Προσαρμοσμένες προβολές στο Excel

Αντιμετωπίζετε συχνά την πρόκληση της αποτελεσματικής εργασίας με μεγάλα σύνολα δεδομένων στο Excel ; Οι προσαρμοσμένες προβολές μπορούν να σας βοηθήσουν να εμφανίσετε τα δεδομένα ακριβώς όπως τα χρειάζεστε. Είτε θέλετε να συγκεντρώσετε πληροφορίες για συσκέψεις είτε να φιλτράρετε συγκεκριμένα δεδομένα, οι προσαρμοσμένες προβολές αποτελούν μια πρακτική λύση για να εξοικονομήσετε χρόνο και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας.

Βασικές γνώσεις

• Οι προσαρμοσμένες προβολές σας επιτρέπουν να αποθηκεύετε μεμονωμένες ρυθμίσεις για την εμφάνιση δεδομένων.
• Μπορείτε να εναλλάσσεστε μεταξύ διαφορετικών προβολών, είτε πρόκειται για άνδρες ή γυναίκες υπαλλήλους είτε για την εφαρμογή συγκεκριμένων φίλτρων.
• Η δημιουργία και η διαχείριση των προβολών είναι απλή και μπορεί να γίνει γρήγορα.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Σχεδιάστε τον πίνακα

Αρχικά, θα πρέπει να ανοίξετε τον πίνακα των υπαλλήλων σας. Ιδανικά, θα πρέπει να έχετε συμπληρώσει τον πίνακα αυτό με τις σχετικές πληροφορίες. Αν δεν έχετε αυτόν τον πίνακα στη διάθεσή σας, μπορείτε να κατεβάσετε τα αρχεία δείγματος στο μάθημα.

Πρόσβαση σε προσαρμοσμένες προβολές

Για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες προβολές στο Excel, πρέπει να επιλέξετε την καρτέλα "Προβολή" στη γραμμή μενού. Εκεί θα βρείτε την κατηγορία "Προσαρμοσμένες προβολές". Κάντε κλικ σε αυτήν για να εμφανιστούν οι διαθέσιμες επιλογές.

Δημιουργία προσαρμοσμένης προβολής

Για να ξεκινήσετε, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προβολή στην οποία εμφανίζονται μόνο γυναίκες. Αποκρύψτε τους άνδρες υπαλλήλους επιλέγοντας τις αντίστοιχες γραμμές και αποκρύπτοντάς τες. Στη συνέχεια, επιστρέψτε στις προσαρμοσμένες προβολές για να δημιουργήσετε μια νέα προβολή.

Αποθήκευση της προβολής

Έχετε πλέον εμφανίσει τις γυναίκες στον πίνακά σας. Τώρα μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτή την προβολή. Κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη" και δώστε στην προβολή ένα αναγνωρίσιμο όνομα, όπως "Γυναίκες". Αυτό θα σας επιτρέψει να καλέσετε γρήγορα ξανά στο μέλλον τη συγκεκριμένη προβολή.

Δημιουργία πρόσθετης προβολής

Αφού αποθηκεύσετε την πρώτη προβολή, μπορείτε εύκολα να εναλλάσσεστε μεταξύ των προβολών δεδομένων. Αν θέλετε να εμφανίσετε ξανά τους άνδρες, κάντε το και μεταβείτε ξανά στις προσαρμοσμένες προβολές. Εδώ μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια νέα προβολή για τους άνδρες. Για παράδειγμα, ονομάστε την "Άνδρες" και αποθηκεύστε την.

Προσθήκη ρυθμίσεων φίλτρου

Εκτός από τις ήδη αποθηκευμένες προβολές, έχετε τη δυνατότητα να εφαρμόσετε συγκεκριμένα φίλτρα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να εμφανίσετε μόνο τις πωλήσεις για τον μήνα Δεκέμβριο. Ορίστε τους κανόνες φίλτρων σύμφωνα με τις ανάγκες σας και αποθηκεύστε αυτές τις ρυθμίσεις σε μια νέα προβολή με όνομα "Πωλήσεις Δεκεμβρίου".

Εμφάνιση όλων των δεδομένων

Συχνά χρειάζεστε μια πλήρη επισκόπηση. Επομένως, δημιουργήστε μια νέα προβολή στην οποία εμφανίζονται όλοι οι εργαζόμενοι. Αυτό σας δίνει την ευελιξία να βλέπετε τα πάντα με μια ματιά ανά πάσα στιγμή. Αποθηκεύστε αυτή την προβολή ως "Όλοι οι εργαζόμενοι", ώστε να έχετε γρήγορη πρόσβαση σε αυτήν.

Αποτελεσματική διαχείριση των προβολών

Οι προκαθορισμένες προβολές καθιστούν τη διαχείριση των δεδομένων σας πολύ εύκολη. Ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορείτε να επιλέξετε γρήγορα την επιθυμητή προβολή και να κάνετε αλλαγές. Είτε χρειάζεστε την προβολή για άνδρες, γυναίκες ή όλους τους υπαλλήλους, έχετε πλέον τον έλεγχο των δεδομένων σας.

Σύνοψη

Οι εξατομικευμένες προβολές στο Excel σας παρέχουν ένα ισχυρό εργαλείο για γρήγορη και εύκολη εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών ρυθμίσεων δεδομένων. Η απόκρυψη γραμμών και η εφαρμογή φίλτρων σας επιτρέπει να προσαρμόσετε την παρουσίαση των δεδομένων σας ακριβώς στις ανάγκες σας.