Default Reply erstellen und Telefonanrufe steigern

Wer Kundenkontakt pflegen möchte, sollte sich intensiv mit der Art und Weise auseinandersetzen, wie Informationen schnellen und effektiv weitergegeben werden. Eine Default Reply kann dabei eine entscheidende Rolle spielen. Indem du automatisierte Antworten einsetzt, stellst du sicher, dass deine Kunden zeitnah Rückmeldungen erhalten, was wiederum das Vertrauen in deine Kommunikation erhöht. Folgend werde ich dir Schritt für Schritt erklären, wie du eine solche Default Reply erstellst und zusätzlich die Möglichkeiten zur Steigerung der telefonischen Rückmeldungen nutzt.

Wichtigste Erkenntnisse

• Eine Default Reply ermöglicht es dir, automatisierte Antworten auf Nachrichten zu senden.
• In der Default Reply kannst du deine Kontaktdaten für Telefonanrufe einfach integrieren.
• Durch die Personalisierung der Antworten steigerst du das Engagement deiner Kunden.

Schritt für Schritt Anleitung zur Erstellung einer Default Reply

Beginne damit, die notwendigen Einstellungen zur Erstellung einer Default Reply vorzunehmen. Gehe dazu in deinem Automatisierungstool auf den entsprechenden Tab.

Klicke nun auf „Automation“ und wähle „Default Reply“ aus. Damit legst du den Grundstein für deine automatisierte Kommunikation.

Was genau ist eine Default Reply? Es handelt sich um eine automatische Nachricht, die versendet wird, wenn dir eine Person eine Nachricht sendet. Ihr Vorteil ist, dass du sofort auf eingehende Nachrichten reagieren kannst.

Um eine neue Default Reply zu erstellen, klickst du auf „Edit Flow“. Hier findest du den „Starting Step“, der den Beginn deiner Automatisierung definiert. In diesem Schritt wird festgelegt, dass eine Nachricht kommt und darauf folglich eine Antwort geschickt wird.

Das Grundgerüst deiner Default Reply steht nun. Füge eine Nachricht hinzu, die du an die Person zurückschicken möchtest. Ein Beispiel für eine gute Antwort könnte sein: „Hallo [Name], vielen Dank für deine Nachricht!“

Um den Namen der Person, die dir geschrieben hat, personalisiert einzufügen, kannst du Platzhalter verwenden. Dadurch fühlst sich dein Kunde direkt angesprochen. Zum Beispiel: „Hallo Leon, vielen Dank für deine Nachricht!“

Anschließend solltest du eine ungefähre Rückmeldefrist angeben, in der du dich bei dem Kunden meldest. Dazu kannst du formulieren: „Wir melden uns normalerweise innerhalb von zwei Tagen.“

Eine weitere Ergänzung kann ein Button sein, der den Kunden die Möglichkeit gibt, mit einem echten Menschen zu sprechen. Dazu könntest du formulieren: „Wenn du mit einem echten Menschen sprechen möchtest, klicke auf den Button unten.“

Hier kannst du nun einen Button hinzufügen, der beispielsweise mit „Mehr erfahren“ beschriftet ist. Über diesen Button sollten dann Informationen zu deiner Telefonnummer angezeigt werden.

Füge die Telefonnummer hinzu, über die deine Kunden dich direkt kontaktieren können. Ein Beispiel für die Eingabe könnte so aussehen: „+49 111 111111“. Hierbei verwende das passende Format, um es den Nutzern zu erleichtern, dich zu erreichen.

Schließlich klicke auf „Save“ oder „Speichern“, um deine Änderungen zu übernehmen. Dein Einrichtung ist jetzt abgeschlossen.

Die Default Reply ist damit eingerichtet und kann nun live geschaltet werden. Optimiere sie, wie es dir am besten passt!

Zusammenfassung

Die Erzeugung einer Default Reply ist ein essentielles Werkzeug, um effizient mit deinen Kunden zu kommunizieren. Durch personalisierte Antworten und die Möglichkeit zur direkten Kontaktaufnahme steigerst du nicht nur die Benutzerzufriedenheit, sondern auch die Chance auf direkte Telefonanrufe. Nutze die beschriebenen Schritte, um deine Kundenkommunikation zu optimieren.