Αν έχετε ήδη ασχοληθεί με την πρώτη άσκηση διαχείρισης έργου, τώρα θα μάθετε πώς να επεξεργάζεστε αποτελεσματικά τα βασικά ζητήματα που πρέπει να διευκρινιστούν σε μια ανάθεση έργου. Αυτό το σεμινάριο θα σας καθοδηγήσει στα βασικά σημεία που πρέπει να λάβετε υπόψη σας, ώστε να μπορέσετε να ορίσετε με σαφήνεια την ανάθεση έργου και να υλοποιήσετε με επιτυχία τα καθήκοντά σας.
Βασικά συμπεράσματα
- Καθορίστε το σκοπό και τη στρατηγική συνάφεια του έργου σας
- Αποσαφηνίστε τις αρμοδιότητες και τους πόρους που έχετε στη διάθεσή σας.
- Εξετάστε την ομάδα-στόχο και τις ειδικές απαιτήσεις για το έργο
- Διατηρήστε τακτική επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη.
Βήμα προς βήμα οδηγός για την αποσαφήνιση της σύντομης περιγραφής του έργου
Η αποσαφήνιση της σύντομης περιγραφής του έργου είναι ένα κρίσιμο βήμα για την επιτυχία του έργου σας. Θα πρέπει να κάνετε αρκετές ερωτήσεις για να συγκεντρώσετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.
1. Γιατί σχεδιάζουμε τη συσκευασία; Το πρώτο ερώτημα που πρέπει να διευκρινίσετε είναι ο λόγος για τον οποίο πραγματοποιείται το έργο κατ' αρχάς. Αυτό θα σας βοηθήσει να καταλάβετε ποια είναι η στρατηγική συμβολή του έργου σας. Πώς θα επωφεληθεί η εταιρεία από τη νέα συσκευασία; Θα αυξήσει τις πωλήσεις; Μια διευκρινιστική συζήτηση με τον προϊστάμενό σας ή τον πελάτη είναι απαραίτητη εδώ.
2) Ποιο είναι το αναμενόμενο αποτέλεσμα; Στη συνέχεια, θα πρέπει να αποσαφηνίσετε την επακριβώς καθορισμένη κατάσταση-στόχο. Ποια αποτελέσματα αναμένονται από το έργο; Εδώ είναι σημαντικό να εξετάσετε τις μονάδες μέτρησης, όπως ο προϋπολογισμός, το χρονικό πλαίσιο και οι συγκεκριμένες απαιτήσεις. Πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι τα αποτελέσματα είναι μετρήσιμα.
3) Ποιος είναι ο πελάτης; Εδώ είναι σημαντικό να αποσαφηνίσετε τις αρμοδιότητες. Ποιος ακριβώς είναι ο πελάτης; Είναι ο άμεσος προϊστάμενός σας, ένα άλλο τμήμα ή ένας εξωτερικός πελάτης; Αυτές οι πληροφορίες θα επηρεάσουν τον τρόπο με τον οποίο θα διαχειριστείτε το έργο και ποιες απαιτήσεις μπορεί να είναι διαφορετικές.
4) Ποιος συμμετέχει στην ομάδα έργου; Κοιτάξτε ποιοι πόροι είναι στη διάθεσή σας. Ποια μέλη της ομάδας πρέπει να συμπεριλάβετε και πόσα; Εξετάστε επίσης ποια προσόντα φέρνουν τα μέλη της ομάδας.
5) Πόσο καιρό θα είναι διαθέσιμα τα μέλη της ομάδας; Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πόσο καιρό τα μέλη της ομάδας σας θα είναι διαθέσιμα για το έργο. Περιορίζεται ο χρόνος τους από άλλα έργα; Αυτό μπορεί να έχει σημαντικό αντίκτυπο στον προγραμματισμό του χρόνου σας.
6) Πότε ξεκινά το έργο; Ένα άλλο σημείο είναι το χρονικό πλαίσιο του έργου. Πότε ξεκινά το έργο και πότε πρέπει να είναι διαθέσιμο το τελικό προϊόν; Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα τα απαραίτητα βήματα έχουν ολοκληρωθεί πριν από την πραγματική κυκλοφορία του προϊόντος.
7) Ποιος προϋπολογισμός είναι διαθέσιμος; Ο προϋπολογισμός αποτελεί καθοριστικό παράγοντα στη διαχείριση του έργου. Αποσαφηνίστε ποιος προϋπολογισμός έχει προγραμματιστεί για το έργο σας και αν υπάρχει περιθώριο για προσαρμογές εάν το έργο γίνει πιο εκτεταμένο από το αναμενόμενο.
8. Υπάρχουν ορόσημα που πρέπει να λάβετε υπόψη; Προσδιορίστε αν υπάρχουν ήδη καθορισμένα ορόσημα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη διάρκεια του έργου. Αυτά μπορούν να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε την πρόοδο και να κάνετε εγκαίρως προσαρμογές.
9. Ποιο είναι το κοινό-στόχος; Το κοινό-στόχος είναι μια άλλη κρίσιμη πτυχή που πρέπει να εξετάσετε. Σε ποιον πρέπει να απευθύνεται το προϊόν; Αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία προσωποποιήσεων για την καλύτερη κατανόηση των ενδιαφερόντων και των συμπεριφορών της ομάδας-στόχου σας.
10) Υπάρχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις ή κανόνες; Πρέπει να διευκρινίσετε αν υπάρχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις ή κανόνες που πρέπει να τηρήσετε. Αυτοί μπορεί να περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, προδιαγραφές σχετικά με τη χρήση υλικών ή το σχεδιασμό. Οι προδιαγραφές αυτές επηρεάζουν τη δημιουργική διαδικασία.
11) Πώς πρέπει να οργανωθεί η επικοινωνία; Προσδιορίστε πόσο συχνά πρέπει να παραδίδετε εκθέσεις στους ενδιαφερόμενους και με ποια μορφή αναμένεται να παραδίδονται. Θα πρέπει να υπάρχουν καθημερινές συναντήσεις ή αρκεί η εβδομαδιαία επικοινωνία; Αυτό είναι σημαντικό για την αποφυγή παρεξηγήσεων.
12. Υπάρχουν κανόνες για την τεκμηρίωση; Τέλος, αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, θα πρέπει να διευκρινίσετε ποιες απαιτήσεις τίθενται στην τεκμηρίωση. Υπάρχουν συγκεκριμένα πρότυπα ή επιτρέπεται να σχεδιάζετε ελεύθερα; Η σαφής τεκμηρίωση συμβάλλει στην ιχνηλασιμότητα του έργου σας.
Περίληψη
Η αποσαφήνιση της σύντομης περιγραφής του έργου είναι ένα θεμελιώδες στοιχείο της διαχείρισης του έργου που διασφαλίζει ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι κατανοούν σαφείς στόχους και προσδοκίες. Αυτό όχι μόνο αυξάνει την αποτελεσματικότητα, αλλά και ελαχιστοποιεί τον κίνδυνο παρεξηγήσεων και λαθών. Απαντώντας στις ερωτήσεις που συζητήθηκαν παραπάνω, θα δημιουργήσετε μια σταθερή βάση για την πρόοδο του έργου σας.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να μάθω τι πραγματικά θέλω να επιτύχει το έργο μου;Μιλήστε με τον προϊστάμενο ή τον πελάτη σας και διευκρινίστε τους στρατηγικούς στόχους του έργου σας.
Τι γίνεται αν δεχτώ ένα έργο από έναν εξωτερικό πελάτη;Βεβαιωθείτε ότι έχετε καθορίσει με σαφήνεια την εντολή και τις προσδοκίες για να κατανοήσετε σωστά τις απαιτήσεις.
Πόσο συχνά πρέπει να επικοινωνώ τα αποτελέσματα του έργου μου;Εξαρτάται από το έργο σας, αλλά η εβδομαδιαία επικοινωνία είναι συνήθως χρήσιμη για να διατηρείται η πρόοδος διαφανής.
Ποια εργαλεία μπορώ να χρησιμοποιήσω για τη διαχείριση του έργου;υπάρχουν πολλά διαθέσιμα εργαλεία, από απλές λίστες του Excel μέχρι επαγγελματικές λύσεις λογισμικού διαχείρισης έργων, όπως το Trello ή το Asana.
Είναι πραγματικά σημαντικά τα ορόσημα στη διαχείριση έργου;Ναι, τα ορόσημα σας βοηθούν να μετράτε την πρόοδο και να βεβαιώνεστε ότι παραμένετε εντός χρονοδιαγράμματος.
