Η δημιουργία διαγραμμάτων Gantt στο Excel είναι μια πολύτιμη δεξιότητα διαχείρισης έργων. Αυτά τα διαγράμματα παρέχουν μια οπτική αναπαράσταση των χρονοδιαγραμμάτων του έργου και σας βοηθούν να παρακολουθείτε τις διάφορες δραστηριότητες και το χρονοδιάγραμμά τους. Είτε στη φάση του σχεδιασμού είτε για την παρακολούθηση της προόδου, ένα καλά σχεδιασμένο διάγραμμα Gantt μπορεί να κάνει τη διαφορά.
Βασικά συμπεράσματα
- Τα διαγράμματα Gantt παρέχουν μια απλή οπτική αναπαράσταση των διαδικασιών του έργου.
- Δείχνουν τη διάρκεια των δραστηριοτήτων με βάση το μήκος της ράβδου.
- Υπάρχουν δύο κοινές μέθοδοι για τη δημιουργία διαγραμμάτων Gantt στο Excel: χρησιμοποιώντας ένα στοιβαγμένο ραβδόγραμμα ή χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους.
Βήμα προς βήμα οδηγίες
Βήμα 1: Προετοιμάστε τα ακατέργαστα δεδομένα
Πριν ξεκινήσετε τη δημιουργία του διαγράμματος Gantt, είναι σημαντικό να προετοιμάσετε ανάλογα τα ακατέργαστα δεδομένα. Θα πρέπει να εισαγάγετε στο Excel τις χρονικές πληροφορίες για το έργο σας. Το περιβαλλοντικό έργο περιλαμβάνει μια φάση έναρξης, μια φάση υλοποίησης και μια φάση ολοκλήρωσης. Για παράδειγμα, οι ημερομηνίες θα μπορούσαν να διαρκέσουν από τον Αύγουστο έως τον Σεπτέμβριο του 2020.
Βήμα 2: Επιλέξτε τον τύπο διαγράμματος
Τώρα ήρθε η ώρα να επιλέξετε το κατάλληλο διάγραμμα για το διάγραμμα Gantt. Ανοίξτε τις επιλογές διαγραμμάτων στο Excel και επιλέξτε το ραβδόγραμμα 2D. Αυτό αποτελεί τη βάση του διαγράμματός σας Gantt.
Βήμα 3: Προσθέστε σειρές δεδομένων
Τώρα προσθέτουμε τις σειρές δεδομένων που είναι απαραίτητες για το διάγραμμα Gantt. Επιλέξτε τα κατάλληλα δεδομένα για τις φάσεις έναρξης και προσθέστε μια δεύτερη σειρά για τη διάρκεια των δραστηριοτήτων. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει σωστά τον κατακόρυφο άξονα για τις ετικέτες.
Βήμα 4: Μορφοποιήστε τον άξονα
Για να προσαρμόσετε περαιτέρω το διάγραμμα, αλλάξτε τη σειρά των αξόνων. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στη μορφοποίηση των αξόνων και επιλέξτε την επιλογή να εμφανίζεται ο κάθετος άξονας με αντίστροφη σειρά. Αυτή η μορφή εμφάνισης δίνει στο διάγραμμα Gantt σας μια καλύτερη επισκόπηση.
Βήμα 5: Πραγματοποιήστε προσαρμογές των αξόνων
Αλλάξτε τον οριζόντιο άξονα ρυθμίζοντας τον κοντινό άξονα σε υψηλό. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε την απόσταση μεταξύ των ράβδων σε 0%. Αυτό βελτιώνει την αναγνωσιμότητα του διαγράμματος και δημιουργεί έναν πιο ευάερο σχεδιασμό.
Βήμα 6: Προσαρμόστε τα χρώματα των ράβδων
Μια ακόμη προσαρμογή: Αφαιρέστε τη συμπλήρωση της πρώτης σειράς δεδομένων, ώστε να εμφανίζεται γραφικά μόνο η διάρκεια των δραστηριοτήτων. Αυτό που απομένει είναι η αναπαράσταση των πράσινων ράβδων που δείχνουν ενεργά τις επιμέρους φάσεις του έργου.
Βήμα 7: Προσθήκη τίτλου διαγράμματος
Τώρα ήρθε η ώρα να δώσετε στο διάγραμμα έναν τίτλο. Προσθέστε έναν τίτλο διαγράμματος, όπως "Διάγραμμα Gantt 1", για να διευκολύνετε την αναγνώρισή του.
Βήμα 8: Χρήση μορφοποίησης υπό όρους
Για τη δεύτερη μέθοδο δημιουργίας ενός διαγράμματος Gantt στο Excel, θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε μορφοποίηση υπό όρους. Ξεκινάμε με τα ακατέργαστα δεδομένα, τα οποία κυμαίνονται από την 1η Ιανουαρίου έως τις 20 Φεβρουαρίου 2020. Μορφοποιήστε τις στήλες ομοιόμορφα και βεβαιωθείτε ότι το κείμενο είναι ευανάγνωστο.
Βήμα 9: Δημιουργήστε έναν νέο κανόνα για τη μορφοποίηση υπό όρους
Για να δημιουργήσετε το διάγραμμα Gantt με χρήση μορφοποίησης υπό όρους, μεταβείτε στις επιλογές μορφοποίησης υπό όρους και προσθέστε έναν νέο κανόνα. Εδώ ορίζετε έναν τύπο για να καθορίσετε τα κελιά που θα μορφοποιηθούν.
Βήμα 10: Εισάγετε και επιβεβαιώστε τον τύπο
Εισάγετε τώρα τον τύπο που μορφοποιεί τα κελιά σύμφωνα με τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Είναι σημαντικό να δώσετε προσοχή στη σταθερή αναφορά, ώστε να εφαρμοστεί σωστά η μορφοποίηση. Επιλέξτε ένα ελκυστικό χρώμα γεμίσματος για να υποδείξετε τη διάρκεια των δραστηριοτήτων.
Βήμα 11: Ελέγξτε το τελικό αποτέλεσμα
Αφού ορίσετε τους κανόνες μορφοποίησης, ελέγξτε το διάγραμμα Gantt. Βεβαιωθείτε ότι οι χρονικές ακολουθίες είναι σαφώς αναγνωρίσιμες και ότι η παρουσίαση παραμένει σαφής.
Συνοπτική παρουσίαση
Σε αυτόν τον οδηγό, μάθατε πώς να δημιουργείτε ένα διάγραμμα Gantt στο Excel. Είτε χρησιμοποιείτε ένα στοιβαγμένο ραβδόγραμμα είτε τη μορφοποίηση υπό όρους, και οι δύο μέθοδοι σας επιτρέπουν να απεικονίσετε αποτελεσματικά τα χρονοδιαγράμματα έργων.
