Du möchtest ein Dokument in Google Docs kopieren oder herunterladen, weißt aber nicht, wie du das anstellst? In dieser Anleitung führe ich dich Schritt für Schritt durch den Prozess. Egal, ob du ein Dokument für einen Kollegen oder zum persönlichen Gebrauch sichern möchtest – hier erfährst du alles, was du wissen musst.
Wichtigste Erkenntnisse
- Du kannst Dokumente einfach kopieren und umbenennen.
- Der Download erfolgt in verschiedenen Formaten, einschließlich Microsoft Word und PDF.
- Dokumente können geteilt und bestimmten Benutzern zugänglich gemacht werden.
Dokument kopieren
Um ein Dokument zu kopieren, gehst du zur Menüleiste und klickst auf „Datei“. Dort findest du die Option „Kopie erstellen“, die du auswählen solltest. Dieser Schritt wird direkt das aktuelle Dokument kopieren. Sobald du dies getan hast, erhältst du ein neues Dokument, das standardmäßig „Kopie von [Dokumentname]“ heißt. Diesen Namen kannst du sofort ändern, sodass du klare Bezeichnungen für deine Kopien hast.
Ein Beispiel: Renne nicht den Namen „Kopie von 1“, sondern benenne es nach dem Zweck oder dem Empfänger, wie „Kopie für Fabio“. Dadurch behältst du die Übersicht über deine Dateien.
Du hast sogar die Möglichkeit, die Kopie einem bestimmten Benutzer zugänglich zu machen. Wenn du mehrere Benutzer hast, kannst du jedem individuell Zugriff geben. Damit wird es einfach, mehrere Versionen des gleichen Dokuments zu verwalten, während gleichzeitig alle am liebsten ihren eigenen Teil bearbeiten.
Im nächsten Schritt wirst gefragt, in welchem Ordner du das neue Dokument ablegen möchtest. Du kannst einen bestehenden Ordner auswählen oder einen neuen benennen, den du zum Beispiel „Kopien“ nennen könntest. Das ist besonders nützlich, um die Dokumente ordentlich zu organisieren.
Das ist eine tolle Möglichkeit, wenn du mit verschiedenen Leuten an Projekten arbeitest, da du sicherstellen kannst, dass jeder nur auf die Dateien zugreift, die für ihn bestimmt sind.
Dokument herunterladen
Jetzt kommt der Teil, in dem du dein Dokument herunterladen kannst. Dazu gehst du wieder in das Menü „Datei“. Dort findest du eine Auswahl an Optionen. Wähle die Option „Herunterladen“, die dir verschiedene Formate zur Verfügung stellt.
Eine der häufigsten Optionen ist das Herunterladen als Microsoft Word-Dokument. Wenn dein Ziel ist, das Dokument außerhalb von Google Docs zu bearbeiten, ist dies eine hervorragende Wahl. Das System wird das Dokument unter dem Namen, den es hat, speichern – auf die gleiche Weise, wie du es in Google Docs benannt hast.
Falls du kein Microsoft Word zur Verfügung hast, kannst du das Dokument weiterhin in Google Docs bearbeiten oder nur online speichern. Für viele Anwender kann es von Vorteil sein, eine lokale Kopie zu haben, die einfacher geteilt oder ohne Internetverbindung bearbeitet werden kann.
Zusätzlich zu Microsoft Word kannst du das Dokument auch in verschiedenen anderen Formaten herunterladen, wie z.B. PDF, Open Document Format oder sogar HTML. Diese Vielfalt stellt sicher, dass du für jede Anforderung das passende Format wählen kannst.
Wenn du beispielsweise ein eBook schreibst, ist es sinnvoll, dein Dokument als HTML herunterzuladen. In der Regel nutze ich häufig PDF für den Versand an Dritte, da es das Format ist, das am wenigsten Veränderungen zulässt.
Dokument per E-Mail versenden
Die nächste Möglichkeit, die dir zur Verfügung steht, ist das Versenden deines Dokuments per E-Mail. Dies kannst du auch über das Menü „Datei“ tun. Wenn du die E-Mail-Funktion wählst, öffnet sich ein neues Fenster, in dem du den Empfänger, wie in unserem Beispiel „Fabio“, hinzufügen kannst.
Hier gibt es die Option, das Dokument direkt in der E-Mail einzufügen oder als Anhang zu senden. Wenn du das gesamte Dokument als Anhang versendest, empfehle ich, das PDF-Format zu verwenden. So erhält der Empfänger eine Kopie, die er nicht bearbeiten kann.
Wenn dein Empfänger allerdings das Dokument in einem bearbeitbaren Format benötigt, sende es als Word-Dokument. In jedem Fall kannst du mit diesen Optionen flexibel umgehen.
Zusammenfassung
In dieser Anleitung hast du gelernt, wie du mit Google Docs Dokumente kopieren, herunterladen und per E-Mail versenden kannst. Der Prozess ist einfach und dank der verschiedenen verfügbaren Formate kannst du sicherstellen, dass deine Datei den Anforderungen entspricht, egal ob für die Zusammenarbeit oder für persönliche Zwecke.
Häufig gestellte Fragen
Wie kopiere ich ein Dokument in Google Docs?Du gehst zu „Datei“ und wählst „Kopie erstellen“.
Kann ich das kopierte Dokument benennen?Ja, direkt nach der Erstellung kannst du es umbenennen.
In welchen Formaten kann ich Dokumente herunterladen?Du kannst sie als Microsoft Word, PDF, Open Document Format, und mehr herunterladen.
Wie teile ich ein Dokument mit jemandem?Nachdem du das Dokument kopiert hast, kannst du es für bestimmte Benutzer freigeben.
Wie versende ich ein Dokument per E-Mail?Gehe zu „Datei“, dann wähle „E-Mail“ und füge die Empfänger hinzu.
