Αυτός ο οδηγός θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τα βήματα για τη δημιουργία και τη δυναμική σύνδεση διαγραμμάτων στο Excel με το PowerPoint και το Word. Η ικανότητα αποτελεσματικής παρουσίασης δεδομένων είναι απαραίτητη στο χώρο εργασίας. Συχνά τα σημαντικά στοιχεία αναλύονται στο Excel, αλλά η παρουσίαση γίνεται στο PowerPoint ή στο Word. Για να είστε σίγουροι ότι τα δεδομένα σας είναι πάντα ενημερωμένα, θα σας δείξουμε πώς να συνδέσετε αυτές τις εφαρμογές μεταξύ τους.
Βασικά ευρήματα
- Τα διαγράμματα και οι πίνακες από το Excel μπορούν να συνδεθούν δυναμικά με το PowerPoint και το Word, έτσι ώστε οι ενημερώσεις στο Excel να εμφανίζονται αυτόματα στα άλλα προγράμματα.
- Οι συνδέσεις εισάγονται χρησιμοποιώντας συγκεκριμένες επιλογές στο μενού Εισαγωγή.
- Ο σύνδεσμος παραμένει στη θέση του ακόμη και μετά την αρχική δημιουργία, έτσι ώστε το υλικό της παρουσίασής σας να είναι πάντα ενημερωμένο.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
1. Αντιγράψτε τα δεδομένα του Excel
Αρχικά, ανοίξτε το αρχείο Excel και έχετε μπροστά σας τα σχετικά δεδομένα ή διαγράμματα. Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι όλα τα δεδομένα είναι σωστά πριν ξεκινήσετε την αντιγραφή.
Επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα ή το διάγραμμα που θέλετε να αντιγράψετε, είτε με το ποντίκι είτε πατώντας "Ctrl + A". Μόλις επιλέξετε τα δεδομένα, πατήστε "Ctrl + C" για να τα αντιγράψετε στο πρόχειρο.
2. Δημιουργία συνδέσμου στο PowerPoint
Τώρα μεταβείτε στο PowerPoint. Ανοίξτε τη διαφάνεια στην οποία θέλετε να επικολλήσετε τα δεδομένα. Αντί να επικολλήσετε απλώς τα δεδομένα, συνδέστε τα δυναμικά με το Excel.
Κάντε κλικ στο δεξί κουμπί του ποντικιού στο μενού του PowerPoint και επιλέξτε "Εισαγωγή περιεχομένου". Εδώ θα βρείτε την επιλογή "Εισαγωγή συνδέσμου". Επιλέξτε αυτή την επιλογή για να εισαγάγετε τα δεδομένα ως συνδεδεμένο αντικείμενο.
3. Εισαγωγή διαγράμματος του Excel στο PowerPoint
Θα θέλατε να εισαγάγετε ένα γράφημα που έχετε δημιουργήσει στο Excel; Κανένα πρόβλημα! Βεβαιωθείτε ότι το γράφημα έχει επίσης αντιγραφεί και στη συνέχεια επιστρέψτε στο PowerPoint.
Επιλέξτε ξανά την επιλογή "Επικόλληση περιεχομένου" και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή "Επικόλληση συνδέσμου σε αντικείμενο διαγράμματος του Microsoft Excel". Το γράφημά σας θα είναι τώρα επίσης δυναμικά συνδεδεμένο, επιτρέποντάς σας να εμφανίζετε αυτόματα μελλοντικές αλλαγές στο Excel στο PowerPoint.
4. Συνδέστε τα δεδομένα του Excel στο Word
Το επόμενο βήμα είναι να συνδέσετε τα δεδομένα του Excel σας με ένα έγγραφο του Word. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το έγγραφό σας στο Word και τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα.
Όπως και στο PowerPoint, αντιγράψτε τα δεδομένα του Excel με το "Ctrl + C" και στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ στη θέση που επιθυμείτε στο Word. Επιλέξτε "Επικόλληση περιεχομένου" και στη συνέχεια την επιλογή "Επικόλληση συνδέσμου" για να προσθέσετε τον πίνακα του Excel.
5. Εισαγωγή διαγράμματος στο Word
Για να εισαγάγετε ένα διάγραμμα από το Excel στο Word, ακολουθήστε τα ίδια βήματα με πριν. Αντιγράψτε το διάγραμμα και μεταβείτε στο έγγραφο του Word.
Εδώ το εισάγετε ξανά με την επιλογή "Εισαγωγή περιεχομένου" και την επιλογή "Εισαγωγή συνδέσμου προς αντικείμενο διαγράμματος του Microsoft Excel". Το διάγραμμα συνδέεται τώρα και εδώ δυναμικά, ώστε οι αλλαγές στο αρχείο Excel να είναι ορατές και στο έγγραφο Word.
6. Προσθήκη γραφικών προσαρμογών και ετικετών
Αφού δημιουργηθούν οι σύνδεσμοι, μπορείτε να κάνετε περαιτέρω προσαρμογές. Στο Word, μπορείτε να προσθέσετε πρόσθετες ετικέτες ή τίτλους στο εισαγόμενο περιεχόμενο.
Κάντε κλικ στην επιλογή "References" (Παραπομπές) και στη συνέχεια στην επιλογή "Insert caption" (Εισαγωγή λεζάντας). Εδώ μπορείτε να αναθέσετε στον πίνακα ή το διάγραμμα, για παράδειγμα, την ένδειξη "Πίνακας 1: Μηνιαία στοιχεία". Αυτό θα κάνει το περιεχόμενο πιο σαφές για όποιον διαβάζει το έγγραφο.
Περίληψη
Κατά τη διάρκεια αυτού του οδηγού, μάθατε πώς να αντιγράφετε δεδομένα και διαγράμματα από το Excel και να τα συνδέετε δυναμικά στο PowerPoint και το Word. Αυτό διατηρεί τις παρουσιάσεις και τις αναφορές σας ενημερωμένες και ακριβείς - μια πολύτιμη δεξιότητα στον ταχέως εξελισσόμενο κόσμο της εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς διατηρώ τα διαγράμματά μου ενημερωμένα στο PowerPoint;Προσθέτοντας τα διαγράμματα στο PowerPoint χρησιμοποιώντας την επιλογή "Εισαγωγή συνδέσμου" στο Excel.
Μπορώ επίσης να συνδέσω μόνο τμήματα ενός φύλλου Excel; Ναι, μπορείτε επίσης να συνδέσετε μόνο επιλεγμένες περιοχές ενός φύλλου Excel.
Τι συμβαίνει αν μετακινήσω το αρχείο Excel;Οι σύνδεσμοι στο PowerPoint και το Word μπορεί να διακοπούν αν η διαδρομή προς το αρχείο Excel δεν είναι πλέον έγκυρη.
