Το Excel είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποτελεσματική διαχείριση και ανάλυση δεδομένων. Ωστόσο, μπορεί να αποτελέσει πρόκληση η σύγκριση πολλαπλών πινάκων και ο εντοπισμός των διαφορών, ιδίως στον τομέα του ελέγχου και των πωλήσεων. Αυτός ο οδηγός σας δείχνει πώς να συγκρίνετε δύο πίνακες του Excel για να βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί των άρθρων και στους δύο καταλόγους ταιριάζουν. Για το σκοπό αυτό χρησιμοποιούμε τη μορφοποίηση υπό όρους.
Βασικά ευρήματα
- Μπορείτε να συγκρίνετε δύο πίνακες στο Excel για να εντοπίσετε διαφορές στους αριθμούς των άρθρων.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους για να τονίσετε οπτικά τις διαφορές.
- Το Excel σας βοηθά να αναγνωρίζετε και να διορθώνετε γρήγορα λάθη, όπως η αντιμετάθεση αριθμών.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Ξεκινήστε το Excel για να ανοίξετε τη λίστα στοιχείων σας και τον πίνακα σύγκρισης. Θα πρέπει πρώτα να έχετε έτοιμο τον πίνακα από τον οποίο θέλετε να συγκρίνετε τους αριθμούς των ειδών. Είναι χρήσιμο να τον έχετε έτοιμο εκ των προτέρων, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε γρήγορα τη σύγκριση.
Ο πρώτος πίνακας που αναλύετε περιέχει τους αριθμούς των ειδών και το τρέχον διαθέσιμο απόθεμα. Αυτές οι πληροφορίες είναι σημαντικές για να διατηρηθεί η συνοχή των δεδομένων, αλλά προς το παρόν θα επικεντρωθούμε στην αντιστοίχιση των αριθμών των ειδών. Βεβαιωθείτε ότι ο κατάλογος ειδών έχει εισαχθεί σωστά και βρίσκεται στην κατάλληλη στήλη.
Τώρα ας επικεντρωθούμε στο πώς να συμπεριλάβουμε τον δεύτερο πίνακα για επαλήθευση. Αυτός ο πίνακας θα πρέπει ιδανικά να περιέχει τους αριθμούς των άρθρων που θέλετε να αντιστοιχίσετε. Βεβαιωθείτε ότι και οι δύο πίνακες είναι καλά δομημένοι και κατανοητοί, ώστε να μπορείτε εύκολα να αναγνωρίσετε τις διαφορές.
Για να ελέγξετε αν οι αριθμοί των άρθρων ταιριάζουν, επιστρέψτε στον πρώτο πίνακα. Επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη Α, η οποία περιέχει τους αριθμούς των άρθρων. Στη συνέχεια, ανοίξτε το μενού "Έναρξη" και επιλέξτε "Μορφοποίηση υπό όρους". Εδώ μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα για να ορίσετε το περιβάλλον σύγκρισης.
Όταν δημιουργείτε έναν νέο κανόνα, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε έναν τύπο για τον προσδιορισμό των διαφορών. Εδώ καθορίζετε ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις τιμές των αριθμών άρθρων του άλλου πίνακα ως βάση σύγκρισης.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει σωστά το εύρος της λίστας άρθρων. Ξεκινήστε από την κορυφή και διατρέξτε ολόκληρη τη λίστα. Το Excel θα δημιουργήσει τώρα αυτόματα μια αναφορά στα δεδομένα του άλλου πίνακα.
Λάβετε υπόψη ότι η αναφορά είναι σχετική. Επομένως, αφαιρέστε τα σύμβολα του δολαρίου, ώστε το Excel να μπορεί να προσαρμόσει τον τύπο σε κάθε γραμμή. Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας το πλήκτρο F4 για να μεταβείτε μεταξύ των τύπων αναφοράς μέχρι να φτάσετε σε μια σχετική αναφορά χωρίς σύμβολα δολαρίου.
Αφού οριστούν σωστά οι αναφορές, μπορείτε να ορίσετε τη συνθήκη για το ποιοι αριθμοί στοιχείων θα πρέπει να επισημαίνονται ως διαφορετικοί. Προσθέτετε ένα σύμβολο "μικρότερο από" ή "μεγαλύτερο από", ανάλογα με το τι θέλετε να συγκρίνετε.
Τώρα που έχουν γίνει όλες οι ρυθμίσεις, μπορείτε να επιβεβαιώσετε τον κανόνα σας. Το επόμενο βήμα είναι να επισημάνετε τις διαφορές με χρώμα, ώστε να είναι άμεσα εμφανείς οι λανθασμένοι ή διαφορετικοί αριθμοί ειδών.
Μόλις εφαρμοστεί η μορφοποίηση υπό όρους, θα δείτε αμέσως ποιοι αριθμοί άρθρων είναι διαφορετικοί. Πιθανόν να παρατηρήσετε κάποια λάθη, όπως μετατοπισμένα ψηφία στους αριθμούς, τα οποία μπορούν εύκολα να παραβλεφθούν.
Για παράδειγμα, ο αριθμός άρθρου 23421 μπορεί να έχει εισαχθεί κατά λάθος αντί για 23412. Το Excel θα επισημάνει αυτόματα αυτές τις διαφορές, ώστε να μπορείτε να τις εντοπίσετε και να τις διορθώσετε γρήγορα στη λίστα.
Κάθε φορά που εισάγετε έναν λανθασμένο αριθμό, η διαφορά θα εμφανίζεται αμέσως. Αυτό είναι εξαιρετικά χρήσιμο για να αποφύγετε την επιμήκυνση της εργασίας και να αναγνωρίζετε εγκαίρως τα λάθη.
Συνοψίζοντας, με αυτά τα απλά βήματα μπορείτε να εφαρμόσετε μια αποτελεσματική μέθοδο σύγκρισης υπολογιστικών φύλλων του Excel. Αυτό δεν βοηθάει μόνο κατά τη σύγκριση αριθμών άρθρων, αλλά μπορεί επίσης να εφαρμοστεί σε ονόματα άρθρων και άλλα δεδομένα, διευκολύνοντας πολύ την καθημερινή σας εργασία.
Περίληψη
Χρησιμοποιώντας τις μεθόδους που περιγράφηκαν, μπορείτε να εντοπίσετε αποτελεσματικά τις διαφορές μεταξύ δύο υπολογιστικών φύλλων του Excel. Με τη χρήση της μορφοποίησης υπό όρους, οι αποκλίσεις γίνονται γρήγορα ορατές, γεγονός που σας βοηθά να διορθώνετε αμέσως λανθασμένες καταχωρήσεις ή μετατοπισμένα στοιχεία και να διασφαλίζετε την ποιότητα των δεδομένων.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να ειδοποιήσω το Excel όταν αλλάζουν οι αριθμοί των άρθρων;Πρέπει να εφαρμόσετε εκ νέου τη μορφοποίηση υπό όρους για τις αλλαγές, ώστε να απεικονιστούν οι νέες διαφορές.
Μπορώ να εφαρμόσω τη μορφοποίηση υπό όρους σε πολλές στήλες;Ναι, μπορείτε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση σε όσες στήλες θέλετε, επιλέγοντας το κατάλληλο εύρος κατά τη δημιουργία του κανόνα.
Τι πρέπει να κάνω αν έχω διαφορετικές μορφές στους δύο πίνακες; Βεβαιωθείτε ότι και οι δύο πίνακες χρησιμοποιούν την ίδια μορφή για τους αριθμούς των άρθρων, προκειμένου να γίνουν αποτελεσματικές συγκρίσεις.
