Σε αυτό το σεμινάριο, θα μάθετε πώς να εισάγετε δεδομένα από το Excel στο PowerPoint χωρίς να χάσετε την επισκόπηση. Υπάρχουν διαφορετικές μέθοδοι για να παρουσιάσετε τα δεδομένα σας και η καθεμία έχει τα δικά της πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Θα εξετάσουμε όλες τις επιλογές, ώστε να επιλέξετε αυτή που ταιριάζει στις ανάγκες σας. Είτε χρειάζεστε έναν καθαρό πίνακα είτε απλώς ένα στιγμιότυπο οθόνης των δεδομένων σας, στο τέλος του σεμιναρίου θα είστε καλά εξοπλισμένοι για να ενσωματώσετε αποτελεσματικά τα δεδομένα σας στις παρουσιάσεις σας.
Βασικά συμπεράσματα
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για την εισαγωγή δεδομένων από το Excel στο PowerPoint:
- Χρήση μορφοποίησης στόχου
- Χρήση αρχικής μορφοποίησης
- Εισαγωγή δεδομένων του Excel ως ενσωματωμένου πίνακα
- Εισαγωγή δεδομένων ως εικόνα
- Εισαγωγή δεδομένων μόνο ως κείμενο
Τώρα θα εξετάσουμε κάθε μία από αυτές τις μεθόδους βήμα προς βήμα.
Οδηγός βήμα προς βήμα
Για να μεταφέρετε αποτελεσματικά δεδομένα από το Excel στο PowerPoint, απλώς ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.
Πρώτον, ανοίξτε το αρχείο Excel που περιέχει τα δεδομένα που χρειάζεστε. Επιλέξτε την περιοχή που θέλετε να εισαγάγετε. Μπορείτε να το κάνετε αυτό σύροντας το ποντίκι πάνω από τα επιθυμητά κελιά. Μόλις επιλέξετε την περιοχή, μπορείτε να αντιγράψετε τα δεδομένα στο πρόχειρο χρησιμοποιώντας το συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl + C" ή κάνοντας δεξί κλικ και "Αντιγραφή".
Μόλις τα δεδομένα βρίσκονται στο πρόχειρο, ανοίξτε την παρουσίασή σας στο PowerPoint και μεταβείτε στη διαφάνεια στην οποία θέλετε να επικολλήσετε τα δεδομένα. Κάντε δεξί κλικ στη διαφάνεια και ρίξτε μια ματιά στις διάφορες επιλογές επικόλλησης. Εδώ θα βρείτε αρκετές επιλογές και τώρα θα σας παρουσιάσω τις πιο σημαντικές.
Η πρώτη επιλογή ονομάζεται "Χρήση μορφοποίησης στόχου". Εάν επιλέξετε αυτή τη λειτουργία, τα δεδομένα θα εισαχθούν με τέτοιο τρόπο ώστε να υιοθετήσουν το σχεδιασμό της διαφάνειας του PowerPoint. Αυτό σημαίνει ότι τα χρώματα και οι γραμματοσειρές θα προσαρμοστούν αυτόματα στη διάταξη της διαφάνειας, κάτι που μπορεί να αποτελέσει μια πολύ κομψή λύση.
Μια άλλη γρήγορη και εύκολη εισαγωγή είναι η επιλογή "Χρήση αρχικής μορφοποίησης". Εδώ, ολόκληρη η διάταξη του πίνακα σας, όπως φαίνεται στο Excel, μεταφέρεται στη διαφάνεια του PowerPoint. Επομένως, διατηρείτε όλα τα πράγματα, όπως γραμματοσειρές και χρώματα. Σημειώστε, ωστόσο, ότι αυτό δεν είναι μερικές φορές ιδανικό, εάν το έγγραφό σας στο Excel φαίνεται εντελώς διαφορετικό από τη διάταξη της διαφάνειάς σας.
Μια άλλη επιλογή είναι να εισαγάγετε τα δεδομένα του Excel ως ενσωματωμένο πίνακα. Αυτή η μέθοδος σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε τον πίνακα απευθείας στο PowerPoint. Αν θέλετε να αλλάξετε τα δεδομένα σας αργότερα, αυτή είναι μια έξυπνη επιλογή, καθώς μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ για να ανοίξετε το Excel και να κάνετε αλλαγές.
Η επόμενη επιλογή είναι η εισαγωγή των δεδομένων ως εικόνα. Αυτή η επιλογή είναι χρήσιμη εάν δεν θέλετε να επεξεργαστείτε περαιτέρω τα δεδομένα, αλλά απλώς θέλετε να δείξετε πώς είναι. Η εισαγόμενη εικόνα δεν θα αλλάξει, γεγονός που σας δίνει τη βεβαιότητα ότι τα δεδομένα θα εμφανίζονται ακριβώς όπως τα θέλετε.
Ως τελευταία επιλογή, μπορείτε απλώς να εισαγάγετε τα δεδομένα ως κείμενο. Αυτή η επιλογή μπορεί να μην είναι τόσο ελκυστική οπτικά όσο ένας πίνακας ή μια εικόνα, αλλά έχει το πλεονέκτημα ότι μπορείτε να επεξεργαστείτε πλήρως το κείμενο χωρίς να δεσμεύεστε από την αρχική μορφή.
Τώρα που γνωρίζετε όλες τις κύριες μεθόδους, ποια θα πρέπει να επιλέξετε; Στην πραγματικότητα, αυτό εξαρτάται από τη συγκεκριμένη κατάσταση. Εγώ χρησιμοποιώ πιο συχνά την επιλογή "Επικόλληση απευθείας από το Excel", ειδικά όταν θέλω να παρουσιάσω τα δεδομένα σε μια σαφή, συνοπτική μορφή.
Περίληψη
Σε αυτό το σεμινάριο, μάθατε για τις διάφορες μεθόδους εισαγωγής δεδομένων από το Excel στις παρουσιάσεις σας στο PowerPoint. Κάθε μέθοδος έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της και η επιλογή εξαρτάται από τις ατομικές σας ανάγκες. Είτε θέλετε να χρησιμοποιήσετε έναν κομψά διαμορφωμένο πίνακα, μια εικόνα ή απλό κείμενο, μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο που σας ταιριάζει καλύτερα.
