Τα ελαττωματικά αρχεία Excel μπορεί να αποτελέσουν μια απροσδόκητη πρόκληση στην καθημερινή σας εργασία. Είτε πρόκειται για ξαφνική κατάρρευση του υπολογιστή, είτε για διακοπή ρεύματος είτε για ελλιπή αποθήκευση - όλες αυτές οι περιστάσεις μπορούν να οδηγήσουν στην απώλεια των δεδομένων σας στο Excel ή στην αδυναμία ανοίγματος του βιβλίου εργασίας. Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πώς να επιδιορθώνετε κατεστραμμένα αρχεία Excel για να ελαχιστοποιήσετε την απώλεια σημαντικών πληροφοριών.
Βασικά συμπεράσματα
- Τα κατεστραμμένα αρχεία Excel μπορεί να οφείλονται σε διάφορους παράγοντες.
- Το Excel προσφέρει ενσωματωμένες λειτουργίες για την επιδιόρθωση αρχείων.
- Το μέγεθος του αρχείου μπορεί να είναι ένας δείκτης βλάβης.
- Τα εξωτερικά εργαλεία μπορούν να παρέχουν πρόσθετη βοήθεια εάν οι ενσωματωμένες λειτουργίες δεν επαρκούν.
Οδηγός βήμα προς βήμα για την επισκευή κατεστραμμένων αρχείων Excel
Βήμα 1: Ανοίξτε το Excel και εντοπίστε το αρχείο
Εάν ένα αρχείο Excel δεν λειτουργεί πλέον, ανοίξτε πρώτα το πρόγραμμα. Στη συνέχεια, μπορείτε να μεταβείτε στο "Άνοιγμα" μέσω της λειτουργίας "Αρχείο". Αυτό σας επιτρέπει να επιλέξετε το κατεστραμμένο αρχείο.
Βήμα 2: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Άνοιγμα και επισκευή"
Επιλέξτε την επιλογή "Άνοιγμα και επιδιόρθωση" από το αναπτυσσόμενο μενού. Αυτή η λειτουργία επιτρέπει στο Excel να επιδιορθώσει το αρχείο ή τουλάχιστον να βελτιώσει την ενοχλητική κατάσταση.
Βήμα 3: Ξεκινήστε την επισκευή του αρχείου
Μόλις επιλέξετε την επιλογή, θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου. Αποφασίστε εδώ υπέρ της επιλογής "Επισκευή". Το Excel θα προσπαθήσει τώρα να αποκαταστήσει τα κατεστραμμένα τμήματα του βιβλίου εργασίας.
Βήμα 4: Έλεγχος των αποτελεσμάτων
Μόλις ολοκληρωθεί η επισκευή, ρίξτε μια ματιά στο αρχείο. Ελέγξτε ότι τα περιεχόμενα εμφανίζονται σωστά. Συχνά τμήματα του αρχείου επισκευάζονται ή απορρίπτονται.
Βήμα 5: Αποθήκευση του επισκευασμένου αρχείου
Εάν το αρχείο έχει αποκατασταθεί, θα πρέπει να το αποθηκεύσετε με ένα νέο όνομα για να διατηρήσετε χωριστά την άθικτη και την επισκευασμένη έκδοση.
Βήμα 6: Εξαγωγή δεδομένων εάν είναι απαραίτητο
Εάν η βασική επισκευή δεν ήταν επιτυχής, μπορείτε να προσπαθήσετε να εξαγάγετε τις τιμές. Μεταβείτε ξανά στο "Άνοιγμα και επισκευή" και επιλέξτε την επιλογή για εξαγωγή δεδομένων.
Βήμα 7: Προσαρμογή των ρυθμίσεων υπολογισμού
Ένα άλλο χρήσιμο εργαλείο για τη διάγνωση σφαλμάτων είναι η προσαρμογή των ρυθμίσεων υπολογισμού. Μετακινήστε τον υπολογισμό του βιβλίου εργασίας σε "χειροκίνητο" για να εντοπίσετε τυχόν προβληματικούς παράγοντες.
Βήμα 8: Αντιμετώπιση μη αποθηκευμένων αλλαγών
Εάν το Excel κλείσει λόγω ξαφνικής κατάρρευσης, το πρόγραμμα προσφέρει συνήθως τη δυνατότητα επαναφοράς της τελευταίας έκδοσης εργασίας. Φροντίστε να ελέγχετε τακτικά για τέτοιες επιλογές.
Βήμα 9: Ενεργοποίηση των επιλογών αυτόματης αποκατάστασης
Αν δεν το έχετε ήδη κάνει, ενεργοποιήστε τις επιλογές αυτόματης αποκατάστασης στις ρυθμίσεις του Excel. Αυτές σώζουν τακτικά την εργασία σας και έτσι μειώνουν τον κίνδυνο σημαντικής απώλειας δεδομένων.
Βήμα 10: Εξετάστε τη δομή του αρχείου
Για να εντοπίσετε βαθύτερα προβλήματα, μπορείτε να μετονομάσετε το αρχείο Excel και να το ανοίξετε ως αρχείο ZIP. Αυτό θα σας δώσει πρόσβαση στα αρχεία XML, τα οποία μπορεί να αποκαλύψουν ενδιαφέρουσες πληροφορίες σχετικά με τη δομή του βιβλίου εργασίας.
Βήμα 11: Χρήση εφαρμογών τρίτων ως έσχατη λύση
Εάν όλα αυτά τα μέτρα δεν αποδώσουν, υπάρχουν διάφορες εφαρμογές τρίτων που ειδικεύονται στην επισκευή αρχείων Excel. Αυτές μπορούν συχνά να παρέχουν χρήσιμες λύσεις.
Περίληψη
Γνωρίζετε τώρα πώς να επισκευάσετε χαλασμένα αρχεία Excel χρησιμοποιώντας τα ενσωματωμένα εργαλεία του Excel, προσαρμόζοντας τις ρυθμίσεις και εξετάζοντας ακόμη και εργαλεία εξωτερικού λογισμικού. Διατηρείτε πάντα ενημερωμένες τις ρυθμίσεις του Excel και εξασφαλίζετε τακτικά διαστήματα αποθήκευσης για να αποφύγετε μελλοντική απώλεια δεδομένων.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να καταλάβω αν ένα αρχείο Excel είναι κατεστραμμένο; Ένα μέγεθος αρχείου που είναι πολύ μεγαλύτερο ή μικρότερο σε σύγκριση με παρόμοια αρχεία μπορεί να αποτελεί ένδειξη διαφθοράς.
Τι συμβαίνει εάν το "Άνοιγμα και επισκευή" δεν λειτουργεί;Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα ή να εξετάσετε το ενδεχόμενο χρήσης ενός εργαλείου τρίτου μέρους για την επιδιόρθωσή τους.
Πόσο συχνά πρέπει να κάνω αυτόματη αποθήκευση;συνιστάται να ρυθμίζετε την αυτόματη αποθήκευση σε κάθε 10 λεπτά για να ελαχιστοποιήσετε την απώλεια δεδομένων.
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της χρήσης αρχείων zip για επισκευές του Excel;Η μετονομασία αρχείων Excel σε αρχεία zip επιτρέπει την πρόσβαση στη δομή του αρχείου και μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό σπασμένων τμημάτων.
