Εάν χρειάζεται να εκτυπώνετε τακτικά φακέλους, είτε για προσωπικές προσκλήσεις είτε για επαγγελματική αλληλογραφία, θέλετε να κάνετε αυτή τη διαδικασία όσο το δυνατόν πιο απλή και αποτελεσματική. Αντί να διαμορφώνετε χειροκίνητα κάθε φάκελο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word για να δημιουργήσετε αυτόματα πολλαπλούς φακέλους με διαφορετικούς παραλήπτες. Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πώς να εκτυπώνετε φακέλους και να τους προετοιμάζετε για αποστολή.
Βασικά συμπεράσματα
- Η συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word σας επιτρέπει να δημιουργείτε αυτόματα πολλαπλούς φακέλους.
- Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα παραληπτών από ένα φύλλο Excel για να διευκολύνετε την εκτύπωση.
- Το Word προσφέρει διάφορες λειτουργίες για την προσαρμογή της μορφοποίησης των διευθύνσεων.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Ανοίξτε πρώτα ένα κενό έγγραφο του Word και μεταβείτε στην καρτέλα "Αλληλογραφία". Εδώ θα βρείτε το στοιχείο μενού "Φάκελοι".
Κάντε κλικ στο "Φάκελοι" για να ανοίξει το παράθυρο για τους φακέλους και τις ετικέτες. Σε αυτό το παράθυρο, μπορείτε να εισαγάγετε τη διεύθυνση αποστολέα και τη διεύθυνση παραλήπτη. Αυτό το παράδειγμα δείχνει πώς να ρυθμίσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας για πολλούς παραλήπτες.
Θέλετε να εκτυπώσετε πολλούς φακέλους ταυτόχρονα. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στις επιλογές και επιλέξτε την κατάλληλη μορφή φακέλου. Η μορφή "DL" έχει οριστεί από προεπιλογή. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε διαφορετική μορφή, μπορείτε να τη ρυθμίσετε εδώ.
Ένα σημαντικό πράγμα που πρέπει να σημειώσετε είναι η επιλογή εκτύπωσης. Ανάλογα με το μοντέλο του εκτυπωτή σας, ο τρόπος τροφοδοσίας των φακέλων ενδέχεται να διαφέρει. Συνιστάται να χρησιμοποιήσετε ένα απλό φύλλο A4 ως πρότυπο πριν από μια δοκιμαστική εκτύπωση για να δείτε πώς τροφοδοτείται.
Εάν όλα είναι εντάξει, κάντε κλικ στο "OK" για να προσθέσετε το φάκελο στο έγγραφό σας. Έτσι θα έχετε ένα έγγραφο με τη διεύθυνση του αποστολέα και το χώρο για τη διεύθυνση του παραλήπτη.
Τώρα ήρθε η ώρα να εισαγάγετε τα δεδομένα για τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Θα πρέπει να έχετε ήδη ετοιμάσει ένα αρχείο Excel με μια λίστα παραληπτών. Το αρχείο αυτό θα πρέπει να περιέχει τις αντίστοιχες στήλες για το όνομα, το επώνυμο, τη διεύθυνση κ.λπ.
Κλείστε το φύλλο Excel και επιστρέψτε στο Word. Επιλέξτε "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας" και στη συνέχεια "Φάκελοι". Το Word θα σας ρωτήσει ποιον φάκελο θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Επιλέξτε τον φάκελο που χρειάζεστε.
Αφού κάνετε κλικ στο "OK", ο φάκελος θα εμφανιστεί στην οθόνη σας. Κάτω από την καρτέλα "Αποστολές", θα βρείτε τώρα και τη δυνατότητα επιλογής παραληπτών.
Εδώ μπορείτε είτε να δημιουργήσετε μια νέα λίστα είτε να επιλέξετε το φύλλο του Excel. Επιλέξτε το αρχείο Excel και επιβεβαιώστε τον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Όλοι οι παραλήπτες είναι πλέον διαθέσιμοι στο έγγραφό σας. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τη λίστα παραληπτών για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα απαιτούμενα δεδομένα είναι σωστά. Το Word σας επιτρέπει επίσης να φιλτράρετε τη λίστα ή να αφαιρέσετε τα αντίγραφα.
Τώρα μπορείτε να ορίσετε τα μπλοκ διευθύνσεων για τους φακέλους. Κάντε κλικ στο "Μπλοκ διευθύνσεων" για να προσαρμόσετε τα στοιχεία διεύθυνσης που θα πρέπει να εμφανίζονται σε κάθε φάκελο.
Εάν έχετε συγκεκριμένες απαιτήσεις μορφοποίησης, όπως ο προσδιορισμός μόνο της χώρας για διεθνείς αποστολές, μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε αυτές τις ρυθμίσεις.
Μόλις ρυθμίσετε τα πάντα, θα δείτε πώς θα εμφανίζεται ο φάκελος στο παράθυρο προεπισκόπησης. Αν θέλετε να κάνετε αλλαγές, μπορείτε εύκολα να προσαρμόσετε τη θέση των διευθύνσεων.
Μπορείτε να δημιουργήσετε το αρχείο εκτύπωσης κάνοντας κλικ στην επιλογή "Ολοκλήρωση και συγχώνευση". Έχετε επίσης τη δυνατότητα να στείλετε τους φακέλους σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή να τους μεταφέρετε σε ένα νέο έγγραφο.
Τώρα θα δείτε ότι το Word έχει δημιουργήσει κάθε ξεχωριστό φάκελο. Μπορείτε τώρα να τους στείλετε στον εκτυπωτή σας ή να τους διαγράψετε, εάν απαιτείται.
Συνοψίζοντας, αυτά τα βήματα σας έμαθαν πώς να εκτυπώνετε αποτελεσματικά φακέλους για πολλούς παραλήπτες χρησιμοποιώντας τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word.
Περίληψη
Με τα βήματα που περιγράφηκαν παραπάνω, είστε πλέον καλά εξοπλισμένοι για να δημιουργείτε φακέλους στο Word και να τους προετοιμάζετε απευθείας για αποστολή. Μπορείτε εύκολα να εργαστείτε με μεγάλο όγκο δεδομένων και να εκτυπώσετε πολυάριθμους εξατομικευμένους φακέλους σε ελάχιστο χρόνο.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιες μορφές μπορώ να επιλέξω κατά την εκτύπωση φακέλων στο Word;Οι τυπικές μορφές φακέλων είναι DL, C5, C6 και άλλες κοινές μορφές.
Πώς μπορώ να προσαρμόσω τη λίστα παραληπτών για τη συγχώνευση αλληλογραφίας; Μπορείτε να επεξεργαστείτε τη λίστα στο Excel για να διασφαλίσετε ότι όλα τα σχετικά δεδομένα είναι σωστά.
Τι πρέπει να κάνετε εάν οι διευθύνσεις δεν εμφανίζονται σωστά;Βεβαιωθείτε ότι οι στήλες στο φύλλο Excel έχουν ονομαστεί σωστά και ότι τα μπλοκ διευθύνσεων έχουν ρυθμιστεί σωστά στο Word.
Μπορώ να επεξεργαστώ τους φακέλους μετά τη συγχώνευση αλληλογραφίας; Ναι, μπορείτε να προσαρμόσετε τους παραγόμενους φακέλους στο νέο έγγραφο πριν τους εκτυπώσετε.
Μπορώ να στείλω τους φακέλους σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο;Ναι, μπορείτε επίσης να στείλετε τους φακέλους απευθείας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εφόσον κάνετε τις κατάλληλες ρυθμίσεις στο Word.
