Τα μεταδεδομένα μπορεί να κρύβουν έναν κρυφό κίνδυνο στα αρχεία του Excel , ειδικά αν μοιράζεστε αρχεία ή αν προσθέτετε εμπιστευτικές πληροφορίες σε αυτά. Αυτές οι πληροφορίες δεν είναι πάντα άμεσα ορατές, αλλά μπορούν να διαρρεύσουν μέσω απλών ενεργειών. Εάν στόχος σας είναι να διασφαλίσετε ότι τα ευαίσθητα δεδομένα δεν θα διαρρεύσουν σε τρίτους, τότε είναι σημαντικό να κατανοήσετε τι είναι τα μεταδεδομένα και πώς μπορείτε να τα επεξεργαστείτε ή να τα αφαιρέσετε με ασφάλεια.
Βασικές γνώσεις
- Τα μεταδεδομένα είναι πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το αρχείο σας που συχνά περιέχουν προσωπικές ή εμπιστευτικές πληροφορίες.
- Υπάρχουν απλές μέθοδοι για την αφαίρεση προσωπικών δεδομένων από αρχεία Excel.
- Ο σωστός χειρισμός των μεταδεδομένων είναι ζωτικής σημασίας για την αποφυγή παραβιάσεων δεδομένων.
Οδηγός βήμα προς βήμα
Αρχικά, ας δούμε ένα άδειο φύλλο εργασίας του Excel. Αν έχετε ανοιχτό ένα άδειο υπολογιστικό φύλλο, μπορεί να φαίνεται ότι είναι δυσδιάκριτο, αλλά ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά.
Μπορείτε να δείτε τις ιδιότητες του αρχείου Excel κάνοντας δεξί κλικ στο εικονίδιο του αρχείου και επιλέγοντας "Ιδιότητες". Εκεί θα πρέπει να βρείτε μια ενότητα "Λεπτομέρειες" που περιέχει πολλές πληροφορίες. Συχνά θα βρείτε περιγραφικό κείμενο, ετικέτες και ακόμη και το όνομα του δημιουργού που δημιούργησε το αρχείο.
Θα πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στις ημερομηνίες τελευταίας αποθήκευσης και δημιουργίας. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να αποκαλύψουν εμπιστευτικές πληροφορίες που δεν θέλετε να βλέπουν οι άλλοι. Είναι εύκολο να ξεχνάτε ότι αυτές οι λεπτομέρειες μπορούν να παραμείνουν ορατές ακόμη και όταν ένα αρχείο κοινοποιείται.
Αν δώσετε ένα επεξεργασμένο αρχείο στο αφεντικό ή τον πελάτη σας, μπορεί να συμπεριληφθούν ενοχλητικές ή εμπιστευτικές πληροφορίες, όπως παλιά σχόλια ή στοιχεία προηγούμενου συγγραφέα. Για να αποφύγετε αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να τις αφαιρέσετε με ένα κλικ του ποντικιού.
Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε ξανά το αρχείο Excel. Μεταβείτε στο μενού "Αρχείο" και επιλέξτε "Ιδιότητες". Κάτω από τις διάφορες ενότητες, θα αναγνωρίσετε όχι μόνο τον τίτλο του αρχείου, αλλά και άλλα μεταδεδομένα που μπορεί να μην είχατε προσέξει.
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να αφαιρέσετε αποτελεσματικά τα μεταδεδομένα είναι να αναθεωρήσετε το αρχείο πριν το αποθηκεύσετε. Είτε αποθηκεύετε το αρχείο είτε το εξάγετε σε μια νέα μορφή, όπως το PDF, βεβαιωθείτε ότι δεν περιλαμβάνονται ευαίσθητες πληροφορίες.
Αν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο ως PDF, μεταβείτε στο "Αρχείο" και επιλέξτε "Αποθήκευση ως" και στη συνέχεια "PDF". Αυτό θα δημιουργήσει ένα νέο αρχείο που δεν θα περιέχει μεταδεδομένα από το αρχείο Excel, εάν εκτυπώσετε φυσικά το αρχείο.
Υπάρχει επίσης μια άλλη επιλογή για τον καθαρισμό των μεταδεδομένων πριν στείλετε ένα αρχείο. Κάτω από την αντίφαση "Έλεγχος βιβλίου εργασίας" στο μενού "Αρχείο", μπορείτε να εντοπίσετε και να αφαιρέσετε προσωποποιημένες πληροφορίες. Απλώς κάντε κλικ στην επιλογή "Έλεγχος εγγράφου" και το λογισμικό θα σας ενημερώσει για όλα τα υπάρχοντα μεταδεδομένα και θα σας δώσει τη δυνατότητα να τα αφαιρέσετε.
Μόλις αφαιρέσετε όλες τις πληροφορίες, θα πρέπει να αποθηκεύσετε ξανά το αρχείο. Εάν στη συνέχεια ελέγξετε ξανά τις ιδιότητες, θα διαπιστώσετε ότι όλες οι ευαίσθητες πληροφορίες έχουν εξαφανιστεί.
Αξίζει να σημειωθεί ότι η ημερομηνία δημιουργίας και η ημερομηνία τελευταίας πρόσβασης θα εξακολουθούν να υπάρχουν, καθώς οι πληροφορίες αυτές αποτελούν μέρος του αρχείου. Ωστόσο, αν θέλετε το αρχείο να είναι εντελώς ανώνυμο, δεν έχετε άλλη επιλογή από το να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο. Αντιγράψτε το περιεχόμενο σε ένα νέο έγγραφο.
Στη συνέχεια, αποθηκεύστε το νέο έγγραφο με διαφορετικό όνομα. Με τον τρόπο αυτό θα διασφαλιστεί ότι μόνο οι επιθυμητές πληροφορίες θα αποθηκευτούν στο νέο αρχείο.
Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα του συγγραφέα και τα δεδομένα δημιουργίας διαγράφονται επίσης σε αυτό το αρχείο, καθώς συνήθως αντιγράφονται.
Με αυτόν τον τρόπο, αποφεύγετε τα δίκτυα μεταδεδομένων που θα μπορούσαν να είναι ενοχλητικά, ειδικά σε επαγγελματικό πλαίσιο. Ένα παράδειγμα είναι οι φοιτητές που ανταλλάσσουν παλιό υλικό με νέα αρχεία χωρίς να προσαρμόζουν τα μεταδεδομένα.
Περίληψη
Πρέπει να είστε προσεκτικοί όταν ασχολείστε με τα μεταδεδομένα σε αρχεία του Office. Αν και τα μεταδεδομένα παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με τον δημιουργό και το ιστορικό ενός εγγράφου, μπορεί επίσης να περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα που δεν πρέπει να διαρρεύσουν. Η γνώση του τρόπου επεξεργασίας και αφαίρεσης αυτών των πληροφοριών είναι το κλειδί για την προστασία του εμπιστευτικού περιεχομένου και την αποφυγή δυσάρεστων καταστάσεων.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι τα μεταδεδομένα στο Excel;Τα μεταδεδομένα είναι πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με ένα αρχείο, όπως ο συγγραφέας, η ημερομηνία δημιουργίας και το ιστορικό επεξεργασίας.
Πώς μπορώ να αφαιρέσω τα μεταδεδομένα στο Excel;Μπορείτε να αφαιρέσετε τα μεταδεδομένα αναθεωρώντας το αρχείο και διαγράφοντας όλες τις προσωπικές πληροφορίες χρησιμοποιώντας την επιλογή "Αναθεώρηση βιβλίου εργασίας".
Γιατί είναι σημαντικά τα μεταδεδομένα;Τα μεταδεδομένα είναι σημαντικά επειδή περιέχουν πληροφορίες που θα μπορούσαν να πέσουν σε μη εξουσιοδοτημένα χέρια, ειδικά όταν τα αρχεία κοινοποιούνται.
Τι συμβαίνουν τα μεταδεδομένα όταν αποθηκεύω ένα αρχείο ως PDF;Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο ως PDF, τα μεταδεδομένα συνήθως δεν περιλαμβάνονται, εκτός εάν περιλαμβάνονται ειδικά στη διαδικασία εξαγωγής.
