Κατά τη σύνταξη ενός συνοδευτικού γράμματος, η κεφαλίδα είναι ένα αναγκαίο μέρος που αφήνει την πρώτη εντύπωση. Αν και το σχέδιο ενός συνοδευτικού γράμματος μπορεί να ποικίλει σημαντικά - από απλό και κλασικό έως μοντέρνο και δημιουργικό -, η δομή ενός συνοδευτικού γράμματος παραμένει συνήθως ίδια. Η κεφαλίδα αποτελεί την έναρξη κάθε συνοδευτικού γράμματος και περιλαμβάνει σημαντικές πληροφορίες, όπως το όνομα και οι επαφές του υποψηφίου, η ημερομηνία και η διεύθυνση της εταιρείας. Μια καλά σχεδιασμένη κεφαλίδα προσφέρει σαφήνεια και επαγγελματισμό, επιτρέποντας στον αναγνώστη να αναγνωρίσει αμέσως ποιος υποβάλλει αίτηση και πώς μπορεί να επικοινωνήσει μαζί του.

Πριν ξεκινήσετε την ανάγνωση αυτού του άρθρου για την κατασκευή ενός συνοδευτικού γράμματος, θα ήθελα να σας παραθέσω μια σχηματική αναπαράσταση της δομής του και συνδέσμους προς σελίδες με άρθρα για άλλα τμήματα ενός συνοδευτικού γράμματος. Έτσι, θα έχετε μια πλήρη εικόνα και θα μπορείτε να ενημερώνεστε κατευθείαν για κάθε τμήμα. Αυτός ο πόρος θα σας βοηθήσει να βελτιστοποιήσετε το συνοδευτικό γράμμα σας.

1. Κεφαλίδα ενός συνοδευτικού γράμματος. Στην κεφαλίδα αναγράφονται οι επαφές σας: όνομα, διεύθυνση, τηλέφωνο, διεύθυνση ηλ. ταχυδρομείου. Στη δεξιά πλευρά σημειώνεται η ημερομηνία. Στα αριστερά αναγράφονται οι επαφές του παραλήπτη: όνομα, θέση, εταιρεία και διεύθυνση.
2. Εισαγωγή σε ένα συνοδευτικό γράμμα. Ξεκινήστε με μια δυνατή πρόταση εισαγωγής που δείχνει το ενδιαφέρον σας για τη θέση και την εταιρεία. Αναφέρετε προαιρετικά σύντομα πώς βρήκατε την αγγελία εργασίας. Παράδειγμα: Το άρωμα του φρεσκοαλεσμένου καφέ, το απαλό συρίξιμο της ατμομηχανής και η τέχνη να αντλείτε το καλύτερο από κάθε κόκκο – όλα αυτά με ενθουσιάζουν για πολύ καιρό. Αφού εργάστηκα [Αριθμός ετών] χρόνια στην εστίαση και απέκτησα πολλές εμπειρίες στο μηχανήμα καφέ, θέλω να φέρω αυτή την πάθηση ως barista σε εσάς..
3. Κύριο μέρος ενός συνοδευτικού γράμματος. Περιγράψτε τις σχετικές προσόντα και εμπειρίες σας. Εξηγήστε γιατί είστε η ιδανική επιλογή για τη θέση και τονίστε ειδικές επιτυχίες ή ικανότητες που ταιριάζουν με την εταιρεία. Για παράδειγμα: Στην προηγούμενη δραστηριότητά μου, δεν προσέγγισα μόνο τις διάφορες μεθόδους παρασκευής καφέ, αλλά μάθαινα επίσης πόσο σημαντική είναι η άμεση επαφή με τους πελάτες. Η εξειδικευμένη συμβουλευτική και ο φιλικός εξυπηρετικός τρόπος είναι εξίσου ουσιώδεις για εμένα όσο και η ποιότητα του καφέ ίδιου. Ήταν ιδιαίτερα πολύτιμο για μένα τον ανταλλαγή ιδεών με συναδέλφους και πελάτες σχετικά με τις ατομικές τους προτιμήσεις και γεύσεις.
4. Κλείσιμο ενός συνοδευτικού γράμματος. Περιλάβετε μια σύνοψη γιατί είστε κατάλληλος για τη θέση και εκφράστε την προσδοκία σας για μια προσωπική συνάντηση. Παράδειγμα: Ανυπομονώ να φέρω τις ικανότητες μου και τις γνώσεις μου στην ομάδα σας και να ενθαρρύνω μαζί σας το πάθος των πελατών σας για τον καφέ. Θα χαρώ να μιλήσουμε για το μέλλον που μας ενώνει σε μια προσωπική συναντηση.
5. Υπογραφή και φόρμα χαιρετισμού σε ένα συνοδευτικό γράμμα. Ολοκληρώστε το συνοδευτικό γράμμα με μια ευγενική φόρμα χαιρετισμού όπως "Mit freundlichen Grüßen, ". Αφήστε χώρο για την χειρόγραφη υπογραφή σας και γράψτε το όνομά σας αμέσως από κάτω.

Κεφαλίδα ενός συνοδευτικού γράμματος

Εδώ υπάρχει ένα σχηματικό παράδειγμα του πως πρέπει να φαίνεται η κεφαλίδα ενός συνοδευτικού γράμματος. Η κεφαλίδα περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:

• Επαφές
• Παραλήπτης
• Τοποθεσία και τρέχουσα ημερομηνία
• Θέμα
• Χαιρετισμός

Επαφές στο συνοδευτικό γράμμα

Οι επαφές είναι ένα ουσιαστικό κομμάτι του συνοδευτικού γράμματος και βρίσκονται στην κεφαλίδα στην κορυφή. Βοηθούν να παρέχονται στον εργοδότη τα βασικά στοιχεία για τον υποψήφιο και να διασφαλιστεί ότι μπορεί να επικοινωνήσει γρήγορα σε περίπτωση ανάγκης. Οι επαφές περιλαμβάνουν το πλήρες όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια καθαρή και σαφής παρουσίαση των επαφών εξασφαλίζει ότι είναι εύκολα αναγνωρίσιμες με την πρώτη ματιά και αποφεύγονται παρεξηγήσεις. Οι ενημερωμένες και σωστές πληρο

Εδώ υπάρχει ένα παράδειγμα σωστά συμπληρωμένων στοιχείων παραλήπτη:

Τμήμα Ανθρωπίνων Πόρων
Εταιρία Παράδειγμα
Κα Άννα Παράδειγμα
Οδός Παράδειγμα 456
65432 Πόλη Παράδειγμα

Τόπος και ημερομηνία στην αίτηση

Η ενότητα για τον τόπο και την ημερομηνία στην αίτηση συνήθως βρίσκεται δεξιά κάτω από τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη. Αυτές οι πληροφορίες είναι σημαντικές για να δώσουν στο έγγραφο μια χρονική και χωρική τοποθέτηση, που είναι ιδιαίτερα σημαντική για την εκ νέου παρακολούθηση και οργάνωση των αιτήσεων. Η ημερομηνία δείχνει στον παραλήπτη πότε συντάχθηκε το έγγραφο και ο τόπος δείχνει από πού στάλθηκε. Αυτές οι λεπτομέρειες μεταδίδουν επαγγελματισμό και δομή.

Εδώ υπάρχει ένα παράδειγμα για την αναφορά τόπου και ημερομηνίας:

Βερολίνο, 12 Ιουνίου 2024

Γραμμή θέματος στην αίτηση

Η γραμμή θέματος στην αίτηση είναι μια κεντρική συνιστώσα που δείχνει αμέσως στον παραλήπτη το θέμα της αίτησης. Βρίσκεται μεταξύ του τόπου και της ημερομηνίας καθώς και της χαιρετισμού και πρέπει να είναι σαφής και συνοπτική. Μια καλά διατυπωμένη γραμμή θέματος δείχνει τον λόγο της γραπτής αλληλογραφίας, όπως για παράδειγμα την αίτηση για μια συγκεκριμένη θέση, και μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τον αριθμό αναφοράς της θέσης εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο, δίνεται στον αναγνώστη η δυνατότητα να αναθέσει αμέσως την αλληλογραφία και να την επεξεργαστεί αποτελεσματικά.

Εδώ υπάρχει ένα παράδειγμα για μια επιτυχημένη γραμμή θέματος:

Θέμα: Αίτηση για τη θέση Marketing Manager (Αριθμός αναφοράς: 12345)

Χαιρετισμός στην αίτηση

Ο χαιρετισμός στην αίτηση είναι η πρώτη άμεση επαφή με τον παραλήπτη και πρέπει επομένως να διατυπωθεί ιδιαιτέρως ευγενικά και σεβαστικά. Ένας προσωπικός χαιρετισμός δείχνει ότι ο υποψήφιος έχει μελετήσει την εταιρεία και την κενή θέση εργασίας. Ιδανικό είναι να χρησιμοποιείται το όνομα του ατόμου που θα ληφθεί ως αναφορά, το οποίο μπορεί να βρεθεί είτε από την αγγελία εργασίας είτε με μια σύντομη έρευνα. Αν το όνομα του δέκτη είναι άγνωστο, είναι κατάλληλο να χρησιμοποιηθεί ένα γενικό, αλλά πάντα ευγενικό χαιρετισμό.

Εδώ είναι παραδείγματα χαιρετισμών:

• Αγαπητή κυρία Μίλερ,
• Αγαπητέ κύριε Σμίτ,
• Αγαπητές κυρίες και κύριοι, (σε περίπτωση που δεν είναι γνωστός ο αποδέκτης)

Επικεφαλίδα στην αίτηση και DIN 5008

Μια σωστά διαμορφωμένη επικεφαλίδα αφήνει αμέσως μια επαγγελματική εντύπωση και γι' αυτό δεν πρέπει να υποτιμάται. Παρακαλούμε να λάβετε υπόψη τις φορμαλιστικότητες και να δημιουργήσετε προσεκτικά την επικεφαλίδα.

Για την επικεφαλίδα της αίτησής σας, συνιστάται να ακολουθήσετε τις οδηγίες για επιστολές επιχείρησης. Αν και δεν υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες, το πρότυπο DIN 5008 παρέχει χρήσιμες συστάσεις για τη μορφοποίηση επιστολών με σκοπό την ενιαία και φιλική προς τον αναγνώστη εμφάνισή τους. Αυτό το πρότυπο περιλαμβάνει οδηγίες για τα περιθώρια σελίδας και γραμμών, κενές γραμμές και παράγραφοι και καθορίζει ακριβώς ποιες πληροφορίες πρέπει να αναφέρονται σε κάθε γραμμή. Με αυτόν τον τρόπο, ο αναγνώστης γνωρίζει αμέσως πού μπορεί να βρει κάθε πληροφορία.

Για λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με τη μορφοποίηση της επικεφαλίδας σας σύμφωνα με το DIN 5008, ανατρέξτε στην υποσελίδα μας για την αίτηση μετά το πρότυπο DIN 5008. Αυτό το πρότυπο είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν υποβάλλετε αίτηση για νομικά ή εμπορικά επαγγέλματα ή όταν κάνετε αίτηση σε πολύ συντηρητικές εταιρίες. Ακολουθώντας ήδη το πρότυπο στην αίτησή σας, δείχνετε στον εργο

• Διάκενο μεταξύ γραμμών: 1 έως 1,5-φορά. Αυτό εξασφαλίζει επαρκή χώρο μεταξύ των γραμμών και βελτιώνει την αναγνωσιμότητα.
• Μέγεθος γραμμάτων: 10 έως 12 σημεία. Τα γράμματα πρέπει να είναι ευανάγνωστα, χωρίς όμως να είναι πολύ μεγάλα ή πολύ μικρά.
• Γραμματοσειρά: Επέλεξε μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά όπως Montserrat, Lato, Ubuntu ή Roboto. Αυτές οι γραμματοσειρές είναι μοντέρνες και ταυτόχρονα επαγγελματικές.
• Χρώμα γραμμάτων: Μαύρο ή πολύ σκούρες γκρι αποχρώσεις. Αυτά τα χρώματα φαίνονται σοβαρά και είναι εύκολα στην ανάγνωση.

Χαιρόμαστε πολύ που αυτό το άρθρο σε βοήθησε. Μας ενδιαφέρει να σε υποστηρίξουμε στο δρόμο σου προς μια επιτυχημένη αίτηση. Σου ευχόμαστε από καρδιάς να βρεις σύντομα μια δουλειά που να σε κάνει ευτυχισμένο και όπου να μπορείς να αξιοποιήσεις πλήρως τις δεξιότητές σου. Ένας καλά σχεδιασμένος επιστολόκορος είναι ένα σημαντικό βήμα σε αυτήν την πορεία, και ελπίζουμε ότι οι συμβουλές μας σε βοήθησαν. Καλή επιτυχία στην αναζήτηση εργασίας και ό,τι καλύτερο για το επαγγελματικό μέλλον σου!

Συχνές ερωτήσεις για τον επιστολόκορο ενός βιογραφικού

1. Τι περιλαμβάνεται στον επιστολόκο ενός βιογραφικού;

Ο επιστολόκος περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας του υποψηφίου, τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη, την τοποθεσία και την ημερομηνία, τη γραμμή θέματος και την χαιρετισμό.

2. Γιατί είναι σημαντικός ο επιστολόκος στην αίτηση εργασίας;

Ένας καλά σχεδιασμένος επιστολόκος αφήνει μια επαγγελματική πρώτη εντύπωση και διευκολύνει τον παραλήπτη στην ταυτοποίηση και επικοινωνία.

3. Πώς μορφοποιώ τα στοιχεία επικοινωνίας στον επιστολόκο;

Τα στοιχεία επικοινωνίας θα πρέπει να περιλαμβάνουν όνομα, διεύθυνση, τηλέφωνο και ηλεκτρονική διεύθυνση. Βρίσκονται στο πάνω μέρος της επιστολής, αριστερά.

4. Πώς βρίσκω τον σωστό υπεύθυνο για τον τομέα του παραλήπτη;

Το όνομα του υπεύθυνου μπορεί συχνά να βρεθεί στην αγγελία εργασίας ή με μια σύντομη έρευνα στην ιστοσελίδα της εταιρείας.

5. Τι κάνω αν δεν ξέρω τον υπεύθυνο;

Χρησιμοποίησε μια γενική χαιρετισμό όπως "Αγαπητέ/Αγαπητή", αν το όνομα του υπεύθυνου είναι άγνωστο. Αλλά ρίξε μια ματιά στην εταιρεία και ρώτα. Έτσι θα έχεις ένα θέμα για το κείμενο.

6. Πώς μορφοποιώ την τοποθεσία και ημερομηνία;

Η τοποθεσία και ημερομηνία αναγράφονται δεξιά από πάνω του κειμένου κινητοποίησης, πχ. "Βερολίνο, 12 Ιουνίου 2025".

7. Ποια γραμματοσειρά και μέγεθος πρέπει να χρησιμοποιήσω;

Χρησιμοποίησε μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά όπως Montserrat, Lato, Open Sans ή Roboto σε μέγεθος 10 έως 12 σημεία.

8. Θα πρέπει να ακολουθήσω το πρότυπο DIN 5008 για την αίτηση εργασίας μου;

Το πρότυπο DIN 5008 είναι προτεινόμενο, ιδιαίτερα για δικηγόρους και επαγγέλματα στον τομέα του εμπορίου καθώς και για συντηρητικές εταιρείες.

9. Μπορώ να αποκλίνω από το πρότυπο DIN 5008;

Ναι, όσο το αίτημα παραμένει ξεκάθαρα δομημένο και φιλικό προς τον αναγνώστη, μπορείς να προσαρμόσεις τη μορφοποίηση όπως επιθυμείς.

10. Πώς γράφω σωστά τη γραμμή θέματος;

Η γραμμή θέματος πρέπει να είναι σαφής και περιεκτική, πχ. "Αίτηση για Marketing Manager (Αριθμός Κωδικού: 12345)".

11. Τι πρέπει να ληφθεί υπόψη κατά την χαιρετισμό;

Ένας προσωπικός χαιρετισμός με το όνομα του υπεύθυνου είναι ιδανικός. Αν δεν γνωρίζετε το όνομά του, χρησιμοποιήστε "Αγαπητές κυρίες και κύριοι,".

12. Πώς μορφοποιώ τον επιστολόκο όταν στέλνω την αίτηση μέσω email;

Ακόμα και στις αιτήσεις μέσω email, τα στοιχεία επικοινωνίας, ο παραλήπτης, η τοποθεσία και ημερομηνία και η γραμμή θέματος πρέπει να είναι όλα σαφώς δομημένα.

13. Ποιο χρώμα πρέπει να έχουν τα γράμματα;

Χρησιμοποίησε ένα σοβαρό και ευανάγνωστο χρώμα όπως το μαύρο ή το σκούρο γκρι.

14. Πόσος χώρος πρέπει να υπάρχει μεταξύ των γραμμών;

Ένας διάκενος μεταξύ γραμμών 1 έως 1,5-φορά εξασφαλίζει καλή αναγνωσιμότητα.

15. Είναι απαραίτητο να αναφέρω πλήρως τη διεύθυνση της εταιρε

16. Θα πρέπει να γράψω το όνομά μου στην επικεφαλίδα της επιστολής;

Ναι, το πλήρες όνομά σου πρέπει να περιλαμβάνεται μαζί με τα υπόλοιπα στοιχεία επικοινωνίας.

17. Πόσο σημαντικός είναι ο τόπος στην επικεφαλίδα της επιστολής;

Ο τόπος δείχνει από πού αποστάλθηκε το γράμμα και αποτελεί ένα από τα βασικά στοιχεία στην επικεφαλίδα.

18. Τι πρέπει να κάνω αν αλλάξουν τα στοιχεία επικοινωνίας μου;

Βεβαιώσου ότι όλες οι λεπτομέρειες στην επικεφαλίδα είναι ενημερωμένες πριν στείλεις την αίτηση.

19. Μπορώ να σχεδιάσω δημιουργικά την επικεφαλίδα;

Ναι, μπορείς να σχεδιάσεις την επικεφαλίδα με δημιουργικό τρόπο όσο τα σημαντικά στοιχεία παραμένουν σαφή και ευανάγνωστα.

20. Πώς ελέγχω αν η επικεφαλίδα μου είναι σωστή;

Σύγκρινε την επικεφαλίδα σου με ένα παράδειγμα σύμφωνα με το DIN 5008 ή προσέγγισε μια δεύτερη άτομο για έλεγχο, για να είσαι βέβαιος ότι όλες οι πληροφορίες είναι σωστές και ευανάγνωστες.