Στον σημερινό ταχέως εξελισσόμενο επιχειρηματικό κόσμο, είναι ζωτικής σημασίας να έχετε σαφήνεια στις βασικές έννοιες της διαχείρισης έργων. Αν θέλετε να είστε ένας ικανός διαχειριστής έργων ή ένα ενεργό μέλος ομάδας, η κατανόηση του τι είναι ένα έργο και πώς ορίζεται είναι το πρώτο βήμα προς την επιτυχία. Ακολουθούν όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τον ορισμό ενός έργου και γιατί η γνώση αυτή είναι απαραίτητη.
Βασικές γνώσεις
- Ένα έργο είναι μια προσωρινή προσπάθεια για την παράδοση ενός μοναδικού προϊόντος, υπηρεσίας ή αποτελέσματος.
- Τα έργα είναι χρονικά περιορισμένα με σαφή ημερομηνία έναρξης και λήξης.
- Ένα έργο απαιτεί συγκεκριμένους πόρους, όπως προϋπολογισμό, υλικά και ανθρώπους.
- Κάθε έργο έχει έναν καθορισμένο στόχο που πρέπει να είναι εφικτός.
- Τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία του έργου και πρέπει να λαμβάνονται υπόψη από την αρχή.
Οδηγός βήμα προς βήμα για τον ορισμό του έργου
1 Τι είναι ένα έργο;
Αρχικά, είναι σημαντικό να ορίσουμε τον όρο "έργο". Σύμφωνα με τον ορισμό του Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργων (PMI), ένα έργο είναι "μια προσωρινή προσπάθεια για την παράδοση ενός μοναδικού προϊόντος, υπηρεσίας ή αποτελέσματος". Αυτός ο ορισμός αποτελεί το δομικό στοιχείο στο οποίο βασίζεται η κατανόηση της διαχείρισης έργων.
2 Γιατί προσωρινό;
Ο όρος "προσωρινό" σημαίνει ότι ένα έργο έχει καθορισμένη ημερομηνία έναρξης και λήξης. Δεν εκτελείται επ' αόριστον, αλλά έχει ένα σαφές πλαίσιο που το διακρίνει από τις καθημερινές εργασίες. Συνεπώς, τα έργα είναι χρονικά περιορισμένα και έχουν έναν καθορισμένο στόχο που πρέπει να επιτευχθεί εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου.
3. Μοναδικότητα του έργου
Μια πολύ σημαντική πτυχή είναι ότι κάθε έργο επιδιώκει ένα μοναδικό αποτέλεσμα. Είτε πρόκειται για την ανάπτυξη ενός προϊόντος, μιας υπηρεσίας ή ενός συγκεκριμένου αποτελέσματος, είναι σημαντικό να μην επαναλαμβάνεται τακτικά. Για να καταδείξετε τη μοναδικότητα, φανταστείτε ότι είστε μέλος μιας ομάδας που κατασκευάζει ένα νέο σύστημα ηλεκτρονικών αγορών. Πρόκειται για ένα μοναδικό έργο, παρόλο που μπορεί να χρησιμοποιεί πολλές από τις ίδιες αρχές με προηγούμενα έργα.
4. Διαχείριση πόρων
Οι πόροι αποτελούν θεμελιώδες μέρος κάθε έργου. Σε αυτούς περιλαμβάνονται όχι μόνο τα υλικά, αλλά και ο προϋπολογισμός και οι άνθρωποι. Ένας διαχειριστής έργου πρέπει να διασφαλίσει ότι οι απαραίτητοι πόροι κατανέμονται αποτελεσματικά. Οι πόροι είναι συνήθως περιορισμένοι, επομένως ο προγραμματισμός και η αξιοποίηση αυτών των πόρων είναι το κλειδί για ένα επιτυχημένο έργο.
5 Συνέργειες έργου
Εργαζόμενοι από διαφορετικά τμήματα συχνά συνεργάζονται σε ένα έργο. Αυτή η διεπιστημονική ομάδα συγκεντρώνει τις απαραίτητες δεξιότητες και προοπτικές για την επίτευξη του στόχου του έργου. Ένα καλό παράδειγμα τέτοιων συνεργειών είναι όταν το μάρκετινγκ, η πληροφορική και οι πωλήσεις συνεργάζονται για την κυκλοφορία ενός νέου προϊόντος, ώστε να διασφαλιστεί ότι όλες οι πτυχές από την ανάπτυξη έως τις πωλήσεις είναι καλά συντονισμένες.
6. Καθορίστε τους στόχους
Ένα έργο συνδέεται πάντα με έναν στόχο. Πρέπει να ξεκινήσετε με μια τρέχουσα κατάσταση και να ορίσετε έναν στόχο-στόχο. Για παράδειγμα, πρέπει να δημιουργήσετε τη συσκευασία για ένα νέο προϊόν μέσα σε ένα καθορισμένο χρονικό πλαίσιο. Ο αρχικός σας στόχος και το χρονοδιάγραμμα σας βοηθούν να διαχειριστείτε το έργο και να λάβετε τα απαραίτητα μέτρα.
7. Χρονικό πλαίσιο και προθεσμίες
Κάθε έργο απαιτεί ένα σαφές χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωσή του. Πρέπει να διασφαλίσετε ότι όλες οι εργασίες ολοκληρώνονται εντός του απαιτούμενου χρονικού πλαισίου. Για παράδειγμα, εάν ένα προϊόν πρόκειται να κυκλοφορήσει στις 3 Αυγούστου, η αντίστοιχη συσκευασία πρέπει να ολοκληρωθεί εγκαίρως.
8 Προϋπολογισμός και χρηματοδότηση
Ένα έργο έχει συνήθως έναν καθορισμένο προϋπολογισμό που πρέπει να τηρείται, αν και σε ορισμένες περιπτώσεις είναι δικαιολογημένο να εξετάζονται αποκλίσεις. Ένας καλά καθορισμένος προϋπολογισμός σας επιτρέπει να κατανέμετε σωστά τους διαθέσιμους πόρους και να αποφεύγετε λάθη που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε οικονομικά προβλήματα.
9 Διαχείριση των ενδιαφερομένων μερών
Ένα έργο έχει πάντοτε ενδιαφερόμενους - ομάδες ή άτομα που έχουν συμφέρον από το έργο ή επηρεάζονται από τα αποτελέσματά του. Σε αυτούς περιλαμβάνονται όχι μόνο οι εργαζόμενοι, αλλά και οι πελάτες, οι προμηθευτές και οι επενδυτές. Επομένως, σε ένα έργο πρέπει να εξετάσετε πώς εμπλέκονται τα ενδιαφερόμενα μέρη και ποιες είναι οι προσδοκίες τους.
10 Ο ρόλος του διαχειριστή έργου
Ο διαχειριστής έργου διαδραματίζει κεντρικό ρόλο σε ολόκληρη τη διαδικασία του έργου. Αυτός διασφαλίζει ότι όλες οι εργασίες συντονίζονται και ολοκληρώνονται εγκαίρως. Ο διαχειριστής έργου είναι επίσης υπεύθυνος για την κοινοποίηση όλων των σχετικών πληροφοριών σχετικά με την πρόοδο, τις επιτυχίες και τις προκλήσεις του έργου.
Περίληψη
Ένας σαφής ορισμός αποτελεί τη βάση για κάθε επιτυχημένο έργο. Ένα έργο είναι προσωρινό και μοναδικό και απαιτεί συγκεκριμένους πόρους και σαφή στόχο. Τα ενδιαφερόμενα μέρη διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο και ο διαχειριστής του έργου διασφαλίζει ότι όλες οι πτυχές του έργου είναι εναρμονισμένες.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιος είναι ο ορισμός ενός έργου;Ένα έργο είναι μια προσωρινή προσπάθεια για την παράδοση ενός μοναδικού προϊόντος, υπηρεσίας ή αποτελέσματος.
Γιατί είναι σημαντικοί οι χρονικοί περιορισμοί; Οιχρονικοί περιορισμοί διασφαλίζουν ότι ένα έργο ολοκληρώνεται αποτελεσματικά και έχει σαφείς στόχους.
Ποιοι είναι οι βασικοί πόροι σε ένα έργο; Οιβασικοί πόροι σε ένα έργο περιλαμβάνουν τον προϋπολογισμό, τα υλικά και τους ανθρώπους.
Πώς αναγνωρίζετε ένα επιτυχημένο έργο;ένα επιτυχημένο έργο επιτυγχάνει τους καθορισμένους στόχους του εντός του συγκεκριμένου χρόνου και προϋπολογισμού.
Ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι;Οι ενδιαφερόμενοι είναι ομάδες ή άτομα που έχουν συμφέροντα από το έργο ή επηρεάζονται από τα αποτελέσματά του.
