Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξω πώς να χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά το Microsoft Copilot στο Outlook για να γράφετε και να απαντάτε ταχύτερα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν ξοδεύετε πολύ χρόνο για να γράφετε και να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα διαπιστώσετε ότι το Copilot είναι ένα εξαιρετικά χρήσιμο εργαλείο που σας απαλλάσσει από πολλή δουλειά. Ας δούμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη χρήσιμη λειτουργία για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας.
Βασικά συμπεράσματα
- Το Microsoft Copilot μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο Outlook για να γράφετε και να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ταχύτερα.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Copilot για να συντάξετε προσωπικά μηνύματα ή να βελτιστοποιήσετε τα επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Η λειτουργία σάς επιτρέπει να δημιουργείτε προσχέδια καθώς και να αναλύετε και να βελτιώνετε τα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Ξεκινήστε ανοίγοντας το Microsoft Outlook. Το Copilot είναι καλά κρυμμένο, γι' αυτό θα πρέπει να ψάξετε λίγο. Μπορείτε να τον βρείτε ανοίγοντας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή δημιουργώντας ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μόλις ανοίξετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να κάνετε κλικ στο copilot για να λάβετε γρήγορα μια περίληψη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να αντιληφθείτε το κύριο περιεχόμενο του email πολύ πιο γρήγορα και επομένως να εξοικονομήσετε χρόνο.
Όταν κάνετε κλικ στον συγκυβερνήτη, θα λάβετε μια συνοπτική περίληψη του email. Το μόνο που χρειάζεται να διαβάσετε είναι το σύντομο κείμενο για να λάβετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες.
Εάν θέλετε να απαντήσετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο συγκυβερνήτης θα είναι επίσης εκεί για να σας βοηθήσει. Μπορείτε να προσαρμόσετε το προσχέδιο και, για παράδειγμα, να διατυπώσετε μια απάντηση που περιέχει περισσότερες πληροφορίες από ένα σύντομο "Εντάξει".
Για να δημιουργήσετε μια εξατομικευμένη απάντηση, μπορείτε να καθορίσετε τι θέλετε να πείτε. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε απλώς να πληκτρολογήσετε "Περαστικά" και να λάβετε ένα πλήρες προσχέδιο απάντησης που θα είναι ευγενικό και με σεβασμό.
Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με το παραγόμενο κείμενο, μπορείτε να το απορρίψετε ή να το αναδημιουργήσετε ώστε η απάντηση να είναι πιο κομψή και κατάλληλη.
Όταν δημιουργείτε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλά κάντε κλικ στο "Νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Σε αυτό το νέο παράθυρο, μπορείτε να καθορίσετε τη διεύθυνση του παραλήπτη και το θέμα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Copilot εδώ για το προσχέδιο.
Το Copilot θα σας προσφέρει στη συνέχεια διάφορες επιλογές για τη δημιουργία του email σας. Μπορείτε να εισάγετε απευθείας αυτό που θέλετε να πείτε και το Copilot θα δημιουργήσει ένα αντίστοιχο προσχέδιο.
Το παραγόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα έχει τη συνήθη δομή. Μπορείτε να το προσαρμόσετε και να αποφασίσετε αν θέλετε να το κρατήσετε ή να το προσαρμόσετε περαιτέρω.
Μια άλλη χρήσιμη πτυχή είναι η καθοδήγηση που παρέχεται από τον συγκυβερνήτη. Κάντε κλικ στην επιλογή coaching και λάβετε συμβουλές για το πώς να κάνετε τα email σας πιο σαφή και πιο ευγενικά.
Ο συγκυβερνήτης θα εξετάσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως προς διάφορες πτυχές, όπως το ύφος και η σαφήνεια, και θα σας προσφέρει πολύτιμες επιλογές ανατροφοδότησης για να βελτιώσετε την επικοινωνία σας σε επαγγελματικό πλαίσιο.
Μπορείτε να δείτε όλες τις προτεινόμενες αλλαγές και να μάθετε τι θα μπορούσατε να προσαρμόσετε στο email σας για να κάνετε μια πιο επαγγελματική εντύπωση.
Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Copilot για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητά σας κατά την επεξεργασία των email. Είτε γράφετε ένα νέο email είτε απαντάτε σε ένα υπάρχον, το Copilot θα σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας και να διευκολύνετε τη συγγραφή.
Περίληψη
Σε αυτόν τον οδηγό, μάθατε πώς να χρησιμοποιείτε το Microsoft Copilot στο Outlook για να επιταχύνετε την επικοινωνία σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να την κάνετε πιο αποτελεσματική. Χρησιμοποιώντας το Copilot, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και να βελτιστοποιήσετε τον τρόπο με τον οποίο γράφετε τόσο νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο και απαντήσεις σε υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να ξεκινήσω το Microsoft Copilot στο Outlook;Απλώς κάντε κλικ σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αναζητήστε το εικονίδιο Copilot.
Πώς μπορεί το Copilot να με βοηθήσει να απαντήσω σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; ΤοCopilot προσφέρει προτάσεις για απαντήσεις και μπορεί να δημιουργήσει προσχέδια που μπορείτε να προσαρμόσετε.
Μπορώ να αλλάξω το κείμενο του Copilot;Ναι, μπορείτε να προσαρμόσετε, να απορρίψετε ή να αναδημιουργήσετε το κείμενο.
Λαμβάνει το Copilot προσωπικές πληροφορίες από τα μηνύματά μου;Η Microsoft υπόσχεται ότι δεν θα κοινοποιηθούν προσωπικά δεδομένα εκτός της πλατφόρμας.
Είναι ασφαλής η χρήση του Copilot;Ναι, η Microsoft έχει διαβεβαιώσει ότι το Copilot είναι ασφαλές και ότι κανένα δεδομένο δεν θα κοινοποιηθεί σε τρίτους.
