Δημιουργία και προσαρμογή πινάκων περιστροφής στο Excel

Σε αυτό το σεμινάριο, θα μάθετε βήμα προς βήμα πώς να δημιουργείτε και να προσαρμόζετε έναν πίνακα περιστροφής στο Excel. Το μάθημα βασίζεται σε μια πρακτική άσκηση και εξηγεί πώς να προετοιμάσετε τα δεδομένα, να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιστροφής και να τον προσαρμόσετε ώστε να βελτιστοποιήσετε την ανάλυσή σας. Αυτή η διαδικασία είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική ανάλυση των δεδομένων και την απόκτηση σχετικών πληροφοριών. Ας ξεκινήσουμε!

Βασικές πληροφορίες

• Ένας επιτυχημένος πίνακας pivot απαιτεί μια συνεπή και καλά δομημένη βάση δεδομένων.
• Τα κενά κελιά ή στήλες μπορούν να διαταράξουν την ανάλυση και θα πρέπει να εξαλειφθούν.
• Οι πίνακες περιστροφής καθιστούν δυνατή την αποτελεσματική ενοποίηση των δεδομένων και την εμφάνισή τους σε διαφορετικές μορφές.
• Η διάταξη του πίνακα περιστροφής μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί ώστε να επιτευχθεί μια βελτιωμένη οπτική αναπαράσταση.

Οδηγός βήμα προς βήμα

Προσαρμογή της βάσης δεδομένων

Το πρώτο βήμα είναι η βελτιστοποίηση της βάσης δεδομένων. Εδώ έχουμε ένα σύνολο ακατέργαστων δεδομένων από μια εταιρεία υλικού που επικεντρώνεται στις πωλήσεις των επιμέρους επιχειρηματικών μονάδων. Θα δείτε ότι υπάρχουν κενές στήλες και κελιά που μπορεί να διαταράξουν την ανάλυση.

Πρώτον, μπορείτε να αφαιρέσετε τις κενές στήλες. Για να το κάνετε αυτό, πατήστε τα πλήκτρα Ctrl + - ή κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Διαγραφή κελιών". Βεβαιωθείτε ότι διαγράφετε επίσης τα κενά κελιά που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τη δομή των δεδομένων.

Για να δομήσετε ομοιόμορφα τα δεδομένα, επιλέξτε ολόκληρη τη βάση δεδομένων με τα πλήκτρα Ctrl + Shift + κάτω βέλος. Στη συνέχεια, μπορείτε να σύρετε τα επιλεγμένα κελιά στην άκρη της βάσης δεδομένων για να βελτιστοποιήσετε τη δομή.

Μορφοποίηση ακατέργαστων δεδομένων ως πίνακα

Τώρα που η δομή των δεδομένων έχει βελτιστοποιηθεί, θα πρέπει να μορφοποιήσετε τα ακατέργαστα δεδομένα ως πίνακα. Επιλέξτε ολόκληρη τη βάση δεδομένων πατώντας ξανά Ctrl + A. Στη συνέχεια, πατήστε Ctrl + T ή μεταβείτε στο "Μορφοποίηση ως πίνακας".

Επιλέξτε μια κατάλληλη μορφοποίηση, για παράδειγμα το γαλάζιο χρώμα. Βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνονται οι επικεφαλίδες. Μόλις το κάνετε αυτό, η μορφοποίηση θα είναι ορατή στα εργαλεία πίνακα.

Δημιουργία του πίνακα περιστροφής

Τώρα ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε τον πίνακα περιστροφής. Κάντε κλικ οπουδήποτε στον πίνακα για να γίνουν ορατά τα εργαλεία πίνακα και η επιλογή "PivotTable". Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή" και να επιλέξετε "PivotTable". Ολόκληρος ο πίνακας επιλέγεται αυτόματα και μπορείτε να δημιουργήσετε τον πίνακα περιστροφής σε ένα νέο φύλλο εργασίας.

Τώρα έχετε ήδη τον κενό πίνακα pivot table. Για να το κάνετε πιο σαφές, μετονομάστε το φύλλο εργασίας κάνοντας δεξί κλικ στην καρτέλα και επιλέγοντας "Μετονομασία". Ονομάστε το φύλλο "Pivot analysis" και χρωματίστε το για να επισημάνετε την καρτέλα.

Ανάλυση των πωλήσεων ανά κατηγορία

Τώρα θέλετε να δημιουργήσετε μια επισκόπηση των πωλήσεων ανά κατηγορία. Κάντε κλικ στον πίνακα περιστροφής. Στη δεξιά πλευρά, θα πρέπει να δείτε τα πεδία του πίνακα περιστροφής. Σύρετε τις πωλήσεις για φορητούς υπολογιστές, smartphones και tablets στην περιοχή τιμών.

Μπορείτε να προσθέσετε άλλη μια γραμμή για να δείτε τις ενοποιημένες συνολικές πωλήσεις. Μορφοποιήστε τα αποτελέσματα προσθέτοντας το διαχωριστικό των χιλιάδων και αφαιρώντας τα δεκαδικά ψηφία. Θα πρέπει τώρα να δείτε τα σαφή στοιχεία πωλήσεων.

Δημιουργήστε μια δεύτερη επισκόπηση

Στο επόμενο βήμα, δημιουργούμε μια δεύτερη επισκόπηση των πωλήσεων, κατανεμημένη ανά πόλη πωλήσεων. Κάντε ξανά κλικ στον πίνακα περιστροφής. Για να δημιουργήσετε τη δεύτερη επισκόπηση, μπορείτε είτε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα pivot είτε να αντιγράψετε τον υπάρχοντα (Ctrl + C) και στη συνέχεια να τον επικολλήσετε σε μια άλλη περιοχή (Ctrl + V).

Τώρα σύρετε επίσης τις περιοχές πωλήσεων στα πεδία γραμμών του πίνακα pivot για να αποκτήσετε την επιθυμητή κατανομή.

Υπολογισμός του μέσου όρου των πωλήσεων

Τώρα ήρθε η ώρα να υπολογίσετε τις μέσες πωλήσεις. Μπορείτε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε τον δεύτερο πίνακα pivot. Αντιγράψτε τον και πάλι. Κάντε κλικ στις τιμές και επιλέξτε τις "Ρυθμίσεις πεδίου τιμών" για να αλλάξετε τη σύνοψη σε "Μέσος όρος". Τώρα θα δείτε τις μέσες πωλήσεις κατανεμημένες ανά επιχειρηματική μονάδα και περιοχή πωλήσεων.

Προσαρμογή της διάταξης των πινάκων pivot

Στο τελευταίο βήμα, θέλετε να κάνετε τη διάταξη των πινάκων pivot οπτικά ελκυστική. Μεταβείτε σε έναν πίνακα περιστροφής και μεταβείτε στα εργαλεία του πίνακα περιστροφής. Επιλέξτε το σχέδιο και προσαρμόστε τα χρώματα έτσι ώστε να εμφανίζονται σκούρα πράσινα. Αυτό εξασφαλίζει μια συνεπή και ελκυστική οπτική αναπαράσταση των δεδομένων σας.

Μετακίνηση του πίνακα pivot σε νέα καρτέλα εργασίας

Για να εξοικονομήσετε χώρο στον τελευταίο πίνακα pivot, πρέπει να τον μετακινήσετε σε μια νέα καρτέλα εργασίας. Επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα pivot, μεταβείτε στην επιλογή "PivotTable" και επιλέξτε "Move" (Μετακίνηση). Ονομάστε ανάλογα τη νέα καρτέλα εργασίας.

Διπλασιάστε και αδειάστε τα περιεχόμενα του πίνακα pivot

Τέλος, αφού κάνετε όλες τις προσαρμογές, θέλετε να αντιγράψετε τον πίνακα pivot και να αδειάσετε τα περιεχόμενά του. Επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα, αντιγράψτε τον και επικολλήστε τον στην επιθυμητή θέση. Τέλος, διαγράψτε όλα τα περιεχόμενα, ώστε να μείνετε με έναν άδειο πίνακα pivot.

Περίληψη

Έχετε πλέον κατακτήσει με επιτυχία και τις 10 εργασίες. Ακολουθώντας τα βήματα που παρουσιάστηκαν, θα είστε σε θέση να δημιουργείτε και να προσαρμόζετε αποτελεσματικά τους δικούς σας πίνακες pivot. Αφιερώστε χρόνο για να πειραματιστείτε με τις διάφορες λειτουργίες που προσφέρει το Excel. Πηγαίνετε τώρα στην επόμενη ενότητα, η οποία ασχολείται με τις διάφορες επιλογές απεικόνισης για τους πίνακες pivot.