Δημιουργία και αποθήκευση αρχείων Excel

Το Excel είναι ένα από τα απαραίτητα εργαλεία για πολλούς, είτε στο γραφείο είτε στο σπίτι. Η ικανότητα αποτελεσματικής αποθήκευσης και επαναλειτουργίας αρχείων είναι ένα από τα βασικά στοιχεία που πρέπει να κατέχετε. Αν αποκτήσετε αυτές τις δεξιότητες, όχι μόνο θα διευκολύνετε τη δουλειά σας, αλλά και θα αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων. Σε αυτόν τον οδηγό βήμα προς βήμα, θα μάθετε πώς να δημιουργείτε και να αποθηκεύετε αρχεία του Excel και πώς να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία αυτόματης ανάκτησης.

Βασικά συμπεράσματα

• Η αποθήκευση αρχείων Excel είναι απαραίτητη για την αποφυγή απώλειας δεδομένων.
• Μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικές τοποθεσίες αποθήκευσης, συμπεριλαμβανομένων των τοπικών μονάδων δίσκου και των υπηρεσιών cloud.
• Η λειτουργία αυτόματης ανάκτησης βοηθά στη διάσωση της εργασίας σας σε περίπτωση συντριβής.
• Συνιστάται η τακτική χειροκίνητη αποθήκευση, ειδικά για εκτεταμένες αλλαγές.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Δημιουργήστε ένα νέο αρχείο Excel

Ξεκινήστε με ένα νέο, άδειο αρχείο Excel. Ανοίξτε το Excel και δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο. Στο άδειο αρχείο, μπορείτε τώρα να εισαγάγετε τον τίτλο "Δοκιμαστικό αρχείο", για παράδειγμα, και να προσθέσετε κάποια δεδομένα.

Αποθήκευση του αρχείου

Για να αποθηκεύσετε την εργασία σας, κάντε κλικ στην επιλογή "File" (Αρχείο) στην επάνω αριστερή γωνία του περιβάλλοντος εργασίας του Excel. Εδώ θα βρείτε τις επιλογές "Αποθήκευση" και "Αποθήκευση ως". Επιλέξτε "Αποθήκευση ως" για να επιλέξετε τη θέση αποθήκευσης.

Επιλογή της θέσης αποθήκευσης

Εάν επιλέξετε "Αποθήκευση ως", θα ανοίξει ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε την επιθυμητή θέση αποθήκευσης. Έχετε τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε το αρχείο τοπικά στον υπολογιστή σας ή στο cloud, όπως το OneDrive. Για τις παρούσες οδηγίες, επιλέξτε τη θέση αποθήκευσης "This PC" (Αυτός ο υπολογιστής) και στη συνέχεια "Desktop" (Επιφάνεια εργασίας).

Ονομασία του αρχείου

Τώρα θα σας ζητηθεί να δώσετε ένα όνομα στο αρχείο σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να το ονομάσετε "First test file" (Πρώτο δοκιμαστικό αρχείο). Αυτό θα σας διευκολύνει να βρείτε το αρχείο αργότερα.

Επιλογή του τύπου του αρχείου

Σε αυτό το βήμα, έχετε επίσης τη δυνατότητα να επιλέξετε τον τύπο του αρχείου. Συνιστάται να διατηρήσετε την τρέχουσα προεπιλογή, δηλαδή το βιβλίο εργασίας του Excel (.xlsx). Οι άλλες επιλογές αφορούν κυρίως ειδικές εφαρμογές που μπορεί να μην χρειάζεστε ως αρχάριος.

Συγγραφέας και πρόσθετες επιλογές

Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τον συγγραφέα και άλλα μεταδεδομένα, όπως ο τίτλος και οι ετικέτες, για να διευκολύνετε την κατηγοριοποίηση του αρχείου. Αυτές οι πληροφορίες είναι ιδιαίτερα χρήσιμες εάν κυκλοφορούν πολλά αρχεία.

Έλεγχος της λειτουργίας αυτόματης αποθήκευσης

Ας ελέγξουμε τώρα τη λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης. Μεταβείτε ξανά στο "Αρχείο" και επιλέξτε "Επιλογές". Εκεί θα βρείτε την επιλογή "Αποθήκευση", η οποία σας επιτρέπει να ορίσετε τα χρονικά διαστήματα για την αυτόματη αποθήκευση. Μπορείτε να ορίσετε το Excel να δημιουργεί ένα σημείο αποθήκευσης κάθε 10 λεπτά.

Χειροκίνητη αποθήκευση

Εάν κάνετε εκτεταμένες αλλαγές, θα πρέπει να τις αποθηκεύετε χειροκίνητα σε τακτική βάση. Υπάρχει ένα μικρό εικονίδιο γρήγορης πρόσβασης στη γραμμή εργαλείων, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποθηκεύσετε το αρχείο με ένα κλικ. Αυτό είναι γρήγορο και αποτελεσματικό και διασφαλίζει ότι έχετε πάντα αποθηκευμένες τις τελευταίες αλλαγές.

Περίληψη

Με τη σωστή αποθήκευση και διαχείριση των αρχείων του Excel, μπορείτε όχι μόνο να αποφύγετε την απώλεια δεδομένων, αλλά και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Χρησιμοποιήστε τις συμβουλές που περιγράφηκαν για την αποθήκευση και μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε την αυτόματη αποκατάσταση για να προστατεύετε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο την εργασία σας.