MS Project: Projekte speichern und exportieren leicht gemacht

In der täglichen Projektarbeit ist es entscheidend, die richtigen Möglichkeiten zu nutzen, um den eigenen Fortschritt zu dokumentieren und zu teilen. MS Project bietet leistungsstarke Funktionen zum Speichern und Exportieren deiner Projekte, die dir helfen, effizient zu arbeiten und deine Ergebnisse mit anderen zu teilen. In dieser Anleitung erfährst du, wie du Sicherheitskopien deiner Projekte anfertigen und sie in verschiedenen Formaten exportieren kannst.

Wichtigste Erkenntnisse

• Das Speichern von Projekten in MS Project ist einfach und kann über das Menü "Datei" erfolgen.
• Du kannst Projekte in verschiedene Formate exportieren, einschließlich PDF.
• Es ist möglich, deine Projektinformationen per E-Mail zu teilen oder mit SharePoint zu synchronisieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Projekt speichern

Starte dein Projekt und gehe zum oberen Menü. Um dein Projekt zu speichern, klicke auf „Datei“ und wähle „Speichern unter“. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem du den Speicherort auswählen kannst. Du kannst einen spezifischen Ordner auf deinem PC auswählen, in dem du deine Dateien ablegen möchtest. Wenn du mit Cloud-Diensten verbunden bist, wie zum Beispiel OneDrive, hast du auch die Möglichkeit, dort zu speichern. Das gibt dir die Flexibilität, dein Projekt von verschiedenen Geräten aus zu erreichen.

Auswahl des Speicherorts

Im Auswahlfenster kannst du durch einen Doppelklick einen spezifischen Ordner aus deinem PC auswählen. Diese Funktion ermöglicht es dir, deine Projekte organisiert zu halten, damit du sie bei Bedarf schnell findest. Außerdem solltest du darauf achten, dass der gewählte Ordner leicht zu erreichen ist, insbesondere wenn du häufig auf dieses Projekt zugreifen möchtest.

Projekt exportieren

Nach dem Speichern deines Projekts hast du die Möglichkeit, es zu exportieren. Wechsle dazu zum Reiter „Freigeben“. Hier erscheinen verschiedene Optionen, die du nutzen kannst. Eine der häufigsten Exportmöglichkeiten ist die Erstellung einer PDF-Datei. Wähle diese Option, um eine Übersicht deines Projekts zu generieren. Diese PDF gibt dir die Möglichkeit, dein Projekt in einem leicht lesbaren Format zu teilen.

Auswahl des Zeitrahmens für den Export

Wenn du die PDF-Erstellung aktiviert hast, kannst du nun den Zeitraum auswählen, den du in deiner PDF darstellen möchtest. Dabei hast du die Freiheit, genau festzulegen, welche Daten zurückgegeben werden sollen. Das ist besonders nützlich, wenn du nur bestimmte Zeiträume oder Meilensteine hervorheben möchtest, anstatt das gesamte Projekt darzustellen.

Dokument prüfen und speichern

Nachdem du deine Auswahl getroffen hast, kannst du das Dokument überprüfen. Das Exportieren kann einige Momente dauern, aber es sorgt dafür, dass alle gewählten Informationen korrekt und entsprechend deinen Wünschen dargestellt werden. Die PDF ist dann eine praktische Möglichkeit, die Fortschritte und Informationen deines Projekts zu dokumentieren.

E-Mail-Funktion nutzen

Ein weiterer Vorteil von MS Project ist die Möglichkeit, dein Projekt per E-Mail zu teilen. Dazu kehre zum Reiter „Freigeben“ zurück und wähle die Option, das Projekt als E-Mail-Anlage zu senden. Dein E-Mail-Programm wird automatisch geöffnet, und du kannst einen Kontakt hinzufügen, an den du das Projekt senden möchtest. Das macht den Austausch von Informationen sehr unkompliziert.

Senden der E-Mail

Stelle sicher, dass du die richtigen Empfängeradresse eingibst und füge eine Nachricht hinzu, wenn du möchtest. Nach dem Hinzufügen der relevanten Informationen kannst du einfach auf „Senden“ klicken. So erhält die andere Person das aktuelle Projekt, und du kannst sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind.

Zusammenfassung

Das Speichern und Exportieren von Projekten in MS Project ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Indem du die zuvor beschriebenen Schritte befolgst, kannst du sicherstellen, dass deine Informationen korrekt erfasst und leicht zugänglich sind, sowohl für dich selbst als auch für dein Team.