Η αποτελεσματική τεκμηρίωση των συνεδριάσεων είναι απαραίτητη. Ειδικά σε διεθνείς ή αγγλόφωνες συνεδριάσεις, μπορεί να είναι πρόκληση η καταγραφή των πιο σημαντικών πληροφοριών. Το εργαλείο Otter.ai προσφέρει μια πρακτική λύση καταγράφοντας αυτόματα τις συνομιλίες και μετατρέποντάς τες σε μορφή κειμένου. Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξω πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Otter.ai για να καταγράφετε αποτελεσματικά τις online συναντήσεις σας.
Βασικά συμπεράσματα
Το Otter.ai είναι ένα ισχυρό εργαλείο που όχι μόνο καταγράφει συνομιλίες κατά τη διάρκεια συσκέψεων, αλλά και αναγνωρίζει ποιος μιλάει και τι λέγεται. Λειτουργεί με πλατφόρμες όπως το Zoom, το Google Meet και το Microsoft Teams και σας επιτρέπει να αναζητάτε βασικούς όρους στις καταγραφές. Αυτό σημαίνει ότι έχετε πάντα μια γενική εικόνα και μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πληροφορίες ανά πάσα στιγμή.
Οδηγός βήμα προς βήμα
Βήμα 1: Εγγραφείτε στην Otter.ai
Για να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο, πρέπει πρώτα να εγγραφείτε στην Otter.ai. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στον ιστότοπο της Otter.ai και κάντε κλικ στο "Sign Up" (Εγγραφή). Παρακάτω θα δείτε πώς μοιάζει η σελίδα εγγραφής.
Μόλις εγγραφείτε, θα έχετε πρόσβαση στο ταμπλό σας, το οποίο προσφέρει όλες τις απαραίτητες λειτουργίες. Εδώ μπορείτε να διαχειριστείτε τις συνομιλίες σας και να προγραμματίσετε νέες συναντήσεις.
Βήμα 2: Συνδεθείτε με το εργαλείο συναντήσεών σας
Το Otter.ai μπορεί να ενσωματωθεί απρόσκοπτα σε κοινά εργαλεία συναντήσεων. Αφού συνδεθείτε, έχετε τη δυνατότητα να συνδέσετε το Zoom με το Otter.ai, για παράδειγμα. Αναζητήστε την επιλογή "Ενσωματώσεις" στις ρυθμίσεις και επιλέξτε "Zoom". Το επόμενο στιγμιότυπο οθόνης σας δείχνει αυτή τη διαδικασία ενσωμάτωσης.
Ακολουθήστε τις εμφανιζόμενες οδηγίες για να δημιουργήσετε τη σύνδεση. Αυτό θα επιτρέψει στο Otter.ai να συμμετέχει αυτόματα και να καταγράφει τις συναντήσεις σας στο Zoom μόλις ξεκινήσουν.
Βήμα 3: Προετοιμάστε τη συνάντηση
Προτού καταγράψετε μια συνάντηση, είναι χρήσιμο να έχετε έτοιμη τη διεύθυνση URL της συνάντησης. Απλώς μεταβείτε στη συνάντηση Zoom και αντιγράψτε το σύνδεσμο πρόσκλησης. Επικολλήστε αυτόν τον σύνδεσμο στο Otter.ai για να προγραμματίσετε τη συνάντηση. Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει πώς μοιάζει το πεδίο εισαγωγής.
Εδώ μπορείτε να προσθέσετε συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με τη συνάντηση, όπως ημερομηνία και ώρα, για να διασφαλίσετε ότι η εγγραφή θα ξεκινήσει εγκαίρως.
Βήμα 4: Ηχογραφήστε τη συνάντηση
Τώρα είστε έτοιμοι να ηχογραφήσετε τη συνάντησή σας. Βεβαιωθείτε ότι η εγγραφή είναι ενεργοποιημένη στο Otter.ai πριν ξεκινήσετε τη συνάντηση. Ένα απλό κλικ στο "Εγγραφή" αρκεί για να ξεκινήσει η εγγραφή. Το στιγμιότυπο οθόνης δείχνει αυτό το κουμπί στη διεπαφή χρήστη.
Μόλις ξεκινήσει η σύσκεψη, το Otter.ai αρχίζει αυτόματα να μεταγράφει και να τεκμηριώνει ποιος μιλάει και τι λέγεται. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για την παρακολούθηση του ποιος συνέβαλε με ποιες πληροφορίες.
Βήμα 5: Μετά τη συνάντηση
Μετά τη συνάντηση, μπορείτε να προβάλετε την καταγραφή στο Otter.ai. Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση σε ολόκληρη τη συζήτηση, να αναζητήσετε συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά και να επεξεργαστείτε το περιεχόμενο. Αυτό σας βοηθά να βρείτε γρήγορα τις σχετικές πληροφορίες. Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης σας δείχνει πώς είναι η διάταξη των αποθηκευμένων συνομιλιών.
Χάρη στη λειτουργία αναζήτησης, μπορείτε να αναζητήσετε συγκεκριμένα θέματα που καλύφθηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης, όπως "απόκτηση πελατών". Αυτό είναι ένα ανεκτίμητο πλεονέκτημα εάν θέλετε να ανατρέξετε σε προηγούμενες συναντήσεις.
Βήμα 6: Μοιραστείτε τις καταγραφές
Το Otter.ai σας επιτρέπει επίσης να μοιραστείτε τις ηχογραφήσεις, αν θέλετε να μοιραστείτε τις σημειώσεις με συναδέλφους ή μέλη της ομάδας. Μπορείτε απλώς να αντιγράψετε και να στείλετε τον σύνδεσμο της καταγραφής σας. Μπορείτε να δείτε ένα παράδειγμα του κουμπιού κοινής χρήσης στο επόμενο στιγμιότυπο οθόνης.
Η κοινή χρήση των πληροφοριών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλα τα μέλη της ομάδας έχουν πρόσβαση στα θέματα που συζητήθηκαν και ότι δεν χάνεται τίποτα σημαντικό.
Περίληψη
Το Otter.ai είναι ένα καινοτόμο εργαλείο που σας επιτρέπει να καταγράφετε και να τεκμηριώνετε αποτελεσματικά τις διαδικτυακές συσκέψεις. Με τη βοήθειά του, μπορείτε να γλιτώσετε τον κόπο να κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια των συσκέψεων και να επικεντρωθείτε στο περιεχόμενο. Η εύκολη ενσωμάτωση σε πλατφόρμες συναντήσεων, όπως το Zoom, σημαίνει ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση στις σημαντικές πληροφορίες ανά πάσα στιγμή.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι το Otter.ai; ΤοOtter.ai είναι ένα εργαλείο που καταγράφει online συναντήσεις και τις μετατρέπει σε μορφή κειμένου.
Πώς λειτουργεί το Otter.ai;Καταγράφει συνομιλίες, αναγνωρίζει τους ομιλητές και μεταγράφει το περιεχόμενο αυτόματα.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω το Otter.ai με το Zoom;Ναι, το Otter.ai μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί στο Zoom και σε άλλες πλατφόρμες συνεδριάσεων.
Πώς μπορώ να έχω πρόσβαση στις ηχογραφήσεις; Μετά τη συνάντηση, μπορείτε να δείτε όλες τις ηχογραφήσεις στο ταμπλό του Otter.ai.
Κοστίζει τίποτα το Otter.ai; Το Otter.ai προσφέρει μια δωρεάν έκδοση με περιορισμούς, καθώς και πακέτα επί πληρωμή με προηγμένα χαρακτηριστικά.
