Μάθετε πώς να προστατεύετε έγγραφα στο Word

Η επεξεργασία εγγράφων μπορεί να είναι δίκοπο μαχαίρι σε πολλές περιπτώσεις. Ειδικά αν έχετε εμπιστευτικές πληροφορίες σε ένα έγγραφο του Word , πιθανόν να θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν έχουν τροποποιηθεί ακούσια. Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πώς να προστατεύετε αποτελεσματικά ένα έγγραφο του Word. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν στέλνετε ένα έγγραφο σε κάποιον και δεν θέλετε να γίνουν αλλαγές, ενώ το αρχικό περιεχόμενο παραμένει ανέπαφο. Ας μπούμε κατευθείαν στα βήματα.

Βασικά συμπεράσματα

• Μπορείτε να περιορίσετε την επεξεργασία ενός εγγράφου του Word μέσω διαφόρων επιλογών.
• Ένας κωδικός πρόσβασης μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να αποκλείσετε την πρόσβαση στις αλλαγές.
• Μπορούν να γίνουν εξαιρέσεις για συγκεκριμένους χρήστες.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Βήμα 1: Ανοίξτε το μενού "Αναθεώρηση".

Για να προστατεύσετε ένα έγγραφο του Word από ανεπιθύμητες αλλαγές, πρέπει πρώτα να ανοίξετε το μενού "Αναθεώρηση". Αυτό είναι το πρώτο βήμα για την ενεργοποίηση των περιορισμών επεξεργασίας. Μπορείτε να βρείτε το μενού στην επάνω γραμμή του Word.

Βήμα 2: Περιορισμός της επεξεργασίας

Στο μενού "Ανασκόπηση", μεταβείτε στην επιλογή "Περιορισμός της επεξεργασίας". Αν κάνετε κλικ σε αυτήν, θα ανοίξει ένα νέο μενού στη δεξιά πλευρά, όπου μπορείτε να κάνετε διάφορες ρυθμίσεις για την ενεργοποίηση της προστασίας.

Βήμα 3: Επιλογή των περιορισμών επεξεργασίας

Τώρα μπορείτε να καθορίσετε τι είδους επεξεργασία θα πρέπει να επιτρέπεται στο έγγραφο. Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ διαφόρων επιλογών, όπως να επιτρέπονται οι αλλαγές, η συμπλήρωση φορμών ή η επεξεργασία σχολίων. Εάν θέλετε να καταστήσετε το έγγραφο εντελώς μόνο για ανάγνωση, επιλέξτε "Μην επιτρέπετε αλλαγές".

Βήμα 4: Προσθήκη εξαιρέσεων

Μια χρήσιμη λειτουργία είναι η δυνατότητα προσθήκης εξαιρέσεων για ορισμένους χρήστες. Μπορείτε να καθορίσετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή χρήστες από τον ίδιο τομέα, στους οποίους εξακολουθεί να επιτρέπεται η πραγματοποίηση επεξεργασιών. Αυτό είναι χρήσιμο αν θέλετε να στείλετε το έγγραφο σε πολλά άτομα, ορισμένα από τα οποία θα πρέπει να έχουν το δικαίωμα να το επεξεργαστούν.

Βήμα 5: Εφαρμογή προστασίας

Αφού καθορίσετε τις ρυθμίσεις σας, πρέπει να ενεργοποιήσετε την προστασία. Κάντε κλικ στην επιλογή "Ναι, εφαρμογή προστασίας". Σε αυτό το σημείο, θα σας ζητηθεί να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης. Σημειώστε καλά αυτόν τον κωδικό πρόσβασης, καθώς θα απαιτηθεί για την επεξεργασία του εγγράφου αργότερα.

Βήμα 6: Αποθηκεύστε το έγγραφο

Αφού ορίσετε τον κωδικό πρόσβασης, αποθηκεύστε το έγγραφο. Για να τεθεί σε ισχύ η προστασία, είναι σημαντικό να αποθηκεύσετε σωστά το έγγραφο. Μετά την αποθήκευση, ελέγξτε αν οι αλλαγές έχουν εφαρμοστεί σωστά.

Βήμα 7: Έλεγχος της προστασίας

Ο έλεγχος είναι ένα σημαντικό βήμα. Προσπαθήστε να επεξεργαστείτε το έγγραφο κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου. Εάν η προστασία έχει ρυθμιστεί σωστά, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που θα σας ενημερώνει ότι δεν μπορούν να γίνουν αλλαγές.

Βήμα 8: Κατάργηση της προστασίας

Αν θέλετε να συνεχίσετε την επεξεργασία του εγγράφου, πρέπει να καταργήσετε την προστασία. Επιστρέψτε στο μενού "Ανασκόπηση" και επιλέξτε την επιλογή "Κατάργηση προστασίας". Τώρα μπορείτε να κάνετε αλλαγές στο έγγραφο.

Βήμα 9: Αποθηκεύστε ξανά το έγγραφο

Αφού κάνετε τις επιθυμητές αλλαγές, μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε ξανά το έγγραφο. Έτσι θα διασφαλίσετε ότι όλες οι προσαρμογές θα διατηρηθούν.

Περίληψη

Σε αυτόν τον οδηγό βήμα προς βήμα, μάθατε πώς να προστατεύετε ένα έγγραφο του Word από ανεπιθύμητες επεξεργασίες. Εφαρμόζοντας σωστά τους περιορισμούς επεξεργασίας και ορίζοντας έναν κωδικό πρόσβασης, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα έγγραφά σας θα παραμείνουν στην αρχική τους κατάσταση ενώ τα αποστέλλετε ή τα μοιράζεστε. Αυτή η διαδικασία είναι ιδιαίτερα σημαντική για ευαίσθητα δεδομένα, όπως βιογραφικά σημειώματα ή άλλα προσωπικά έγγραφα που δεν θέλετε να δείτε να αλλάζουν.