Was ist ein Projekt? Grundlagen der Projektdefinition

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist es entscheidend, Klarheit über die grundlegenden Begriffe des Projektmanagements zu haben. Wenn du ein kompetenter Projektmanager oder ein aktives Teammitglied sein möchtest, ist das Verständnis, was ein Projekt ist und wie es definiert wird, der erste Schritt zum Erfolg. Hier erfährst du alles Wesentliche über die Definition eines Projekts und warum diese Kenntnisse essentiell sind.

Wichtigste Erkenntnisse

• Ein Projekt ist ein temporäres Unterfangen zur Bereitstellung eines einzigartigen Produkts, Services oder Ergebnisses.
• Projekte sind zeitlich begrenzt mit einem klaren Anfangs- und Endzeitpunkt.
• Ein Projekt erfordert spezifische Ressourcen wie Budget, Materialien und Mitarbeitende.
• Jedes Projekt hat ein definiertes Ziel, das erreichbar sein muss.
• Stakeholder sind entscheidend für den Projekterfolg und sollten von Anfang an berücksichtigt werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Projektdefinition

1. Was ist ein Projekt?

Zu Beginn ist es wichtig, den Begriff „Projekt“ zu definieren. Laut der Definition des Project Management Institute (PMI) ist ein Projekt „ein temporäres Unterfangen zur Bereitstellung eines einzigartigen Produkts, Services oder Ergebnisses“. Diese Definition ist der Grundbaustein, auf dem dein Verständnis des Projektmanagements basiert.

2. Warum temporär?

Der Begriff „temporär“ bedeutet, dass ein Projekt ein definiertes Anfangs- und Enddatum hat. Es läuft nicht unbegrenzt, sondern hat einen klaren Rahmen, der es von täglichen Operativen unterscheidet. Projekte sind also zeitlich begrenzt und haben ein festgelegtes Ziel, das innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erreicht werden soll.

3. Einzigartigkeit des Projekts

Ein sehr wichtiger Aspekt ist, dass jedes Projekt ein einzigartiges Ergebnis anstrebt. Ob es sich um die Entwicklung eines Produkts, eine Dienstleistung oder ein spezifisches Ergebnis handelt, wichtig ist, dass es nicht regelmäßig wiederkehrt. Um die Einzigartigkeit zu verdeutlichen, stell dir vor, du bist Teil eines Teams, das ein neues Online-Shopping-System aufbaut. Das ist ein einmaliges Projekt, auch wenn es viele der gleichen Prinzipien wie vorherige Projekte nutzen kann.

4. Ressourcenmanagement

Ressourcen sind ein grundlegender Bestandteil jedes Projekts. Diese umfassen nicht nur Materialien, sondern auch das Budget und die Mitarbeitenden. Ein Projektmanager muss sicherstellen, dass die notwendigen Mittel effektiv zugewiesen werden. Ressourcen sind meist begrenzt, weshalb die Planung und Verwendung dieser Ressourcen das A und O eines erfolgreichen Projekts ist.

5. Projektsynergien

In einem Projekt arbeiten Mitarbeitende häufig aus verschiedenen Abteilungen zusammen. Dieses interdisziplinäre Team bringt zusammen die notwendigen Fähigkeiten und Perspektiven ein, um das Projektziel zu erreichen. Ein gutes Beispiel für solche Synergien ist, wenn Marketing, IT und Vertrieb an der Einführung eines neuen Produkts zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Aspekte von der Entwicklung bis zum Verkauf gut koordiniert sind.

6. Definiere die Ziele

Ein Projekt ist immer mit einem Ziel verbunden. Du musst mit einem Istzustand beginnen und ein Soll-Ziel festlegen. So musst du beispielsweise für ein neues Produkt die Verpackung innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens erstellen. Dein ursprüngliches Ziel und die Zeitvorgaben helfen dabei, das Projekt zu steuern und die notwendigen Schritte zu unternehmen.

7. Zeitrahmen und Deadlines

Jedes Projekt erfordert eine klare Zeitleiste für die Durchführung. Es musst sichergestellt werden, dass alle Aufgaben innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens abgeschlossen werden. Wenn ein Produkt beispielsweise am 3. August gelauncht werden soll, muss die entsprechende Verpackung rechtzeitig fertiggestellt sein.

8. Budgetierung und Finanzmittel

Ein Projekt hat meistens ein zugewiesenes Budget, welches eingehalten werden muss, auch wenn es in bestimmten Fällen gerechtfertigt ist, Abweichungen in Betracht zu ziehen. Ein gut definiertes Budget ermöglicht es dir, die verfügbaren Ressourcen korrekt zu verteilen und Fehler zu vermeiden, die zu finanziellen Problemen führen könnten.

9. Stakeholder-Management

Ein Projekt hat immer Stakeholder – Gruppen oder Einzelpersonen, die ein Interesse am Projekt haben oder von dessen Ergebnissen betroffen sind. Dazu gehören nicht nur Mitarbeitende, sondern auch Kunden, Zulieferer oder Investoren. In einem Projekt musst du daher berücksichtigen, wie die Stakeholder eingebunden sind und welche Erwartungen sie haben.

10. Die Rolle des Projektmanagers

Der Projektmanager spielt eine zentrale Rolle im gesamten Projektprozess. Er oder sie sorgt dafür, dass alle Aufgaben koordiniert und termingerecht erledigt werden. Der Projektmanager ist auch dafür verantwortlich, alle relevanten Informationen hinsichtlich der Fortschritte, Erfolge und Herausforderungen im Projekt zu kommunizieren.

Zusammenfassung

Eine klare Definition bietet die Grundlage für jedes erfolgreiche Projekt. Ein Projekt ist temporär und einzigartig und erfordert spezifische Ressourcen sowie eine klare Zielsetzung. Stakeholder spielen eine wichtige Rolle, und der Projektmanager sorgt dafür, dass alle Aspekte des Projekts in Einklang gebracht werden.