Είναι απαραίτητη η διαχείριση έργων; Ένας αναλυτικός κατάλογος ελέγχου

Το ερώτημα αν η διαχείριση έργων είναι απαραίτητη τίθεται συχνά πριν από την έναρξη μιας νέας εργασίας ή ενός νέου έργου. Υπάρχουν πολλές παρανοήσεις σχετικά με το τι συνιστά ένα έργο και πότε η διαχείριση έργου είναι πραγματικά απαραίτητη. Σε αυτό το κείμενο, θα μάθετε για έναν πρακτικό κατάλογο ελέγχου που θα σας βοηθήσει να αξιολογήσετε την αναγκαιότητα της διαχείρισης έργων. Οι πληροφορίες προέρχονται από ένα εκπαιδευτικό βίντεο και έχουν σχεδιαστεί για να σας δώσουν μια σαφή επισκόπηση.

Βασικά συμπεράσματα

• Δεν απαιτεί κάθε έργο βαθιές γνώσεις διαχείρισης έργων.
• Ένας κατάλογος ελέγχου μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε αν η διαχείριση έργων είναι σχετική με το έργο σας.
• Εξετάστε πολυάριθμους παράγοντες, όπως η πολυπλοκότητα, οι πόροι και η ανάγκη για τακτικές συναντήσεις.

Οδηγός βήμα προς βήμα

Ας ξεκινήσουμε με τις διάφορες πτυχές που πρέπει να εξετάσετε για να διευκρινίσετε αν η διαχείριση έργου είναι απαραίτητη για το συγκεκριμένο έργο σας. Αυτός ο κατάλογος ελέγχου περιλαμβάνει δέκα σημεία που θα σας βοηθήσουν να λάβετε μια τεκμηριωμένη απόφαση.

1. Είναι το έργο καινούργιο για εσάς;

Πρώτον, θα πρέπει να εξετάσετε αν η εργασία είναι νέα και άγνωστη. Εάν ναι, μπορεί να έχει νόημα να ασχοληθείτε με τη διαχείριση έργου. Ένα νέο έργο απαιτεί συχνά σχεδιασμό και συντονισμό, κάτι που μπορεί να μην είστε σε θέση να κάνετε αμέσως. Ελέγξτε προσεκτικά αν μπορείτε να τσεκάρετε αυτό το πλαίσιο.

2 Είναι το έργο πολύπλοκο ή καινοτόμο;

Αυτό έχει να κάνει με το αν πρόκειται για την ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος ή για ένα σύνθετο έργο. Είναι η πρόκληση μεγάλη και ασαφής; Τα σύνθετα έργα απαιτούν συνήθως πιο εκτεταμένο σχεδιασμό και οργάνωση. Εάν μπορείτε να απαντήσετε καταφατικά σε αυτό το κριτήριο, προσθέστε το στον κατάλογο ελέγχου σας.

3. Εμπλέκονται διαφορετικά τμήματα;

Εάν στο έργο εμπλέκονται διάφορα τμήματα, η διαχείριση του έργου είναι πιθανώς απαραίτητη. Εάν εμπλέκονται διαφορετικά μέλη της ομάδας και διαφορετικοί κλάδοι, η σαφής επικοινωνία και οργάνωση είναι ζωτικής σημασίας. Σκεφτείτε αν πρέπει να σημειώσετε αυτό το τετραγωνίδιο.

4. εμπλέκονται εξωτερικοί άνθρωποι;

Εξετάστε αν στο έργο σας θα συμμετέχουν εξωτερικοί υπάλληλοι ή πάροχοι υπηρεσιών. Για παράδειγμα, εάν εμπλέκετε στο έργο σας έναν γραφίστα, θα πρέπει να εκτελεστούν ορισμένα καθήκοντα συντονισμού. Αυτό επίσης συνηγορεί υπέρ της ανάγκης διαχείρισης του έργου.

5. Είναι αναγκαίες οι τακτικές συναντήσεις;

Είναι τα μέλη της ομάδας σας αφοσιωμένα στο περιεχόμενο του έργου και χρειάζονται τακτικές ενημερώσεις και συναντήσεις; Για καθημερινές εργασίες, τέτοιες συναντήσεις δεν είναι απαραίτητες, αλλά αν το έργο σας είναι πιο σύνθετο ή έχει πολλούς ενδιαφερόμενους, θα πρέπει να προγραμματίζονται τακτικές συναντήσεις.

6. Χρειάζεται η εργασία να εποπτεύεται;

Ένα από τα κρίσιμα ερωτήματα είναι αν η εργασία χρειάζεται επίβλεψη. Εάν κανείς δεν αναλαμβάνει την ευθύνη για τις εξελίξεις ή την πρόοδο, το έργο πιθανώς θα πάρει πολύ χρόνο και θα είναι αναποτελεσματικό. Θα πρέπει επίσης να σημειώσετε αυτό το τετραγωνίδιο εάν ισχύει αυτό το σημείο.

7. Το έργο διαρκεί περισσότερο και απαιτεί ομάδα;

Εάν η διάρκεια της εργασίας ορίζεται σε μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, μπορεί να είναι επωφελής η συγκρότηση ομάδας. Οι σύντομες εργασίες που μπορούν να ολοκληρωθούν εντός μιας ημέρας δεν απαιτούν εκτεταμένη διαχείριση έργου. Για έργα μεγαλύτερης διάρκειας, ωστόσο, ο συντονισμός διαφόρων πτυχών είναι απαραίτητος.

8. Περιλαμβάνει το έργο υψηλό οικονομικό κίνδυνο;

Έχει το έργο οικονομική σημασία για την επιχείρηση; Ένας υψηλός οικονομικός κίνδυνος μπορεί να αποτελέσει σημαντικό μήνυμα ότι πρέπει να χρησιμοποιηθεί η διαχείριση έργου. Εδώ πρέπει να εξεταστεί προσεκτικά εάν ο χειρισμός των πόρων και του προϋπολογισμού πρέπει να παρακολουθείται από έναν διαχειριστή έργου.

9. Προωθεί το έργο το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα;

Εάν το έργο εξυπηρετεί την ενίσχυση της ανταγωνιστικής θέσης της εταιρείας, μπορεί να αξίζει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στη διαχείριση έργου εδώ. Ένας διαχειριστής έργου θα μπορούσε να συμβάλει στην ανάπτυξη στρατηγικών που επιτρέπουν στην εταιρεία να αποκτήσει πλεονέκτημα έναντι του ανταγωνισμού.

10. Πόσα σημεία έχετε σημειώσει;

Τέλος, είναι σημαντικό να εξετάσετε πόσα από τα σημεία μπορέσατε να απαντήσετε καταφατικά για το έργο σας. Όσο περισσότερα κριτήρια ισχύουν, τόσο πιο πιθανό είναι να χρειάζεστε διαχείριση έργου. Αυτή η επισκόπηση θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε καλύτερα εάν και σε ποιο βαθμό απαιτείται διαχείριση έργου.

Σύνοψη

Ο προσδιορισμός της ανάγκης για διαχείριση έργου είναι ένα ουσιαστικό βήμα πριν ξεκινήσετε ένα νέο έργο. Ο κατάλογος ελέγχου σας προσφέρει έναν χρήσιμο προσανατολισμό. Όσα περισσότερα σημεία ισχύουν, τόσο περισσότερο θα πρέπει να εξοικειωθείτε με τις διάφορες μεθόδους διαχείρισης έργων.