Η συνεργασία σε έγγραφα κειμένου μπορεί μερικές φορές να αποτελεί πρόκληση, ειδικά όταν πολλά άτομα εργάζονται πάνω σε αυτά ταυτόχρονα ή το ένα μετά το άλλο. Ωστόσο, οι λειτουργίες παρακολούθησης στο Microsoft Word καθιστούν τη διαδικασία πολύ πιο αποτελεσματική. Μπορείτε να κάνετε αλλαγές που στη συνέχεια είναι ορατές σε όλους τους εμπλεκόμενους. Αυτός ο οδηγός σας δείχνει πώς να χρησιμοποιείτε τις λειτουργίες παρακολούθησης στο Word για να διαχειρίζεστε εύκολα τις αναθεωρήσεις.
Βασικά συμπεράσματα
- Οι αλλαγές στο Word μπορούν να παρακολουθούνται σε πραγματικό χρόνο.
- Μπορείτε να αποδέχεστε ή να απορρίπτετε τις αλλαγές, ώστε όλες οι επεξεργασίες να παραμένουν ανιχνεύσιμες.
- Η χρήση σχολίων διευκολύνει την επικοινωνία μεταξύ των συγγραφέων.
Ενεργοποίηση της παρακολούθησης των αλλαγών στο Word
Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία παρακολούθησης, πρέπει πρώτα να την ενεργοποιήσετε. Αυτό γίνεται στην καρτέλα "Αναθεώρηση".
Κάντε κλικ στο κουμπί "Παρακολούθηση". Έχετε επίσης τη δυνατότητα να μπλοκάρετε την παρακολούθηση για ολόκληρο το έγγραφο, ώστε να μην μπορούν να γίνουν περαιτέρω αλλαγές χωρίς παρακολούθηση.
Σημείωση: Εάν η παρακολούθηση είναι ενεργοποιημένη, όλες οι αλλαγές που πραγματοποιείτε θα επισημαίνονται με διαφορετικό χρώμα, ώστε να αναγνωρίζονται εύκολα.
Πραγματοποίηση αλλαγών στο κείμενο
Τώρα μπορείτε να αρχίσετε να κάνετε αλλαγές στο έγγραφο. Για παράδειγμα, να διαγράψετε αποσπάσματα κειμένου ή να εισαγάγετε νέα. Τα πάντα τεκμηριώνονται αυτόματα.
Εάν αλλάξετε μια λέξη ή μια γραμμή κειμένου, το συγκεκριμένο χωρίο επισημαίνεται με κόκκινο χρώμα και διαγράφεται, ενώ εμφανίζεται η νέα καταχώρηση.
Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για να διασφαλίσετε ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι έχουν μια γενική εικόνα των αλλαγών που έγιναν.
Αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών
Αφού πραγματοποιήσετε τις αλλαγές σας, ο διορθωτής ή ο δημιουργός του εγγράφου μπορεί να αποφασίσει αν θα αποδεχτεί ή όχι αυτές τις αλλαγές.
Για να αποδεχτείτε μια αλλαγή, απλά κάντε κλικ στο κουμπί "Αποδοχή". Εάν μια αλλαγή δεν είναι επιθυμητή, μπορείτε ανά πάσα στιγμή να κάνετε κλικ στην επιλογή "Απόρριψη" για να επαναφέρετε το αρχικό απόσπασμα κειμένου.
Η επιλογή αυτή εξασφαλίζει μια βολική και σαφή εικόνα για το ποιες αλλαγές έχουν εγκριθεί ή απορριφθεί.
Χρήση σχολίων αναθεώρησης
Ένα άλλο χρήσιμο χαρακτηριστικό είναι η λειτουργία σχολίων. Μπορείτε να επισημάνετε αποσπάσματα κειμένου και να προσθέσετε ένα σχόλιο, γεγονός που διευκολύνει πολύ την επικοινωνία μεταξύ των χρηστών.
Απλώς κάντε κλικ στην επιθυμητή θέση στο έγγραφο για να προσθέσετε ένα σχόλιο. Ο άλλος συντάκτης μπορεί στη συνέχεια να απαντήσει απευθείας σε αυτό το σχόλιο και να κάνει διευκρινιστικές ερωτήσεις.
Για να δείτε την πλήρη εικόνα των αλλαγών που έγιναν, μπορείτε να προσαρμόσετε την προβολή ώστε να εμφανίζονται όλες οι αλλαγές ή μόνο τα σχόλια.
Εμφάνιση και διαχείριση αλλαγών και σχολίων
Στην περιοχή αναθεώρησης, μπορείτε να προβάλλετε όλες τις αλλαγές και τα σχόλια σε μια συμπαγή λίστα. Αυτό σας δίνει μια επισκόπηση του τι έχει αλλάξει και ποια σχόλια είναι ακόμα ανοιχτά.
Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε την προβολή ανάλογα με τις ανάγκες σας, για παράδειγμα εμφανίζοντας τη λίστα οριζόντια ή κάθετα.
Αυτή η ευελιξία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για να έχετε μια γρήγορη επισκόπηση της κατάστασης του εγγράφου.
Επιστροφή του εγγράφου και τελική επισκόπηση
Μετά την επεξεργασία, μπορείτε να στείλετε το έγγραφο πίσω. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να ελέγξετε ξανά τις τελευταίες αλλαγές πριν από την οριστικοποίηση του εγγράφου.
Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Αποδοχή ή Απόρριψη για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι αλλαγές ανταποκρίνονται στις προσδοκίες σας.
Για παράδειγμα, αν απορρίψετε μια συγκεκριμένη αλλαγή, αυτή θα ακυρωθεί αμέσως και θα διατηρηθεί η αρχική λέξη.
Περίληψη
Οι λειτουργίες παρακολούθησης και σχολιασμού στο Microsoft Word είναι εξαιρετικά χρήσιμες όταν πολλά άτομα εργάζονται σε ένα έγγραφο. Μπορείτε να παρακολουθείτε τις αλλαγές ανά πάσα στιγμή και να λαμβάνετε αποφάσεις που επηρεάζουν το έγγραφο. Η διαφανής επικοινωνία και η σαφής τεκμηρίωση των αλλαγών καθιστούν τη μεταγενέστερη επεξεργασία ευκολότερη και αποτελεσματικότερη.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι η παρακολούθηση αλλαγών στο Word;Η παρακολούθηση αλλαγών καθιστά δυνατή την επεξεργασία κειμένων ενώ όλες οι αλλαγές είναι ορατές.
Πώς ενεργοποιώ την παρακολούθηση στο Word;Η παρακολούθηση ενεργοποιείται στην καρτέλα "Αναθεώρηση".
Μπορώ να αναιρέσω τις αλλαγές;Ναι, μπορείτε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε τις αλλαγές.
Τι είναι τα σχόλια στο Word;Τα σχόλια είναι σημειώσεις που μπορείτε να προσθέσετε σε ορισμένα αποσπάσματα κειμένου για να δώσετε ανατροφοδότηση ή να κάνετε ερωτήσεις.
Πώς εμφανίζονται οι αλλαγές στο κείμενο;Οι αλλαγές επισημαίνονται με διαφορετικό χρώμα και το αρχικό κείμενο διαγράφεται.
