Οι πίνακες περιστροφής είναι απαραίτητοι για να πάτε τις αναλύσεις σας στο Excel στο επόμενο επίπεδο. Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πώς να εκτελείτε μια ολοκληρωμένη ανάλυση περιστροφής που θα σας παρέχει πολύτιμες πληροφορίες για τα δεδομένα σας. Θα εξετάσουμε τα βήματα που είναι απαραίτητα για τη δημιουργία και την ανάλυση διαφορετικών μετρήσεων από ένα δεδομένο σύνολο δεδομένων.
Βασικά ευρήματα
- Η χρήση των πινάκων pivot επιτρέπει την ευέλικτη ανάλυση δεδομένων.
- Οι υπολογισμοί στους πίνακες pivot σας δίνουν άμεσα αποτελέσματα για τις πωλήσεις και το κέρδος.
- Οι λεπτομερείς αναλύσεις επιτρέπουν το φιλτράρισμα και την εξαγωγή συγκεκριμένων συνόλων δεδομένων.
- Η ομαδοποίηση δεδομένων μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία μιας σαφέστερης επισκόπησης.
Οδηγός βήμα προς βήμα
Βήμα 1: Δημιουργία του πίνακα pivot
Ξεκινήστε με τη δημιουργία του pivot table σας. Ανοίξτε το Excel και επιλέξτε τα δεδομένα σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό γρήγορα χρησιμοποιώντας τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + A και στη συνέχεια Control + T για να επιλέξετε και να μορφοποιήσετε τα πάντα. Στη συνέχεια, δημιουργήστε τον πίνακα pivot με την επιλογή "Summarise with PivotTable" και τοποθετήστε τον σε ένα νέο φύλλο εργασίας που μπορείτε να ονομάσετε "Pivot Analysis".
Βήμα 2: Επισκόπηση των πωλήσεων ανά πόλη και επιχειρηματική μονάδα
Μόλις δημιουργηθεί ο πίνακας pivot, κάντε τα πρώτα βήματα για να δημιουργήσετε μια επισκόπηση των παραγράφων. Σύρετε το πεδίο "Πωλήσεις" στις τιμές και τα πεδία "Επιχειρηματικές μονάδες" και "Πόλεις" στις γραμμές και τις στήλες. Τώρα θα πρέπει να μπορείτε να δείτε μια σαφή επισκόπηση. Για να είναι πιο ευανάγνωστη η επισκόπηση, έχει νόημα να κατανέμετε ανάλογα τις πόλεις και τις επιχειρηματικές περιοχές.
Βήμα 3: Υπολογισμός του κύκλου εργασιών
Τώρα μπορείτε να ξεκινήσετε τον υπολογισμό του κύκλου εργασιών. Αυτό γίνεται πολλαπλασιάζοντας τα στοιχεία των πωλήσεων με τις τιμές μονάδας. Για να το κάνετε αυτό, προσθέστε μια νέα στήλη κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας "Εισαγωγή κελιών". Ονομάστε τη νέα στήλη "Κύκλος εργασιών" και υπολογίστε τον κύκλο εργασιών χρησιμοποιώντας τον τύπο "Πωλήσεις * Τιμή μονάδας". Σύρετε αυτόν τον τύπο προς τα κάτω για όλες τις γραμμές. Αυτή η μορφή διασφαλίζει ότι ο πίνακας μπορεί ακόμα να ενημερωθεί.
Βήμα 4: Καθορισμός του κέρδους
Για τον υπολογισμό του κέρδους, μπορείτε να δημιουργήσετε μια άλλη στήλη. Εναλλακτικά, μπορείτε απλώς να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές περιστροφής δημιουργώντας έναν νέο πίνακα περιστροφής και εισάγοντας τα αντίστοιχα πεδία για τον κύκλο εργασιών και το κόστος. Το κέρδος υπολογίζεται από το "Κύκλος εργασιών - Συνολικό κόστος".
Βήμα 5: Υπολογισμός του καθαρού κέρδους
Για να υπολογίσετε το καθαρό κέρδος, επιστρέψτε στην ανάλυση pivot. Κάντε κλικ στο "Ανάλυση" και στη συνέχεια στο "Πεδίο, στοιχείο και υπολογισμένο πεδίο". Εδώ εισάγετε το καθαρό κέρδος παίρνοντας το κέρδος επί 0,7, το οποίο αντιπροσωπεύει το 70% του συνολικού σας κέρδους ως καθαρό κέρδος.
Βήμα 6: Λεπτομερής ανάλυση μέσω εξαγωγής
Για να δημιουργήσετε μια λεπτομερή ανάλυση, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα pivot και να επικεντρωθείτε στα μικτά κέρδη ανά πόλη. Αφαιρέστε τους επιχειρηματικούς τομείς από τον πίνακα pivot και σύρετε το πεδίο "Κέρδη" στο εύρος τιμών. Αυτό σας επιτρέπει να λάβετε συγκεκριμένες πληροφορίες για τις περιοχές πωλήσεων, για παράδειγμα για το Αμβούργο.
Βήμα 7: Εξαγωγή δεδομένων για τις πωλήσεις
Τώρα δημιουργήστε έναν άλλο πίνακα pivot για την εξαγωγή δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, αντιγράψτε τον προηγούμενο πίνακα pivot και επικεντρωθείτε στις πωλήσεις για τις πόλεις της Κολωνίας και της Στουτγάρδης. Κάντε διπλό κλικ στα στοιχεία για τις πόλεις για να εξαγάγετε τα δεδομένα. Φροντίστε να οργανώσετε και να συγχωνεύσετε τα φύλλα δεδομένων αναλόγως.
Βήμα 8: Ταξινόμηση των κερδών
Κατά την ανάλυση των κερδών, θέλετε τώρα να τα ταξινομήσετε με αύξουσα σειρά, ώστε να μπορείτε να δείτε καλύτερα πώς διαφέρουν τα κέρδη ανά πόλη. Δημιουργήστε έναν νέο πίνακα pivot, σύρετε τα κέρδη στις τιμές και τις πόλεις στις γραμμές. Στη συνέχεια, επιλέξτε τα αποτελέσματα, μεταβείτε στην επιλογή "Δεδομένα" και ταξινομήστε τα όπως απαιτείται.
Βήμα 9: Ομαδοποίηση των πόλεων
Για να δημιουργήσετε μια καλύτερη επισκόπηση, μπορείτε να ομαδοποιήσετε τις πόλεις. Για παράδειγμα, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε το Μόναχο και τη Στουτγάρδη στην ομάδα "Νότος" και το Βερολίνο, την Κολωνία και το Αμβούργο στην ομάδα "Βορράς". Αυτό γίνεται με την αντιγραφή και την προσαρμογή του πίνακα περιστροφής και τη χρήση των λειτουργιών ομαδοποίησης.
Βήμα 10: Ποσοστιαία επισκόπηση των καθαρών κερδών
Για να εμφανίσετε τα καθαρά κέρδη ανά πόλη ως ποσοστό, δημιουργήστε έναν νέο πίνακα pivot. Σύρετε τα καθαρά κέρδη και τις πόλεις στις τιμές και τις γραμμές. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει "Ποσοστό των συνολικών αποτελεσμάτων" στις ρυθμίσεις του πεδίου τιμών για να εμφανίσετε τα ποσοστά.
Βήμα 11: Ποσοστιαία αναπαράσταση των πωλήσεων
Για την τελευταία εργασία, αντιγράψτε τον τελευταίο πίνακα pivot και αντικαταστήστε τα καθαρά κέρδη με τις πωλήσεις. Προσθέστε τις επιχειρηματικές μονάδες και μεταβείτε ξανά στις ρυθμίσεις πεδίου τιμών για να εμφανίσετε τις τιμές ως "Ποσοστό επί των συνολικών αποτελεσμάτων". Έχετε πλέον συγκεντρώσει όλα τα σημαντικά στοιχεία.
Σύνοψη
Αυτός ο οδηγός βήμα προς βήμα σας έδειξε πώς να αναλύετε και να προετοιμάζετε σύνθετα δεδομένα με πίνακες pivot. Από τις πωλήσεις έως τους υπολογισμούς κερδών, μάθατε πώς να δομείτε τα δεδομένα σας και να αποκτάτε βαθύτερες γνώσεις. Μόλις κατακτήσετε αυτές τις τεχνικές, μπορείτε να επεκτείνετε σημαντικά τις δεξιότητές σας στο Excel.
