Σύγκριση εγγράφων στο Word - οδηγίες

Εάν εργάζεστε με έγγραφα του Word, συχνά θα χρειαστεί να συγκρίνετε διαφορετικές εκδόσεις ενός εγγράφου. Είτε για να ελέγξετε τις διορθώσεις είτε για να παρακολουθήσετε τις αλλαγές που έχουν γίνει από διαφορετικά άτομα. Αυτό το σεμινάριο θα σας δείξει βήμα προς βήμα πώς να συγκρίνετε αποτελεσματικά δύο έγγραφα του Word προκειμένου να εντοπίσετε γρήγορα όλες τις διαφορές. Θα αξιοποιήσετε στο έπακρο τη λειτουργία Σύγκριση στο Word και θα ανακαλύψετε διάφορες επιλογές προσαρμογής. Ας ξεκινήσουμε!

Βασικές γνώσεις

• Μπορείτε να αναγνωρίζετε γρήγορα και εύκολα τις διαφορές μεταξύ δύο εγγράφων του Word.
• Η λειτουργία σύγκρισης σας επιτρέπει να φιλτράρετε για συγκεκριμένους τύπους αλλαγών (π.χ. κείμενο, πίνακες).
• Οι αλλαγές μπορούν να γίνουν αποδεκτές ή να απορριφθούν απευθείας στο έγγραφο.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Για να συγκρίνετε έγγραφα στο Word, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Προετοιμάστε τα έγγραφα

Αρχικά, πρέπει να δημιουργήσετε ή να επιλέξετε δύο έγγραφα του Word προς σύγκριση. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια αρχική έκδοση (έγγραφο 1) και μια αναθεωρημένη έκδοση (έγγραφο 2). Ξεκινήστε δημιουργώντας δύο έγγραφα με διαφορετικό περιεχόμενο, για παράδειγμα αναθεωρώντας ένα τμήμα κειμένου από το πρώτο έγγραφο και αποθηκεύοντάς το στο δεύτερο.

Πρόσβαση στη λειτουργία σύγκρισης

Ανοίξτε το μενού "Αναθεώρηση" στο Word. Εκεί θα βρείτε την επιλογή "Σύγκριση". Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να ξεκινήσετε τη διαδικασία σύγκρισης.

Επιλέξτε τα σχετικά έγγραφα

Στο επόμενο βήμα, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τα δύο έγγραφα που θέλετε να συγκρίνετε. Επιλέξτε πρώτα το αρχικό έγγραφο (έγγραφο 1) και στη συνέχεια το αναθεωρημένο έγγραφο (έγγραφο 2). Εδώ μπορείτε επίσης να αποφασίσετε αν θέλετε να επισημάνετε τις αλλαγές με ένα συγκεκριμένο όνομα.

Προσαρμογή των ρυθμίσεων σύγκρισης

Μπορείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις σύγκρισης για να ορίσετε το επίπεδο στο οποίο θα πρέπει να πραγματοποιείται η σύγκριση. Έχετε τις επιλογές να συγκρίνετε κεφαλίδες, υποσέλιδα και πίνακες. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε αν η σύγκριση θα πρέπει να πραγματοποιείται σε επίπεδο χαρακτήρων ή λέξεων.

Εκτέλεση της σύγκρισης

Αφού κάνετε την επιλογή σας, κάντε κλικ στο "OK". Το Word δημιουργεί τώρα ένα νέο έγγραφο στο οποίο επισημαίνονται όλες οι διαφορές μεταξύ των δύο εκδόσεων. Οι αλλαγές επισημαίνονται με σαφήνεια, ώστε να μπορείτε να αναγνωρίσετε αμέσως τι έχει αφαιρεθεί ή προστεθεί.

Έλεγχος και αποδοχή των αλλαγών

Μπορείτε τώρα να δείτε τις αλλαγές που κάνατε στο νέο έγγραφο. Το Word θα σας εμφανίσει τις διαγραφές και τις αλλαγές. Εδώ έχετε τη δυνατότητα να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε αυτές τις αλλαγές.

Αποθήκευση της τελικής έκδοσης

Αφού αποδεχτείτε ή απορρίψετε τις επιθυμητές αλλαγές, μπορείτε να αποθηκεύσετε την τελική έκδοση του εγγράφου. Αυτό γίνεται είτε αποθηκεύοντας το νέο έγγραφο είτε δημιουργώντας ένα νέο αρχείο που περιέχει τις αποδεκτές αλλαγές.

Συγχώνευση εγγράφων

Εάν εργάζεστε με μεγαλύτερα έγγραφα που έχουν επεξεργαστεί από διαφορετικούς συγγραφείς, το Word προσφέρει τη δυνατότητα συγχώνευσης πολλών εγγράφων. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ολοκληρωμένο έγγραφο από διαφορετικές πηγές.

Σύγκριση παράλληλων εγγράφων

Τέλος, μπορείτε επίσης να εμφανίσετε τα δύο έγγραφα δίπλα-δίπλα. Αυτή είναι μια καλή επιλογή για γρήγορη πλοήγηση μεταξύ των αρχικών εκδόσεων και της αναθεωρημένης έκδοσης. Αυτό σας επιτρέπει να παρακολουθείτε όλες τις αλλαγές.

Περίληψη

Σε αυτόν τον οδηγό, μάθατε πώς να συγκρίνετε δύο έγγραφα του Word εύκολα και αποτελεσματικά. Με τη λειτουργία σύγκρισης στο Word, είστε σε θέση να εντοπίζετε και να διαχειρίζεστε γρήγορα τις αλλαγές. Το πρόγραμμα προσφέρει επίσης πολλές χρήσιμες επιλογές προσαρμογής για να προσαρμόσετε τη σύγκριση στις ανάγκες σας. Χρησιμοποιήστε αυτή τη λειτουργία για να δώσετε σαφήνεια στα έγγραφά σας και να διαχειριστείτε αποτελεσματικά όλες τις σχετικές προσαρμογές.