Kolumne mit nur einem Klick formatieren

Zeit ist Geld! Kennt ihr den Satz? Habt ihr schon mal gehört? Hat euch vielleicht schon mal der Chef an den Kopf geschmissen oder der Auftraggeber zu euch gesagt.

Das ist eine unangenehme Sache, denn irgendwo haben sie häufig ja auch ein bisschen Recht. Man hat bei den heutigen Arbeitsgegebenheiten häufig gar keine Zeit mehr, sich mit Kleinigkeiten ständig aufzuhalten. Und ich habe euch deswegen einen kleinen Kolumnenartikel mitgebracht, den ihr hier vor euch sehen könnt.




Schauen wir uns doch einfach mal an, was sich darin alles verbirgt. Wir haben hier eine tolle Überschrift und einen Einleitungstext. Nach dem Einleitungstext folgt eine Absatzlinie, die links und rechts ein wenig eingerückt ist. Dann haben wir einen Fließtext mit einem Initial zu Beginn, das über drei Zeilen geht. Und dann den normalen Fließtext, der zu Beginn des Absatzes einen Einzug hat. Aufgeteilt in drei Spalten, während aber die Überschrift und der Einleitungstext über alle drei Spalten hinweggehen.

Ich möchte euch zeigen, wie ihr diesen Artikel im Nullkommanix mit wenigen Mausklicks erstellt.

Glaubt ihr nicht? Dann würde ich vorschlagen, probieren wir das doch einfach mal.

Neue Seite

Ich erstelle eine neue Seite.

Ich werde mein InDesign-Fenster einfach etwas kleiner ziehen und habe auf dem Desktop einen Beispieltext. Der hat sich bisher versteckt hinter der InDesign-Oberfläche. Jetzt kommt er zum Vorschein.

Beispieltext

Ich ziehe ihn via Drag&Drop auf mein Fenster, habe es im geladenen Mauszeiger, …

… werde einen Linksklick machen und schon ist der Text, den wir vom Redakteur bekommen haben, tutti kompletti da.

Objektformat wählen

Jetzt wähle ich mir das entsprechende Format Kolumne Hoch DIN A4.

Und nun aufgepasst: ein Klick!





Und schon sind 90 Prozent der Arbeit erledigt. Super Sache! Wie ist das Ganze jetzt zustande gekommen?

Ich werde euch das jetzt Schritt für Schritt zeigen: Wir werden gemeinsam diesen Kolumnenartikel und die dazugehörenden Formate anlegen, sodass ihr Schritt für Schritt nachvollziehen könnt, wie so etwas aufgebaut ist.

Schritt für Schritt

Neues Dokument

Dazu öffnen wir ein neues Dokument: Datei>Neu>Dokument.





Eine Doppelseite benötigen wir nicht, und das Einzige, was hier noch getan werden muss, ist, die Spaltenanzahl etwas zu modifizieren. Wir möchten nämlich drei Spalten haben. Der Spaltenabstand ist vollkommen in Ordnung. Ich bestätige das und dann haben wir schon die Seitenaufteilung, wie wir sie auch im vorherigen Dokument bereits gesehen haben.

Musterseite

Für die Musterseite kopiere ich die Objekte, die mehr oder weniger Beiwerk sind, in das neue Dokument.

Ich werde zu Beginn ein Textfeld aufziehen. Wir schauen uns mal den Beispieltext genauer an. Und daran erkennen wir schon ganz genau, worauf der Redakteur zum Beispiel Obacht geben muss. Wir haben nämlich die Überschrift oben und dann kommt ein Absatz; der Einleitungstext und es folgt ein Absatz – jeweils immer nur einer.

Und dann kommen weitere Absätze. Aber es ist ganz vorteilhaft, wenn hier schon halbwegs sauber gearbeitet wird, weil uns dann später weniger Nachbesserungen erwarten.

Ich markiere den gesamten Text (Strg+A), lege ihn in die Zwischenablage (Strg+C) und kopiere ihn mit einem Doppelklick in das Textfenster in InDesign.

Beispieltext eingefügt:

Ich zoome mal ein wenig hinein und dann beginnen wir doch einfach mal mit der Formatierung.

Beispieltext gezoomt:

Überschriftformat

Ich werde den ersten Absatz markieren (Cursor befindet sich in der ersten Zeile). Man kann jetzt auf verschiedene Weise Absatzformate definieren. Ich mache mal den ersten Teil in der Form, dass ihr gleich seht, was sich ändert. Deswegen wähle ich jetzt die „Myrad Pro“ als Schriftart aus, werde dann „Bold Condensed“ als Schriftschnitt wählen und die Schriftgröße auf 50 Pt ausweiten; noch eine zentrierte Ausrichtung, noch eine Farbe (rot). Und ich kann nun genau diese Formatierung, die ich vorgenommen habe, bereits als Absatzformat definieren.

Absatzformate-Palette

Ich öffne meine Absatzformate-Palette. Wenn ihr die bei euch an der Seite nicht findet, dann geht ihr einfach auf Schrift>Absatzformate oder drückt F11.

Nun kann ich Neues Absatzformat wählen. Dann öffnet er mir einen Dialog: Das nenn ich jetzt „Überschrift“.

Absatzformat definieren

Und wenn ich das bestätige, dann haben wir unsere Überschrift, die bereits genauso vorformatiert ist, wie wir es oben (im Werkzeugbedienfeld) eingerichtet haben.

Aber wie gesagt, das Identische könnt ihr auch innerhalb des Absatzformates unter den grundlegenden Zeichenformaten oder der Zeichenfarbe einstellen.

Absatzformat direkt definieren

Wir gehen weiter zum nächsten Absatzformat, denn nun kommen wir zum Einleitungstext. Ich gehe also mit meinem Cursor einen Absatz tiefer. Rufe wieder ein neues Absatzformat auf und schreibe nun bei Formatname „Einleitungstext“.

Hier werde ich der Myriad Pro den Rücken zu kehren – die ist nur für die imposante Überschrift – und wähle die Minion Pro, allerdings im Schriftschnitt Italic. 12 Pt.

Einleitungstext

Wenn ich noch auf die Einzüge und Abstände gehe, suche ich mir auch hier die zentrierte Ausrichtung aus. Das Ganze bestätige ich und formatiere es.





Jetzt ist es im Prinzip schon so, wie wir es eigentlich haben wollen, aber die Abstände zwischen der Überschrift und dem Einleitungssatz und auch zwischen dem Einleitungssatz und den fortlaufenden Texten ist einfach viel zu gering. Das ist überhaupt nicht locker. Das wirkt alles aneinandergequetscht und deswegen können wir das so nicht lassen. Aber auch hier können wir natürlich innerhalb der Formate ein wenig nachbessern. Und das machen wir jetzt. Deswegen wähle ich zu Beginn einmal das Absatzformat „Überschrift“ aus, und zwar im Reiter Einzüge und Abstände. Dort seht ihr das Feld Abstand danach. Hier wähle ich meine „3 mm“ aus, und ihr seht, wenn ihr das Häkchen bei der Vorschau-Checkbox unten links aktiviert habt, könnt ihr genau die Änderungen live betrachten.

Absatzformat „Überschrift“ überarbeiten

Ich werde das beim Absatzformat „Einleitungstext“ genauso machen. Hier möchte ich einen Endabstand von 10 mm haben.

Die Absatzlinie ist nicht manuell gezogen, sondern sie hängt an dem Einleitungstext, und zwar im Absatzformat „Einleitungstext“ unter dem Reiter Absatzlinien. Dort könnt ihr euch aussuchen, ob ihr eine Linie darüber oder darunter haben wollt. Wir wollen eine Linie darunter haben. Also aktiviere ich die Checkbox. Jetzt brauchen wir nur noch ein wenig Feintuning.

1 Pt ist mir z.B. viel zu dick. 0,5 Pt dürfen es sein. Einmal durchgezogen ist ok. Die Textfarbe ist auch vollkommen in Ordnung.

Was mir jedoch nicht gefällt, ist, dass die Linie aktuell am Sockel unserer Letter direkt unten dranhängt. Das ist ein bisschen zu nah. Deshalb können wir einen Versatz einstellen. Über diesen Versatz wird die Zeile jetzt nach unten bzw. nach oben springen.

So könnt ihr den Versatz einrichten. Ich kann mit 5 mm gut leben und wähle noch einen Einzug links und rechts. Ich möchte, dass die Zeile ein wenig kürzer ist. Deswegen kann ich links 10 mm und rechts 10 mm eingeben. Das Ganze bestätigen. Und dann haben wir den ersten Teil schon geschafft.

Nun fehlt eigentlich nur noch der restliche Text, der in Form gebracht werden muss. Ich markiere mir dazu einmal diesen ganzen Text und werde ein neues Absatzformat definieren.

Fließtext markieren

Das nenne ich „Fließtext“ und möchte darin „Minion Pro - Regular“. Das ist genauso, wie ich mir das wünsche. Unter Einzüge und Abstände werde ich jedoch den Blocksatz – letzte linksbündig wählen. Was aber zu einer sauberen Formatierung im Kolumnencharakter dazugehört, ist ein Einzug der ersten Zeile. Das bedeutet, dass nach einem Punkt und einem Absatz ein Einzug in der nächsten Zeile (bzw. im nächsten Absatz) zu finden ist. Das könnt ihr definieren unter Einzug – erste Zeile. Ich möchte 4 mm und bestätige das.

Fließtext formatieren

Dann können wir auf unseren Text das Format anwenden, indem ihr auf das Absatzformat „Fließtext“ klickt. Und dann haben wir eigentlich schon fast alles geschafft. Was noch fehlt, das ist ein kleines Highlight. Wenn ihr z.B. am Anfang eines Artikels ein Initial haben wollt – das sind diese großen verschnörkelten Buchstaben; kennt man allen voran aus alten Schriften (da war das ganz prominent – z.B. bei der Bibel). Wenn wir so etwas haben wollen, dann können wir das gerne machen. Klickt in den ersten Absatz; dupliziert das Absatzformat „Fließtext“ einmal, indem ihr mit der rechten Maustaste daraufklickt.

Fließtext duplizieren

InDesign nennt das neue Format „Fließtext Kopie“. Das benenne ich um in „Fließtext Initial“. Ich möchte dann an der ersten Stelle ein Initial hinzufügen. Das könnt ihr ganz einfach machen. Wählt dazu Initialen und verschachtelte Formate aus und wählt dann die Zeilen. Damit ist gemeint: Über wie viele Zeilen soll sich das Initial erstrecken. Ich möchte es gerne über drei Zeilen haben.

Initial

Das bestätige ich einmal und werde das dann auch gleich anwenden. Dann sieht das so aus (s. Screenshot).

Was hier natürlich gar nicht schön ist, sind unsere Einzüge, die wir noch haben. Die müssen wir natürlich entfernen. Wir öffnen noch einmal das Absatzformat „Fließtext Initial“ durch einen Doppelklick. Bitte den Einzug der ersten Zeile für dieses Format von 4mm wieder auf 0mm setzen. Was bei einem Initial noch dazugehört, ist eine tolle Farbe. Und die fehlt uns aktuell noch, denn es sieht noch ziemlich trostlos und schwarz aus. Deswegen gehen wir noch einmal in die Initialen hinein und dann könnt ihr aus diesem Dialog heraus ein Zeichenformat definieren.

Initial formatieren

Ihr geht einfach auf diese Drop-down-Liste und wählt ein neues Zeichenformat. Dadurch wird der erste Dialog nicht geschlossen und ihr könnt ein Zeichenformat anlegen. Zeichenformate zeichnen sich dadurch aus, dass sie über Absatzformate gelegt werden können. Und man gibt im Prinzip da nur die Änderungen an, die man erzielen möchte.

Wir wollen hier z.B. gar nichts ändern außer der Zeichenfarbe. Also wählen wir auch nur die Zeichenfarbe aus und werden das rot machen. Natürlich braucht das auch noch einen Namen. Deswegen nenne ich das „Initial Rot“ und bestätige das.

Übersicht

Und schon erstrahlt unser „E“ in Karminrot. Und wenn wir uns das Ganze einmal aus der Vogelperspektive anschauen, dann sieht das so aus:





Fast perfekt, aber eine Kleinigkeit fehlt noch. Wir wollen ja, dass der Text unten in einen Dreispalter aufgeteilt wird. Um dieses Ergebnis zu erhalten, müssen wir zu Beginn gewisse Formatierungen aufeinander aufbauen lassen. Ich werde rein optisch betrachtet die Formatvorlagen nach der Hierarchie sortieren. Einfach das Absatzformat anklicken, gedrückt halten und an die gewünschte Position schieben. Zunächst kommt also die „Überschrift“ ganz oben hin, dann der „Einleitungstext“, dann kommt der „Fließtext Initial“ und schließlich der „Fließtext“. Und jetzt müsst ihr bei den einzelnen Formaten einen Doppelklick machen und in dem Absatzformatoptionen-Fenster das jeweils nächste Format angeben.

Z.B. bei der Überschrift: Wenn ein Text geschrieben wird und danach die Eingabetaste gedrückt wird, soll ein neues Format folgen. Und das definiert ihr an dieser Stelle. Ich möchte, dass an dieser Stelle der Einleitungstext folgt, und bestätige das.

Nachfolgende Formate Dann gehe ich mit einem Doppelklick auf den „Einleitungstext“ und möchte, dass nach dem „Einleitungstext“ unser „Fließtext Initial“ folgt. Und auch das werde ich bestätigen.





Und beim „Fließtext Initial“ möchte ich, dass der „Fließtext“ folgt. Das war die erste Hürde, die wir nehmen mussten.

Textrahmenoptionen

Nun kann ich bei ausgewähltem Textrahmen mit einem Rechtsklick die Textrahmenoptionen aufrufen.





Und dort kann ich definieren, dass der Text bitte in einer dreispaltigen Aufteilung dargestellt wird. Ich gebe also drei Spalten ein. Als Breite gibt InDesign schon die 58,711mm vor. Das ist genau das Maß, das eine Spalte hat. Wenn das bei euch nicht der Fall ist, müsst ihr es einfach manuell eingeben und dann bestätigen.

Textrahmenoptionen festlegen

Natürlich fehlt noch eine Kleinigkeit, weil jetzt der gesamte Text, also auch die „Überschrift“ und der „Einleitungstext“, in drei Spalten gepresst wird.

Spaltenspanne

Ihr müsst als Nächstes die Absatzformate etwas modifizieren, die sich über alle drei Spalten erstrecken sollen. Und das ist natürlich unsere „Überschrift“ und der „Einleitungstext“. Also wählen wir das Absatzformat „Überschrift“ mit einem Doppelklick an und besuchen links den Reiter Spaltenspanne. Dort könnt ihr unter Absatzlayout nicht die einzelne Spalte, sondern wir wollen gerne die ganze Spaltenspanne. Das bestätige ich.

Und das Gleiche wiederhole ich für das Absatzformat „Einleitungstext“. Auch hier möchte ich nun die gesamte Spaltenspanne.

Ihr seht, was passiert: Während ich Einzelne Spalte auswähle, definiert InDesign das Format so, dass der Einleitungstext in die vordefinierten Spalten gepresst wird, die wir ja in den Textrahmenoptionen hinterlegt haben. Möchte ich das nicht, dann wähle ich die gesamte Spaltenspanne. Und schon haben wir den Artikel weitestgehend in Form gebracht.

Bild platzieren

Zwei Kleinigkeiten noch: Man kann z.B. in der Mitte ein Bild platzieren über Strg+D. Damit öffnet ihr den Platzieren-Dialog. Dann wähle ich mir ein Bild, ziehe es über die mittlere Spalte auf und wähle den Textumfluss aus. Ein Doppelklick auf den unteren Anfasser des Textrahmens passt den Rahmen an die Textmenge an.





Das Autorenkürzel kann im letzten Absatz rechtsbündig ausgerichtet werden, indem wir den Cursor zwischen dem Punkt des Satzes und dem Autorenkürzel platzieren – und dann Shift+Tab drücken.

Objektformat erstellen

Nun ist der Artikel fast fertig. Es gibt nur noch eine Sache. Wir müssen ein Objektformat für das ganze Ding definieren. Deswegen klicke ich den Textrahmen einfach an und erstelle ein neues Objektformat (das funktioniert genauso wie bei Absatzformaten).

Das Objektformat nenne ich „Kolumne DIN A4 Hoch“. Dann müsst ihr bei Absatzformate ein Häkchen setzen. Dort setzt ihr dann auch ein Häkchen bei „Nächstes Format anwenden“. Das ist ganz wichtig!

Was haben wir nun genau gemacht? Wir haben also einen Text mit den entsprechenden Absatzformaten versehen; wir haben entsprechende Zeichenformate verbaut und wir haben dieses gesamte Paket hier – diesen einzelnen Textrahmen – in ein Objektformat gepackt, sodass die gesamte Formatierung durch das Objektformat „Kolumne DIN A4 Hoch“ aufgerufen werden kann.

Und was können wir jetzt damit anstellen? Das ist ganz einfach: Ihr könnt einen Textrahmen aufziehen, ihm das Objektformat „Kolumne DIN A4 Hoch“ zuweisen und euren Text eintippen oder auch hineinkopieren – und habt ihn fertig formatiert, ohne Absatzformate aufrufen zu müssen.

Natürlich könnt ihr das gesamte Objekt auch auf den Desktop schieben. Damit habt ihr ein Snippet erstellt, das ihr bei Bedarf an anderer Stelle wieder nach InDesign reinholen könnt.

Selbstverständlich könnt ihr einen mit so einem Objektformat erstellten Text auch in einer Bibliothek ablegen, um ihn anderswo weiterzuverwenden.

Eine weitere Möglichkeit ist, den Text so in InDesign einzubinden, dass er als Quelle dient. Veränderungen am Text, die ihr außerhalb von InDesign vornehmt, werden dann von InDesign übernommen.

Textdatei verknüpfen

Das geht ganz einfach: Ich kopiere einen Text in ein InDesign-Dokument und dann ist es wichtig, dass der Text als eigene Verknüpfung ausgewiesen ist.

Voreinstellungen für Textverknüpfungen

Der Text hat in der Regel keine eigene Verknüpfung. Das könnt ihr aber über das Menü Bearbeiten>Voreinstellungen und dort im Bereich Dateihandhabung ändern. Dazu setzt ihr einfach ein Häkchen bei Platzieren von Text- und Tabellendateien verknüpfen. Das bestätige ich einmal.

Kennzeichen für Textverknüpfungen

Der Text muss jetzt noch einmal neu platziert werden, nachdem wir die Änderungen gemacht haben. Jetzt ist der Text in InDesign mit dem Text auf dem Desktop („Beispieltext.txt“) verknüpft. Das erkennt ihr an der Kette oben links am Textrahmen und dadurch, dass eine Verknüpfung eingebaut worden ist.

Wenn ich nun in meinem ursprünglichen Textdokument etwas ändere, z.B. die Überschrift, und es speichere, dann sagt mir InDesign: „Oh weh, oh weh! Im Quelldokument hat sich eine Änderung ergeben. Darauf muss ich hinweisen“.

Das erkennt man an dem gelben Dreieck mit dem Ausrufezeichen, wo zuvor das Kettensymbol zu sehen war. Dieses Warnsymbol wird auch im Verknüpfungen-Bedienfeld angezeigt. Wir haben die Möglichkeit, auf die Änderung zu reagieren. Dazu können wir einfach einen Doppelklick auf das gelbe Warnsymbol machen. Dann wird noch einmal Alarm geschlagen und InDesign macht uns darauf aufmerksam, dass die importierte Version von „Beispieltext.txt“ bearbeitet wurde. Das können wir bestätigen.

Jetzt verwirft InDesign mir leider mein Objektformat. Wenn ihr dann so eine Konstellation seht, dass hinter dem Objektformat ein kleines „+“ steht (das gilt auch für die Absatz- oder Zeichenformate), dann bedeutet das, dass diesem Objekt durchaus das entsprechende Format zugewiesen ist, aber dass sich eine Änderung ergeben hat. Das könnt ihr ganz einfach beheben, indem ihr die Alt-Taste gedrückt haltet und mit einem Linksklick auf das Format klickt. Und schon erscheint der Text wieder wie im Objektformat festgelegt – mit der neuen Überschrift, wie es im Quelldokument geändert worden ist.

Ihr seht, dass man eine Menge damit anstellen kann. Das Potenzial ist so unermesslich; es gibt so viele Möglichkeiten, wie man so etwas in seinen Arbeitsalltag und seinen Rhythmus integrieren kann. Und ich möchte euch an dieser Stelle einfach die Empfehlung aussprechen: Probiert das selbst einmal aus. Versucht einmal, mit Snippets zu arbeiten oder auch mit solchen Objektformaten. Und versucht auch mal, das Beispiel zu machen mit der unterschiedlichen Spaltenaufteilung, denn die Chance, dass ihr das irgendwann einmal brauchen werdet, ist sicherlich sehr hoch.

Bis dahin wünsche ich euch alles Gute und viel Spaß noch!

Euer

Stefan