dokument und navigierst zum Tab "Sendungen". Hier findest du den Menüpunkt "Umschläge".

Klicke auf "Umschläge", um das Fenster für die Umschläge und Etiketten zu öffnen. In diesem Fenster kannst du die Absenderadresse und die Empfängeradresse eingeben. Dieses Beispiel zeigt, wie ein Seriendruck für mehrere Empfänger eingerichtet wird.

Du möchtest mehrere Umschläge gleichzeitig drucken. Gehe dazu zu den Optionen und wähle das passende Umschlagformat aus. Standardmäßig ist das Format "DL" eingestellt. Wenn du ein anderes Format verwenden möchtest, kannst du dies hier anpassen.

Eine wichtige Sache, die du beachten solltest, ist die Druckoption. Je nach Modell deines Druckers kann sich die Art, wie die Umschläge eingezogen werden, unterscheiden. Es wird empfohlen, vor einem Testdruck ein einfaches A4-Blatt als Vorlage zu verwenden, um zu sehen, wie es eingezogen wird.

Wenn das alles in Ordnung ist, klickst du auf "OK", um den Umschlag zu deinem Dokument hinzuzufügen. So erhältst du ein Dokument mit der Absenderadresse und dem Platz für die Empfängeradresse.

Nun ist es an der Zeit, die Daten für den Seriendruck zu importieren. Du solltest bereits eine Excel-Datei mit einer Liste der Empfänger vorbereitet haben. Diese Datei sollte die entsprechenden Spalten für Vorname, Nachname, Adresse usw. enthalten.

Schließe deine Excel-Tabelle und gehe wieder zu Word. Wähle "Seriendruck starten" und dann "Umschläge". Word wird dich fragen, welchen Umschlag du für den Seriendruck nutzen möchtest. Wähle deinen notwendigen Umschlag aus.

Nachdem du auf "OK" geklickt hast, wird der Umschlag auf deinem Bildschirm angezeigt. Unter dem Tab "Sendungen" findest du jetzt auch die Möglichkeit, Empfänger auszuwählen.

Hier kannst du entweder eine neue Liste erstellen oder deine Excel-Tabelle auswählen. Wähle die Excel-Datei aus und bestätige, welche Tabelle du verwenden möchtest.

Jetzt sind alle Empfänger in deinem Dokument verfügbar. Du kannst die Empfängerliste bearbeiten, um sicherzustellen, dass alle benötigten Daten korrekt sind. Word erlaubt dir auch, die Liste zu filtern oder Duplikate zu entfernen.

Jetzt kannst du die Adressblöcke für die Umschläge definieren. Klicke auf "Adressblock", um die Adresselemente anzupassen, die auf jedem Umschlag erscheinen sollen.

Wenn du spezifische Vorgaben für die Formatierung hast, beispielsweise das Land nur bei internationalen Sendungen anzugeben, kannst du diese Einstellungen ebenfalls anpassen.

Sobald du alles eingerichtet hast, siehst du im Vorschaufenster, wie der Umschlag erscheinen wird. Wenn du Änderungen vornehmen möchtest, kannst du die Position der Adressen ganz einfach anpassen.

Durch das Klicken auf "Fertig stellen und zusammenführen" kannst du die Druckdatei erstellen. Du hast auch die Möglichkeit, die Umschläge an eine E-Mail zu senden oder in ein neues Dokument zu übergeben.

Jetzt siehst du, dass Word jeden einzelnen Umschlag erstellt hat. Diese kannst du nun an deinen Drucker senden oder bei Bedarf löschen.

Zusammenfassend hast du durch diese Schritte gelernt, wie du effizient Umschläge für mehrere Empfänger druckst, indem du die Seriendruck-Funktion von Word nutzt.

Zusammenfassung

Mit den zuvor beschriebenen Schritten bist du nun bestens gerüstet, um Umschläge in Word zu erstellen und direkt für den Versand vorzubereiten. Du kannst mühelos mit großen Datenmengen arbeiten und innerhalb kürzester Zeit zahlreiche personalisierte Umschläge drucken.