Automatisierung in Jira kann dazu beitragen, deine Arbeitsabläufe erheblich zu vereinfachen. Durch die Implementierung von Automatisierungsregeln kannst du sicherstellen, dass bestimmte Aktionen automatisch ausgeführt werden, ohne dass du manuell eingreifen musst. In dieser Anleitung zeige ich dir, wie du eine einfache Automatisierungsregel erstellst, die dir E-Mails sendet, wenn du einen neuen Vorgang anlegst.
Wichtigste Erkenntnisse
- Automatisierungen in Jira ermöglichen es dir, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.
- Du kannst Regeln erstellen, die auf bestimmten Triggern basieren, um spezifische Aktionen auszulösen.
- Bedingungen sind wichtig, um die Ausführung von Aktionen auf bestimmte Situationen zu beschränken.
- E-Mail-Benachrichtigungen sind ein praktisches Beispiel für eine Automatisierungsregel.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Zugriff auf die Projekteinstellungen
Zunächst musst du zu den Projekteinstellungen deines Jira-Projekts navigieren. Klicke dazu auf das Projekt, in dem du die Automatisierung erstellen möchtest. In der Navigationsleiste findest du die Option "Projekteinstellungen". Dort angekommen, wähle den Bereich "Automatisierung".
Schritt 2: Vorhandene Automatisierungsregeln überprüfen
Sobald du im Automatisierungsbereich bist, siehst du bereits existierende Regeln. Standardmäßig sind oft mehrere Regeln wie z.B. das Schließen eines Epics, wenn alle zugehörigen Stories abgeschlossen sind, hinterlegt.
Schritt 3: Regel erstellen
Um eine neue Regel hinzuzufügen, klicke auf die Schaltfläche „Regel erstellen“. Du musst jetzt einen Trigger wählen. Ein Trigger ist das Ereignis, das die Automatisierung in Gang setzt. Für unser Beispiel wählen wir den Trigger „Vorgang erstellt“.
Schritt 4: Bedingungen festlegen
Nachdem du den Trigger gewählt hast, ist es wichtig, Bedingungen festzulegen. Diese Bedingungen bestimmen, unter welchen Umständen die Automatisierung aktiv werden soll. Beispielsweise könntest du festlegen, dass die Regel nur aktiviert wird, wenn der Vorgang von einem bestimmten Autor erstellt wird.
Schritt 5: E-Mail-Aktion hinzufügen
Die nächste Phase ist das Hinzufügen einer Aktion, die ausgeführt wird, wenn der Trigger und die Bedingungen erfüllt sind. Hier wählen wir die Aktion „E-Mail senden“. Du musst jetzt die Empfängeradresse, den Betreff und den Inhalt der E-Mail festlegen.
Schritt 6: Automatisierungsregel benennen
Nachdem du die Bedingungen und die Aktion definiert hast, solltest du deiner Automatisierung einen aussagekräftigen Namen geben. In unserem Fall könnte das „Test_1“ sein. Du solltest auch sicherstellen, dass die Regel aktiviert ist.
Schritt 7: Regel testen
Jetzt ist es an der Zeit, die Regel zu testen. Gehe zu deinem Backlog und erstelle einen neuen Vorgang. Achte darauf, dass du der Autor bist, den du in den Bedingungen festgelegt hast.
Schritt 8: E-Mail erhalten
Wenn alles korrekt eingerichtet ist, sollte eine E-Mail an den von dir angegebenen Empfänger gesendet werden, sobald der Vorgang erstellt wurde. Du kannst im E-Mail-Posteingang nachsehen, um zu verifizieren, dass die Automatisierung funktioniert hat.
Schritt 9: Automatisierungsregel verwalten
Falls du die Regel später deaktivieren oder verändern möchtest, kannst du dies ebenfalls im Automatisierungsbereich deiner Projekteinstellungen tun. Hier hast du die Möglichkeit, die Regel zu deaktivieren, zu bearbeiten oder ganz zu löschen.
Schritt 10: Exportieren der Regel
Für den Fall, dass du die Regel in einem anderen Projekt wiederverwenden möchtest, bietet dir Jira die Möglichkeit, die Regel als JSON-Datei zu exportieren. So kannst du sie später wieder importieren, ohne sie neu erstellen zu müssen.
Zusammenfassung
In dieser Anleitung hast du gelernt, wie du eine einfache Automatisierungsregel in Jira erstellst, die dir bei der Verwaltung deiner Arbeit hilft. Automatisierung kann dir nicht nur Zeit sparen, sondern auch sicherstellen, dass wichtige Mitteilungen immer rechtzeitig gesendet werden.
Häufig gestellte Fragen
Wie erstelle ich eine Automatisierungsregel in Jira?Du kannst eine neue Regel in den Projekteinstellungen im Bereich Automatisierung erstellen, indem du einen Trigger, Bedingungen und Aktionen definierst.
Was ist ein Trigger in einer Automatisierungsregel?Ein Trigger ist ein Ereignis, das die Automatisierung auslöst, wie z.B. das Erstellen eines neuen Vorgangs.
Können Automatisierungsregeln nur E-Mails senden?Nein, Automatisierungsregeln können viele verschiedene Aktionen ausführen, z.B. Vorgänge löschen, zuweisen oder neue Vorgänge erstellen.
Wie teste ich eine Automatisierungsregel?Du kannst deine Regel testen, indem du einen Vorgang erstellst, der den Bedingungen deiner Regel entspricht.
Was mache ich, wenn die Regel nicht funktioniert?Überprüfe die Bedingungen und den Trigger, um sicherzustellen, dass sie korrekt eingerichtet sind, und teste deine Regel erneut.
