Με το Microsoft Excel, μπορείτε όχι μόνο να αποθηκεύετε και να αναλύετε δεδομένα, αλλά και να προσαρμόζετε εύκολα τη δομή των πινάκων σας. Μερικές φορές έχετε έναν καλά δομημένο πίνακα, αλλά η διάταξη των στηλών και των γραμμών δεν ταιριάζει στις ανάγκες σας. Σε αυτό το σημείο μπαίνει στο παιχνίδι η λειτουργία μετατόπισης - ένας γρήγορος και πρακτικός τρόπος για να αλλάξετε τα δεδομένα από οριζόντια σε κάθετα και αντίστροφα, χωρίς να χρειάζεται να αλλάξετε τα πάντα χειροκίνητα στη συνέχεια. Αυτός ο οδηγός σάς παρέχει μια βήμα προς βήμα επισκόπηση του τρόπου με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία μετατόπισης πιο αποτελεσματικά για να βελτιώσετε τη σαφήνεια των δεδομένων σας.
Βασικά συμπεράσματα
- Η λειτουργία μετατόπισης σας επιτρέπει να επανατοποθετείτε στήλες και γραμμές σε έναν πίνακα.
- Μπορείτε απλά να αντιγράψετε δεδομένα και να τα επικολλήσετε μετατοπισμένα στην επιθυμητή θέση.
- Με λίγα μόνο κλικ, μπορείτε να επιτύχετε μια ελκυστική και εύχρηστη δομή δεδομένων που διευκολύνει τη δουλειά σας.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Αρχικά, ρίξτε μια ματιά στον πίνακα που θέλετε να μετατοπίσετε. Για παράδειγμα, έχετε έναν πίνακα εργαζομένων που είναι ταξινομημένος με βάση τον κύκλο εργασιών και τους εργαζόμενους. Μπορεί η διάταξη αυτή να μην ανταποκρίνεται στις προσδοκίες σας και να προτιμάτε να εμφανίσετε τα δεδομένα με τέτοιο τρόπο ώστε οι εργαζόμενοι να παρατίθενται ο ένας κάτω από τον άλλο και οι μήνες να παρατίθενται ως στήλες.
Για να ξεκινήσετε, επιλέξτε την περιοχή του πίνακα που θέλετε να μετατοπίσετε. Σε αυτό το παράδειγμα, πρόκειται για τον πίνακα πωλήσεων για τους υπαλλήλους από τη Ρενέ στη Τζένιφερ. Έτσι, επιλέγετε την περιοχή που θέλετε να αντιστρέψετε.
Τώρα ήρθε η ώρα να αντιγράψετε τα δεδομένα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί "Αντιγραφή" κάτω από το στοιχείο μενού "Έναρξη". Αυτό το βήμα είναι απαραίτητο προκειμένου να επικολλήσετε τα δεδομένα αργότερα στην επιθυμητή θέση, αλλά με αντίστροφη σειρά.
Μετά την αντιγραφή, επιλέξτε τη νέα περιοχή στην οποία πρόκειται να εισαχθούν τα μεταφερόμενα δεδομένα. Να θυμάστε ότι οι γραμμές θα μετατοπιστούν σε πλάτος, γι' αυτό επιλέξτε αρκετό χώρο.
Τώρα έρχεται το κρίσιμο βήμα: Κάντε κλικ στο μικρό βέλος κάτω από την επιλογή "Επικόλληση" για να δείτε περαιτέρω επιλογές επικόλλησης. Εδώ θα βρείτε το ειδικό πεδίο που σας επιτρέπει να μεταθέσετε τα δεδομένα.
Μόλις κάνετε κλικ στην επιλογή μετατόπισης, θα δείτε αμέσως μια προεπισκόπηση του μετατοπισμένου πίνακα. Τώρα είναι ξεκάθαρο: τα δεδομένα εμφανίζονται αντίστροφα. Ο εργαζόμενος Markus έχει τώρα τα 600 του τον Ιανουάριο και τα 563 του τον Φεβρουάριο και η επισκόπηση έχει βελτιωθεί σημαντικά.
Με ένα απλό κλικ, αλλάξατε τη διάταξη του πίνακα, χωρίς περίπλοκους τύπους ή μορφοποίηση. Είναι τόσο απλό που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λειτουργία και για άλλους πίνακες εργαζομένων ή οποιαδήποτε άλλη δομή δεδομένων.
Αυτό το σύντομο μάθημα δείχνει ότι η συνάρτηση μετατόπισης όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά και βελτιώνει σημαντικά τη δομή των δεδομένων σας. Μερικές φορές είναι τα μικρά εργαλεία που έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στην αποδοτικότητά σας στο γραφείο. Σκεφτείτε πού μπορείτε να εφαρμόσετε αυτή την τεχνική στην καθημερινή σας εργασία ή σε άλλα έγγραφα του Excel.
Περίληψη
Η λειτουργία Transpose στο Excel είναι ένα απλό αλλά ισχυρό εργαλείο που σας επιτρέπει να αλλάζετε τη σειρά των δεδομένων γρήγορα και αποτελεσματικά. Με την αντιγραφή και την επικόλληση, μπορείτε να βελτιώσετε τη σαφήνεια των πινάκων σας και ταυτόχρονα να εξοικονομήσετε χρόνο. Αυτός ο οδηγός θα σας διδάξει πώς να αξιοποιείτε στο έπακρο τη λειτουργία μεταφοράς.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς λειτουργεί η λειτουργία μεταφοράς στο Excel;Η λειτουργία μεταφοράς σάς επιτρέπει να αλλάζετε γραμμές και στήλες αντιγράφοντας μια συγκεκριμένη περιοχή και επικολλώντας την μετατοπισμένη σε μια νέα θέση.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω τη συνάρτηση για μεγάλες ποσότητες δεδομένων;Ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση μεταφοράς σε μεγάλες ποσότητες δεδομένων. Ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι έχετε αφήσει αρκετό χώρο για τα μετατοπισμένα δεδομένα.
Αλλάζει η πηγή μετά τη μετατόπιση; Ναι, τα μετατοπισμένα δεδομένα εισάγονται ξεχωριστά στη νέα θέση. Ο αρχικός πίνακας παραμένει αμετάβλητος.
Λειτουργεί η λειτουργία μετατόπισης σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel;Ναι, η λειτουργία μετατόπισης είναι διαθέσιμη σε διάφορες εκδόσεις του Excel, τόσο σε νεότερες όσο και σε παλαιότερες.
