Καλώς ήρθατε σε αυτόν τον αναλυτικό οδηγό στον οποίο θα μάθετε τα πάντα για την προετοιμασία , την ταξινόμηση και την εξαγωγή πινάκων περιστροφής στο Excel. Οι πίνακες περιστροφής είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την ανάλυση και την οπτικοποίηση δεδομένων. Αυτός ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει στα τελευταία βήματα ενός έργου στο οποίο έχετε μάθει πώς να δημιουργείτε και να προσαρμόζετε τους πίνακες pivot για να εξάγετε πολύτιμες πληροφορίες από τα ακατέργαστα δεδομένα. Στο τέλος αυτού του οδηγού, θα είστε σε θέση να επεξεργάζεστε και να παρουσιάζετε επαγγελματικά τα δεδομένα σας.
Βασικές γνώσεις
- Θα μάθετε πώς να προετοιμάζετε δεδομένα στο Excel.
- Θα μάθετε πώς να ταξινομείτε τους πίνακες pivot σύμφωνα με συγκεκριμένα κριτήρια.
- Η εξαγωγή δεδομένων από πίνακες pivot εξηγείται βήμα προς βήμα.
- Οι ομαδοποιήσεις βοηθούν στην οργάνωση των δεδομένων.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Αρχικά, πρέπει να εισάγουμε τα ακατέργαστα δεδομένα στο έγγραφό μας στο Excel. Αυτό μπορείτε να το κάνετε εύκολα μεταβαίνοντας στον πίνακα όπου είναι αποθηκευμένα τα δεδομένα σας. Στη συνέχεια, επιλέξτε τη λειτουργία "Εργαλεία πίνακα" και επιλέξτε "Πίνακας περιστροφής". Αυτό ανοίγει ένα νέο φύλλο εργασίας στο οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε τον πίνακα περιστροφής σας.
Στη συνέχεια, ορίστε την περιοχή στην οποία θα πρέπει να τοποθετηθεί ο πίνακας περιστροφής σας. Στο παράδειγμά μας, τα στοιχεία τοποθετούνται στην περιοχή γύρω από τη γραμμή 5. Για να αναλύσετε αποτελεσματικά τα δεδομένα πωλήσεων, σύρετε τις ομάδες logistics στην ανάθεση γραμμών του πίνακα pivot. Είναι σημαντικό εδώ να μορφοποιήσετε τις τιμές κανονικά, ώστε να εμφανίζονται ως αριθμοί με διαχωριστικό χιλιάδων.
Για να οργανώσετε τον πίνακα pivot με τάξη και σαφήνεια, ταξινομήστε τα διευρυμένα δεδομένα. Αυτό γίνεται εύκολα μέσω της καρτέλας "Δεδομένα". Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε την αύξουσα ταξινόμηση. Αυτό φέρνει τον μικρότερο κύκλο εργασιών στην κορυφή της ανάλυσής σας, γεγονός που σας βοηθά να ερμηνεύσετε τα δεδομένα πιο γρήγορα.
Τώρα θέλουμε να κάνουμε μια ομαδοποίηση για να μπορέσουμε να αναλύσουμε τα δεδομένα ακόμη καλύτερα. Αρχικά, ελέγχουμε τον αριθμό των τιμών που έχουμε. Στο παράδειγμά μας, μπορούμε να το κάνουμε αυτό με το συνδυασμό πλήκτρων Control + Shift + Πάνω βέλος. Αυτό μας λέει ότι έχουμε συνολικά 598 τιμές. Για να τις ομαδοποιήσουμε ομοιόμορφα, διαιρούμε αυτόν τον αριθμό με το 2 για να έχουμε δύο ομάδες των 299 τιμών η καθεμία.
Επιλέγουμε τις πρώτες 299 τιμές για να σχηματίσουμε την πρώτη ομάδα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογή ομάδας". Με αυτόν τον τρόπο θα οργανώσουμε τις τιμές σε μια σαφή δομή. Μπορείτε να δημιουργήσετε τη δεύτερη ομάδα με τον ίδιο τρόπο, επιλέγοντας τις υπόλοιπες τιμές και κάνοντας επίσης κλικ στο "Επιλογή ομάδας". Έχετε τώρα δύο ομάδες που θα σας διευκολύνουν πολύ στην ανάλυση των πωλήσεων.
Τώρα ερχόμαστε στην επόμενη εργασία: την εξαγωγή δεδομένων. Θέλετε να εξάγετε τα αποτελέσματα σε διάφορες χώρες. Αυτό γίνεται επίσης μέσω ενός νέου pivot table, τον οποίο δημιουργείτε και πάλι με την επιλογή "Summarise pivot table". Επιλέξτε την περιοχή εξόδου και σύρετε τις επιμέρους περιοχές στην προβολή γραμμών του νέου πίνακα pivot. Μπορείτε τώρα να αναλύσετε τις πωλήσεις για κάθε χώρα.
Για να δημιουργήσετε λεπτομερείς αναφορές για τις επιμέρους χώρες, απλώς κάντε διπλό κλικ στις τιμές των πωλήσεων στον πίνακα περιστροφής. Αυτό ανοίγει μια λεπτομερή προβολή στην οποία παρατίθενται όλες οι σχετικές πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένου του κύκλου εργασιών, του κόστους και άλλων διαστάσεων. Μπορείτε να μετονομάσετε ανάλογα τις επιμέρους αναφορές για να αυξήσετε τη σαφήνεια.
Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για τις υπόλοιπες χώρες και μετονομάστε τις αντίστοιχες αναφορές. Η μέθοδος αυτή σας επιτρέπει να δημιουργείτε προσαρμοσμένες πληροφορίες για διάφορα τμήματα του οργανισμού σας. Οι συνάδελφοί σας μπορούν εύκολα να λάβουν την έκθεση που χρειάζονται για τις αναλύσεις τους.
Εάν θέλετε να εξάγετε τα επιθυμητά δεδομένα για μια συγκεκριμένη χώρα, μπορείτε να επιλέξετε τα σχετικά στοιχεία και να τα εξάγετε είτε σε ένα νέο φύλλο εργασίας είτε σε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να στείλετε τα δεδομένα αυτά σε άλλα τμήματα.
Τέλος, ας συνοψίσουμε τις εκθέσεις που έχουν δημιουργηθεί. Χρησιμοποιήστε την επιλογή για να συνοψίσετε τα δεδομένα που είναι από προεπιλογή μορφοποιημένα ως πίνακας σε έναν νέο πίνακα περιστροφής. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να συνοψίσετε γρήγορα όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τις επιμέρους χώρες.
Έχετε πλέον ολοκληρώσει με επιτυχία όλες τις εργασίες. Ξαναπεράστε τα βήματα για να εμπεδώσετε τις γνώσεις σας και να γίνετε ειδικός στους πίνακες pivot στο Excel. Ήταν χαρά μου να σας καθοδηγήσω σε αυτό το μάθημα και ελπίζω να αποκομίσατε πολλά από αυτό το σεμινάριο.
Περίληψη
Σε αυτό το σεμινάριο, μάθατε τη μέθοδο για την προετοιμασία δεδομένων, την ταξινόμηση και την εξαγωγή πινάκων pivot στο Excel. Με αυτές τις δεξιότητες, μπορείτε να αναλύετε και να παρουσιάζετε δεδομένα αποτελεσματικά.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να δημιουργήσω έναν πίνακα περιστροφής στο Excel;Για να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιστροφής, μεταβείτε στα "Εργαλεία πίνακα" και επιλέξτε "Σύνοψη PivotTable" για να οργανώσετε τα δεδομένα σας.
Πώς μπορώ να ταξινομήσω τα δεδομένα μου;Απλώς κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" και επιλέξτε "Ταξινόμηση με αύξουσα σειρά" για να οργανώσετε τις τιμές κατά μέγεθος.
Πώς μπορώ να εξάγω τα αποτελέσματα ενός pivot table;Επιλέξτε τα σχετικά στοιχεία και επιλέξτε "Εξαγωγή" σε ένα νέο φύλλο εργασίας ή αρχείο Excel.
Πόσες ομαδοποιήσεις μπορώ να δημιουργήσω σε έναν πίνακα pivot; Μπορείτε να δημιουργήσετε όσες ομαδοποιήσεις χρειάζεστε για να οργανώσετε τα δεδομένα σας με ουσιαστικό τρόπο.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω το διπλό κλικ για να δημιουργήσω μια λεπτομερή αναφορά;Ναι, κάνοντας διπλό κλικ σε μια τιμή πωλήσεων δημιουργείται μια λεπτομερής αναφορά για την αντίστοιχη χώρα.
