Οι πίνακες περιστροφής είναι ένα ισχυρό εργαλείο του Excel που σας βοηθάει να αναλύετε και να παρουσιάζετε δεδομένα αποτελεσματικά. Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξω βήμα προς βήμα πώς να δημιουργήσετε τον πρώτο σας πίνακα περιστροφής. Η κατανόηση της δομής και των δεδομένων που θέλετε να αναλύσετε είναι ζωτικής σημασίας για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τους πίνακες pivot.
Βασικά συμπεράσματα
- Τα δεδομένα πρέπει να είναι σε δομημένη μορφή.
- Μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακες pivot απευθείας από ένα επιλεγμένο εύρος δεδομένων.
- Κατά την επιλογή της πηγής δεδομένων του πίνακα pivot, είναι σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη τις μελλοντικές αλλαγές δεδομένων.
- Η μορφοποίηση των ακατέργαστων δεδομένων σας ως πίνακα βοηθά στη δυναμική προσαρμογή της πηγής δεδομένων.
Βήμα 1: Προετοιμασία των δεδομένων
Πριν ξεκινήσετε τη δημιουργία του πρώτου σας πίνακα pivot, είναι σημαντικό τα δεδομένα σας να βρίσκονται σε σαφή και δομημένη μορφή. Ελέγξτε ότι όλα τα δεδομένα είναι οργανωμένα κανονικά και δεν περιέχουν κενές γραμμές ή στήλες.
Βήμα 2: Ανοίξτε την κορδέλα και επιλέξτε pivot table
Για να ξεκινήσετε τη δημιουργία του pivot table σας, πρέπει να ανοίξετε τη γραμμή κορδέλας του Excel. Για να το κάνετε αυτό, απλά πατήστε τα πλήκτρα "Ctrl" και "F1".
Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή" και κάντε κλικ στο κουμπί "Πίνακας περιστροφής". Αυτό είναι το πρώτο βήμα για τη δημιουργία της ανάλυσής σας.
Βήμα 3: Επιλογή δεδομένων για τον πίνακα περιστροφής
Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Pivot table" (Πίνακας περιστροφής), θα σας εμφανιστεί αυτόματα ολόκληρο το εύρος δεδομένων που θα χρησιμοποιηθεί ως είσοδος. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι αυτό το εύρος δεδομένων έχει επιλεγεί σωστά. Εάν κάνετε κλικ εκτός του εύρους δεδομένων, θα πρέπει να εισαγάγετε το εύρος χειροκίνητα.
Εδώ θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνετε την αναφορά στα κελιά για να διασφαλίσετε ότι ο πίνακας pivot μπορεί να ενημερώνεται ανεξάρτητα από μελλοντικές αλλαγές στα δεδομένα.
Βήμα 4: Καθορισμός της θέσης του πίνακα περιστροφής
Έχετε τώρα τη δυνατότητα να καθορίσετε τη θέση του pivot table σας. Υπάρχουν δύο επιλογές:
- Δημιουργήστε ένα νέο φύλλο εργασίας.
- Εισαγωγή του πίνακα pivot σε ένα υπάρχον φύλλο εργασίας.
Για λόγους σαφήνειας, συνιστώ να χρησιμοποιήσετε ένα νέο φύλλο εργασίας. Αυτό σας διευκολύνει να διαχωρίσετε τα ακατέργαστα δεδομένα από την ανάλυση pivot.
Βήμα 5: Οριστικοποίηση του πίνακα pivot
Αφού ορίσετε τα δεδομένα εισόδου και τη θέση, κάντε κλικ στο "OK". Ο πρώτος σας πίνακας pivot έχει πλέον δημιουργηθεί. Έχει την προεπιλεγμένη ονομασία "Pivot Table 1" (Πίνακας περιστροφής 1).
Βήμα 6: Χρήση συντομεύσεων για απλούστευση
Για να βελτιστοποιήσετε τη δημιουργία των πινάκων pivot, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες συντομεύσεις. Μπορείτε να επιλέξετε γρήγορα ολόκληρη την περιοχή δεδομένων πατώντας "Ctrl + A". Αυτό εξοικονομεί χρόνο, ειδικά όταν εργάζεστε με μεγάλα σύνολα δεδομένων.
Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να επιλέξετε χειροκίνητα το εύρος που θέλετε να αναλύσετε πριν κάνετε κλικ στον πίνακα περιστροφής.
Βήμα 7: Ορισμός δυναμικής πηγής δεδομένων
Ένα ιδιαίτερα χρήσιμο τέχνασμα κατά την εργασία με πίνακες pivot είναι η χρήση δυναμικών πηγών δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε νέα δεδομένα που δεν περιλαμβάνονται στον αρχικό πίνακα pivot, κάντε κλικ στον πίνακα pivot, μεταβείτε στην επιλογή "PivotTable-Tools" και επιλέξτε "Change data source" (Αλλαγή πηγής δεδομένων). Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλες οι σχετικές πηγές δεδομένων ενημερώνονται για την ανάλυσή σας.
Βήμα 8: Μορφοποιήστε τα δεδομένα ως πίνακα
Ένας πολύ χρήσιμος τρόπος για να γίνετε καλύτεροι με τους πίνακες pivot είναι να διαμορφώσετε τα ακατέργαστα δεδομένα σας ως φύλλο του Excel. Αυτό καθιστά τον χειρισμό των δεδομένων ευκολότερο και πιο ευέλικτο.
Πατήστε "Ctrl + T" και βεβαιωθείτε ότι η πρώτη γραμμή περιέχει τις επικεφαλίδες. Αυτή η δομή σας διευκολύνει να δημιουργήσετε αργότερα πίνακες pivot, καθώς το Excel αναγνωρίζει αυτόματα τον πίνακα ως δυναμικό εύρος δεδομένων.
Βήμα 9: Δημιουργήστε έναν νέο πίνακα περιστροφής
Με τα μορφοποιημένα δεδομένα ως πίνακα, μπορείτε τώρα να δημιουργήσετε πρόσθετους πίνακες pivot πολύ πιο εύκολα χωρίς να χρειάζεται να επιλέξετε τα δεδομένα με το χέρι. Απλώς κάντε κλικ στον μορφοποιημένο πίνακα και μεταβείτε ξανά στην επιλογή "Εισαγωγή" - "Πίνακας περιστροφής". Το Excel θα προσαρμόσει τα δεδομένα πολύ αυτόματα και η μορφή είναι πολύ πιο σαφής.
Βήμα 10: Αυτόματη ενημέρωση
Με τη χρήση ενός πίνακα, έχετε τη δυνατότητα να αντικατοπτρίζετε αυτόματα τυχόν αλλαγές στα ακατέργαστα δεδομένα σας στον πίνακα pivot. Ακόμη και αν προσθέσετε νέες γραμμές, ο πίνακας pivot θα αναγνωρίσει και θα εφαρμόσει τις ενημερώσεις.
Αυτό μειώνει σημαντικά την προσπάθεια που απαιτείται για μελλοντικές αναλύσεις δεδομένων.
Σύνοψη
Σε αυτόν τον οδηγό, μάθατε τα βασικά στοιχεία για τη δημιουργία ενός πίνακα περιστροφής στο Excel. Η χρήση δομημένων δεδομένων και δυναμικών πηγών δεδομένων σας επιτρέπει να εκτελείτε πιο αποτελεσματικές αναλύσεις και να διαχειρίζεστε δυναμικά τα δεδομένα σας. Χρησιμοποιήστε τις συμβουλές και τα τεχνάσματα για να βελτιστοποιήσετε περαιτέρω τη διαδικασία.
