Όλοι έχουμε βρεθεί σε αυτή την κατάσταση: μια μεγάλη συλλογή αρχείων PDF στον σκληρό σας δίσκο και ψάχνετε απεγνωσμένα για ένα συγκεκριμένο έγγραφο. Η αναζήτηση σε χιλιάδες αρχεία μπορεί να είναι μια κουραστική προσπάθεια. Αλλά δεν χρειάζεται να είναι! Με τη σωστή τεχνική, μπορείτε να ευρετηριάσετε και να αναζητήσετε όλα τα PDF σας σε χρόνο μηδέν. Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξω πώς να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο στο Adobe Acrobat για να βρίσκετε τα PDF σας με ευκολία.
Βασικά ευρήματα
- Δημιουργώντας ένα ευρετήριο στο Adobe Acrobat, μπορείτε να αναζητήσετε τα έγγραφα PDF σας εξαιρετικά γρήγορα.
- Η δημιουργία ευρετηρίου είναι μια εφάπαξ διαδικασία που μακροπρόθεσμα θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.
- Μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένους φακέλους και να προσαρμόσετε την αναζήτηση.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Βήμα 1: Καλέστε την προηγμένη αναζήτηση
Για να ξεκινήσετε τη διαδικασία, ανοίξτε πρώτα το Adobe Acrobat στον υπολογιστή σας και καλέστε την προηγμένη αναζήτηση. Αυτό μπορείτε να το κάνετε πολύ γρήγορα χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Shift + F. Με αυτόν τον τρόπο θα μεταφερθείτε στο μενού προηγμένης αναζήτησης, το οποίο σας επιτρέπει να ορίσετε πιο ακριβείς παραμέτρους αναζήτησης.
Βήμα 2: Επιλέξτε το φάκελο αναζήτησης
Τώρα πρέπει να επιλέξετε το φάκελο που θέλετε να αναζητήσετε. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την αντίστοιχη θέση αποθήκευσης όπου βρίσκονται τα PDF σας. Βεβαιωθείτε ότι λαμβάνονται υπόψη και όλοι οι υποφάκελοι, εάν έχετε αποθηκεύσει έγγραφα και εκεί. Μπορείτε να ελέγξετε απευθείας στη διαχείριση αρχείων σας για να δείτε πόσοι υποφάκελοι υπάρχουν και αν τα PDF είναι πράγματι αποθηκευμένα εκεί.
Βήμα 3: Πραγματοποιήστε μια αναζήτηση
Εισάγετε τώρα τη λέξη ή τον συγκεκριμένο όρο που θέλετε να αναζητήσετε. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αναζήτηση" και παρατηρήστε πώς λειτουργεί το σύστημα. Ωστόσο, όσο περισσότερα PDF υπάρχουν στο φάκελο, τόσο περισσότερο χρόνο μπορεί να πάρει η αναζήτηση. Στο παράδειγμά μου με πάνω από 100 PDF, η αναζήτηση διήρκεσε σχεδόν ένα λεπτό.
Βήμα 4: Δημιουργία ευρετηρίου
Για να επιταχύνετε τη διαδικασία αναζήτησης στο μέλλον, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στα "Εργαλεία" στο Adobe Acrobat και αναζητήστε την επιλογή "Ευρετήριο". Κάντε κλικ στο "New index" (Νέο ευρετήριο) για να ξεκινήσει η διαδικασία δημιουργίας ευρετηρίου.
Βήμα 5: Ονομάστε το ευρετήριο
Τώρα θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε ένα όνομα για το νέο ευρετήριο. Επιλέξτε ένα ουσιαστικό όνομα, όπως "PDF_Collection_Photography". Αυτό θα σας βοηθήσει να αναγνωρίσετε εύκολα το ευρετήριο αργότερα. Φροντίστε επίσης να προσθέσετε μια σύντομη περιγραφή του ευρετηρίου.
Βήμα 6: Προσθήκη φακέλων
Τώρα μπορείτε να επιλέξετε τους φακέλους που θα συμπεριληφθούν στο ευρετήριο. Αντιγράψτε τις διαδρομές των επιθυμητών φακέλων στο πρόχειρο και επικολλήστε τις αναλόγως. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να αποκλείσετε μεμονωμένους φακέλους, εάν δεν θέλετε να ευρετηριάσετε ορισμένα έγγραφα.
Βήμα 7: Δημιουργία ευρετηρίου
Τώρα κάντε κλικ στο "Generate" (Δημιουργία) για να δημιουργήσετε το ευρετήριο. Αυτή η διαδικασία συνήθως δεν διαρκεί πολύ - συχνά σχεδόν όσο σύντομη θα ήταν μια χειροκίνητη αναζήτηση. Το ωραίο με το ευρετήριο είναι ότι πραγματικά χρειάζεται να κάνετε αυτή τη διαδικασία μόνο μία φορά.
Βήμα 8: Χρησιμοποιήστε την προηγμένη αναζήτηση με το νέο ευρετήριο
Μόλις δημιουργηθεί το ευρετήριο, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ανά πάσα στιγμή. Καλέστε ξανά την προηγμένη αναζήτηση μέσω Ctrl + Shift + F και επιλέξτε το νεοδημιουργημένο ευρετήριο στο πεδίο "Εμφάνιση περισσότερων επιλογών". Προσθέστε το και μπορείτε να ξεκινήσετε την αναζήτηση.
Βήμα 9: Προβολή αποτελεσμάτων
Εισάγετε ξανά τον όρο αναζήτησης. Θα δείτε ότι τα αποτελέσματα εμφανίζονται σχεδόν αμέσως. Μπορείτε να κάνετε κλικ στα αποτελέσματα και να μεταβείτε απευθείας στο σχετικό έγγραφο. Μην ξεχάσετε να οργανώσετε τους τύπους παραθύρων όπως απαιτείται για να έχετε καλύτερη επισκόπηση.
Βήμα 10: Καθορισμός πρόσθετων κριτηρίων αναζήτησης
Για να μπορείτε να κάνετε ακόμη πιο ακριβή αναζήτηση, μπορείτε επίσης να ορίσετε διάφορα πρόσθετα κριτήρια αναζήτησης. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε αν θα μπορούν να αναζητηθούν μόνο ολόκληρες λέξεις ή ορισμένα κεφαλαία και πεζά γράμματα. Πειραματιστείτε με αυτές τις ρυθμίσεις για να επιτύχετε τα καλύτερα αποτελέσματα.
Περίληψη
Η δημιουργία ευρετηρίου στο Adobe Acrobat σας επιτρέπει να περιηγείστε γρήγορα και αποτελεσματικά σε μια μεγάλη συλλογή εγγράφων PDF. Με λίγα μόνο βήματα, η ευρετηρίαση μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να επιταχύνει σημαντικά την αναζήτησή σας. Πρόκειται για μια εφάπαξ προσπάθεια, η οποία όμως αποδίδει μακροπρόθεσμα.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να δημιουργήσω ένα ευρετήριο στο Adobe Acrobat;Ανοίξτε το Acrobat, μεταβείτε στα "Εργαλεία" και αναζητήστε την επιλογή "Ευρετήριο". Κάντε κλικ στην επιλογή "Νέο ευρετήριο" και ακολουθήστε τις οδηγίες.
Μπορώ να προσθέσω πολλούς φακέλους σε ένα ευρετήριο;Ναι, μπορείτε να επιλέξετε και να προσθέσετε πολλούς φακέλους κατά τη δημιουργία ενός ευρετηρίου.
Πόσο διαρκεί η δημιουργία ενός ευρετηρίου;Η διάρκεια εξαρτάται από τον αριθμό των PDF, αλλά συνήθως δεν διαρκεί περισσότερο από μερικά λεπτά.
Μπορώ να προσαρμόσω την αναζήτηση; Μπορείτε να προσαρμόσετε τα κριτήρια αναζήτησης, όπως ολόκληρες λέξεις, κεφαλαία και πεζά γράμματα.
Ενημερώνεται αυτόματα το ευρετήριο;Όχι, πρέπει να ενημερώνετε το ευρετήριο χειροκίνητα όταν προσθέτετε νέα PDF.
