Χρήση της λειτουργίας κάμερας στο Excel - οδηγίες για αναφορές

Η λειτουργία της κάμερας στο Excel είναι ένα συχνά παραγνωρισμένο αλλά ισχυρό εργαλείο που σας βοηθά να οπτικοποιήσετε πληροφορίες και να κάνετε τις αναφορές πιο ελκυστικές. Αυτός ο οδηγός θα σας δείξει πώς να χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά τη λειτουργία της κάμερας στα βιβλία εργασίας του Excel για να οπτικοποιείτε δεδομένα γρήγορα και εύκολα. Από τη δημιουργία γραφικών μέχρι την εισαγωγή τους σε αναφορές - οι δυνατότητες είναι απεριόριστες.

Βασικά συμπεράσματα

• Η λειτουργία κάμερας καθιστά δυνατή την εισαγωγή στιγμιότυπων οθόνης από περιοχές κελιών ως γραφικά σε αναφορές.
• Η κάμερα μπορεί να ενεργοποιηθεί μέσω της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
• Οι εικόνες που λαμβάνονται είναι δυναμικές και ενημερώνονται αυτόματα όταν γίνονται αλλαγές στα δεδομένα προέλευσης.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Ξεκινήστε ανοίγοντας το αρχείο sales list.xlsx. Αρχικά, δημιουργήστε ένα μικρό γραφικό SmartArt από τις διάφορες πωλήσεις. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην περιοχή του αρχείου όπου βρίσκονται τα δεδομένα των πωλήσεών σας.

Για να δημιουργήσετε ένα γράφημα, επιλέξτε ένα κατάλληλο γράφημα, για παράδειγμα ένα ραβδόγραμμα. Μετά από μια μικρή προσαρμογή, θα λάβετε το διάγραμμα των πωλήσεών σας, το οποίο μπορείτε να ονομάσετε ανάλογα.

Τώρα μεταβείτε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και αναζητήστε τη λειτουργία της κάμερας. Κάντε κλικ στην επιλογή "Όλες οι εντολές". Επιλέξτε την κάμερα εκεί και προσθέστε την στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Μπορείτε τώρα να χρησιμοποιήσετε την κάμερα για να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα με την ονομασία "Πίνακας έκθεσης". Σε αυτόν τον πίνακα, μπορείτε να καταγράψετε διάφορες πωλήσεις, όπως πωλήσεις εργαζομένων ή πωλήσεις προϊόντων, και να εργαστείτε με την κάμερα.

Για να χρησιμοποιήσετε την κάμερα, επιλέξτε την επιθυμητή περιοχή. Κάντε κλικ στο σύμβολο της κάμερας για να προετοιμάσετε αυτή την περιοχή ως στιγμιότυπο οθόνης.

Ο δρομέας σας αλλάζει σε σταυρό. Κάντε κλικ στο σημείο του πίνακα της έκθεσής σας όπου θέλετε να εισαγάγετε το στιγμιότυπο οθόνης. Εάν το στιγμιότυπο οθόνης βρίσκεται στην επιθυμητή θέση, ενδέχεται να χρειαστούν μερικά δευτερόλεπτα μέχρι να εμφανιστεί.

Εάν εμφανιστεί μήνυμα σφάλματος με το πρόχειρο, αυτό είναι ένα γνωστό πρόβλημα που μπορεί να εμφανιστεί στο Excel 2019. Παρ' όλα αυτά, το στιγμιότυπο οθόνης θα πρέπει τώρα να εμφανίζεται σωστά στο φύλλο εργασίας σας.

Εάν επιθυμείτε, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε τον κύκλο εργασιών του προϊόντος στον πίνακα της έκθεσής σας. Εξατομικεύστε τα χρώματα των διαγραμμάτων για να επιτύχετε πιο ελκυστικές διατάξεις.

Μόλις ολοκληρώσετε την προσαρμογή των χρωμάτων, μπορείτε να εισαγάγετε το διάγραμμα επιλέγοντας ξανά το εικονίδιο της κάμερας και επιστρέφοντας στην έκθεση. Το γράφημα μπορεί πλέον να επεξεργαστεί όπως κάθε άλλο γράφημα.

Κάντε κλικ και σύρετε το εισαγόμενο γραφικό για να το τοποθετήσετε στο σημείο που θέλετε. Μπορεί επίσης να περιστραφεί ή να αλλάξει το μέγεθός του.

Εάν θέλετε να εισαγάγετε γραφικά από ένα αρχικό διάγραμμα, σημειώστε ότι η λειτουργία της κάμερας λειτουργεί μόνο σε επίπεδο κελιών. Η προσωρινή εικόνα της κάμερας δεν λειτουργεί σε γραφικά όπως τα διαγράμματα.

Αυτό σημαίνει ότι αν χρειαστεί να κάνετε προσαρμογές, θα πρέπει να μετακινήσετε τα κελιά. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να επιλέξετε ένα συγκεκριμένο κελί και να τραβήξετε ένα στιγμιότυπο οθόνης χρησιμοποιώντας το εικονίδιο της κάμερας.

Τώρα μπορείτε να εργαστείτε με τα συνδεδεμένα δεδομένα. Εάν τα δεδομένα σας αλλάξουν, το στιγμιότυπο οθόνης ενημερώνεται αυτόματα.

Αν θέλετε δυναμικές προσαρμογές στην έκθεση, καλό είναι να μάθετε μερικά κόλπα για τη χρήση του εικονιδίου της κάμερας.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε τις περιοχές που θέλετε να αποθηκεύσετε. Αυτό λειτουργεί με τη χρήση απλών τύπων του Excel και σας βοηθάει να διατηρείτε μια επισκόπηση.

Υπάρχει επίσης μια στατική επιλογή, ώστε να μπορείτε να αποθηκεύσετε τις εικόνες και τα διαγράμματα που έχετε δημιουργήσει. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν χρειάζεστε μια σταθερή προβολή των δεδομένων σας.

Εάν θέλετε να εκτυπώσετε τις αναφορές, θα πρέπει να προσαρμόσετε τη διάταξη εκτύπωσης ώστε να διασφαλίσετε ότι όλα είναι ευανάγνωστα.

Αυτή ήταν μια εισαγωγή στη χρήση της λειτουργίας της κάμερας στο Excel για τη δημιουργία των εκθέσεών σας. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή σχόλια, ενημερώστε με. Στο επόμενο βίντεο θα σας παρουσιάσω περισσότερες χρήσιμες συμβουλές του Excel.

Περίληψη

Με τη λειτουργία κάμερας στο Excel, μπορείτε να εισάγετε περιοχές κελιών απευθείας στις εκθέσεις σας και να τις κάνετε ελκυστικές. Δημιουργώντας οπτικές αναπαραστάσεις των δεδομένων σας, μπορείτε να δημιουργήσετε εκθέσεις που είναι τόσο κατατοπιστικές όσο και οπτικά ελκυστικές.