Ο τακτικός έλεγχος της προόδου ενός έργου είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχή διαχείριση του έργου. Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω βήμα προς βήμα πώς να ελέγχετε και να προσαρμόζετε την πρόοδο ενός έργου στο MS Project. Θα μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τις διάφορες προβολές, να εισάγετε δεδομένα προόδου σύμφωνα με τον προγραμματισμό του έργου και να ορίζετε το βασικό σχέδιο, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε την πραγματική κατάσταση με την κατάσταση-στόχο.
Βασικά συμπεράσματα
- Για να ελέγξετε την πρόοδο στο MS Project, μεταβείτε στην προβολή "Παρακολούθηση διαγράμματος Gantt".
- Εισάγετε την πρόοδο των επιμέρους εργασιών για να απεικονίσετε τη συνολική πρόοδο του έργου.
- Φροντίστε να ορίσετε το βασικό σχέδιο πριν από την εισαγωγή της προόδου για να διασφαλίσετε τη συγκρισιμότητα.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
1. Ενεργοποιήστε το διάγραμμα Gantt για παρακολούθηση
Για να αποκτήσετε ακριβή έλεγχο της προόδου του έργου, πρέπει πρώτα να επιλέξετε τη σωστή μορφή. Μεταβείτε στην καρτέλα "Εργασία" και επιλέξτε την επιλογή "Παρακολούθηση διαγράμματος Gantt" στην αριστερή πλευρά. Αυτή η επιλογή σας δίνει μια επισκόπηση της κατάστασης των έργων σας και είναι σημαντική για την περαιτέρω ανάλυση.
2. Εισάγετε δεδομένα προόδου
Στην επισκόπηση του διαγράμματος Gantt, μπορείτε τώρα να αρχίσετε να εισάγετε τα δεδομένα προόδου. Κάντε κλικ στην αντίστοιχη εργασία που θέλετε να ελέγξετε. Τώρα θα μπορείτε να δείτε το ποσοστό ολοκλήρωσης. Εδώ μπορείτε να προσαρμόσετε τα ποσοστά, τα οποία θα σας δώσουν μια σαφή εικόνα για το πόσο έχει ολοκληρωθεί κάθε εργασία.
3. Προσαρμογή των ποσοστών
Αφού επιλέξετε μια εργασία, μπορείτε να αλλάξετε τα ποσοστά προόδου. Για παράδειγμα, αν συνειδητοποιήσετε ότι η διαδικασία "Καταιγισμός ιδεών" έχει ολοκληρωθεί κατά 100%, εισαγάγετε την τιμή "100%". Αυτή η προσαρμογή των τιμών είναι σημαντική για να διασφαλίσετε ότι το έργο σας ενημερώνεται αναλόγως.
4. Παρακολούθηση της κατάστασης συμβάντων
Όταν εισάγετε τα ποσοστά, βεβαιωθείτε ότι εμφανίζεται η χρωματική αναπαράσταση της προόδου. Οι τιμές κάτω από το 100% εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα, ενώ το 100% εμφανίζεται με μπλε χρώμα. Αυτή η οπτική ένδειξη σας βοηθά να αναγνωρίσετε γρήγορα ποια τμήματα του έργου σας δεν έχουν ακόμη ολοκληρωθεί.
5. Σημειώστε την πρόοδο ως προγραμματισμένη
Εάν θέλετε να προσαρμόσετε την παρακολούθηση της προόδου, μπορείτε επίσης να επισημάνετε την πρόοδο ως προγραμματισμένη. Αυτό το κάνετε αφού καταχωρίσετε τα δεδομένα προόδου. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στα ποσοστά δίπλα στη διαδικασία. Εάν το κάνετε αυτό, το MS Project θα τις επισημάνει ως προγραμματισμένες.
6. Προσαρμόστε το έργο
Εάν το χρονοδιάγραμμα του έργου σας αλλάξει, μπορείτε να προσαρμόσετε ανάλογα τη διάρκεια και την υπολειπόμενη διάρκεια των εργασιών. Για παράδειγμα, αν η ημερομηνία έναρξης μετακινηθεί από την 29η στην 30η, θα δείτε ότι ολόκληρο το χρονικό πλαίσιο του έργου σας προσαρμόζεται ανάλογα.
7. Εξετάστε τις ημέρες απομόνωσης
Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε με σύνεση τις ημέρες απομόνωσης. Εάν μια ημέρα αποθέματος είναι διαθέσιμη και δεν έχει χρησιμοποιηθεί, αυτό μπορεί να προκαλέσει αλλαγή στο χρονοδιάγραμμα. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι σχετικές ημερομηνίες, όπως η ώρα έναρξης και η συνολική διάρκεια των εργασιών, είναι ενημερωμένες.
8. Ορίστε το βασικό χρονοδιάγραμμα
Πριν από την καταχώριση της προόδου, είναι σημαντικό να δημιουργηθεί ένα βασικό σχέδιο. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο στοιχείο μενού "Project" (Έργο) και επιλέξτε "Set baseline" (Ορισμός βασικού χρονοδιαγράμματος). Εδώ μπορείτε να δημιουργήσετε το βασικό σχέδιο και να καταγράψετε τα αρχικά δεδομένα του έργου σας. Αυτό είναι απαραίτητο για να έχετε μια βάση σύγκρισης μεταξύ της προγραμματισμένης και της πραγματικής προόδου.
9. Να κάνετε σύγκριση μεταξύ του πραγματικού και του στόχου
Αφού ορίσετε τη γραμμή βάσης, μπορείτε να συγκρίνετε τα πραγματικά δεδομένα με τα δεδομένα-στόχο. Αυτό σας δίνει εικόνα της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης του έργου σας και σας επιτρέπει να κάνετε έγκαιρες προσαρμογές για να διατηρήσετε το έργο σας στην πορεία του.
Σύνοψη
Η επισκόπηση της προόδου του έργου στο MS Project αποτελεί βασική πτυχή της διαχείρισης έργων. Χρησιμοποιώντας σωστά τη λειτουργία παρακολούθησης του διαγράμματος Gantt και προσαρμόζοντας τα ποσοστά, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο των έργων σας. Μη φοβάστε να δημιουργήσετε το βασικό σχέδιο, ώστε να μπορείτε να κάνετε ρεαλιστικές συγκρίσεις. Μαζί, αυτές οι πτυχές θα σας επιτρέψουν να διαχειριστείτε το έργο με επιτυχία και αποτελεσματικότητα.
