PLZ und Ort effektiv in Access als Nachschlag-Referenztabelle erstellen

Die Verwaltung von Daten in Access kann zu unerwarteten Problemen führen, insbesondere wenn es um die Einhaltung der Normalformen geht. Oftmals finden wir uns in der Situation wieder, dass wir Daten redundantly speichern oder inkorrekt darstellen. In diesem Tutorial zeige ich dir, wie du eine Nachschlag-Referenztabelle zur effektiven Verwaltung von Postleitzahlen (PLZ) und Orten erstellen kannst. Dies wird nicht nur die Datenintegrität deiner Datenbanken verbessern, sondern auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Duplikaten signifikant reduzieren.

Wichtigste Erkenntnisse

• Die Erstellung einer Referenztabelle für Postleitzahlen und Orte verbessert die Datenqualität.
• Durch richtige Datentypen verhindert man Fehler bei der Eingabe.
• Redundante Felder können durch Verlinkungen entfernt werden, was die Datenbank vereinfacht.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Zunächst einmal hast du deine Tabellen möglicherweise erstellt, aber dabei einige Normalformen verletzt. Dies betrifft sowohl die Kundendatenbank als auch die Fahrerdatenbank. Wenn du beispielsweise in der Kundendatenbank die Postleitzahl und die zugehörige Ortschaft eingibst, kann dies zu Duplikaten führen. Um solche Fehler zu vermeiden, sollten wir eine Referenztabelle erstellen.

Identifikation von Problembereichen

Gehe in die Entwurfsansicht der Kundendatenbank. Hier bemerkst du, dass die Kundenpostleitzahl und die Ortschaft gemeinsam in einem Datensatz stehen. Das bedeutet, dass du das Feld für die Postleitzahl nicht nur als einfache Zahl, sondern als Textfeld definieren solltest, um auch ausländische Postleitzahlen korrekt erfassen zu können.

Datentypen korrekt definieren

Du solltest das Feld für die Postleitzahl auf „kurzen Text“ ändern. Damit sorgst du dafür, dass auch Postleitzahlen aus Ländern wie Holland oder England richtig gespeichert werden können. Das entsprechende Feld für den Ort sollte ebenfalls mit dem Datentyp „kurzer Text“ versehen werden. Während in Deutschland die meisten Postleitzahlen aus fünf Ziffern bestehen, können einige international auch länger sein.

Anforderungen für die Referenztabelle

Um die Datenbank zu optimieren, ist es wichtig, dass die Datentypen der Referenzfelder übereinstimmen. Lege in der Referenztabelle das Feld Postleitzahl ebenfalls als „kurzen Text“ an. Bestimme die Feldgröße gemäß den Anforderungen; in Deutschland sind Postleitzahlen normalerweise nicht länger als zehn Zeichen.

Erstellen der Referenztabelle

Erstelle eine neue Tabelle mit dem Namen „Postleitzahl“ und definiere die notwendigen Felder. Füge ein Feld für die Postleitzahl und ein weiteres für den Ort hinzu. Vergiss nicht, die Postleitzahl als Primärschlüssel zu kennzeichnen, um Duplikate zu verhindern. Damit schaffst du eine klare Basis für deine Datenbank.

Verlinkung der Referenztabelle

Nachdem du nun die Referenztabelle erstellt hast, können wir die Ortschaften und Postleitzahlen aus der Referenztabelle in die Fahrerdatenbank und die Kundendatenbank einfügen. Dies geschieht durch das Setzen einer Beziehung zwischen den Tabellen, sodass du direkt auf die Postleitzahl zugreifen kannst.

Zusammenfassung – PLZ und Ort effektiv in Access als Nachschlag-Referenztabelle erstellen

In diesem Tutorial hast du gelernt, wie wichtig eine strukturierte Datenbank ist und wie du durch die Implementierung einer Nachschlag-Referenztabelle für Postleitzahlen und Orte die Datenintegrität sicherstellen kannst. Du hast außerdem erfahren, wie du die richtigen Datentypen wählst und welche Schritte zum Erstellen der Referenztabelle nötig sind. Mit dieser Methodik kannst du deine Datenbank nicht nur verbessern, sondern auch zukunftssicher gestalten, indem sie auf fehleranfällige Datenredundanz verzichtet.