Η διαχείριση έργων απαιτεί όχι μόνο ακριβή σχεδιασμό, αλλά και τακτική αξιολόγηση της προόδου. Εάν εργάζεστε με το Microsoft Project, μπορείτε να αναλύσετε και να απεικονίσετε την τρέχουσα κατάσταση του έργου σας με λίγα μόνο κλικ. Αυτός ο οδηγός θα σας βοηθήσει να κατακτήσετε αυτό το έργο αποτελεσματικά και εύκολα, ώστε να έχετε πάντα μια σαφή εικόνα του έργου σας.
Βασικά συμπεράσματα
- Το Microsoft Project προσφέρει διάφορες επιλογές για την ανάλυση της προόδου του έργου σας.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες αναφορές και γραφικά για την οπτικοποίηση των δεδομένων.
- Οι τυποποιημένες αναφορές είναι συχνά επαρκείς- οι προσαρμοσμένες αναφορές δεν συνιστώνται απαραίτητα στην αρχική φάση.
Βήματα για την ανάλυση της προόδου του έργου
Βήμα 1: Εισαγωγή της προόδου του έργου
Πρώτον, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι η πρόοδος του έργου σας έχει εισαχθεί σωστά στο MS Project. Αυτός είναι ο ακρογωνιαίος λίθος για οποιαδήποτε περαιτέρω ανάλυση. Ανοίξτε το έργο σας και πλοηγηθείτε στην τρέχουσα πρόοδό σας. Εδώ μπορείτε να ελέγξετε την πρόοδο στο διάγραμμα.
Βήμα 2: Χρήση της προβολής διαγράμματος
Τώρα μεταβείτε στη συνολική προβολή διαγράμματος για να δείτε το έργο στο σύνολό του. Βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει μια φορά ζουμ για την πραγματική πρόοδο. Οι μπλε γραμμές στο διάγραμμα σας δίνουν μια οπτική αναπαράσταση της προγραμματισμένης και της πραγματικής προόδου που έχει επιτευχθεί.
Βήμα 3: Οπτικοποιήστε την πρόοδο
Τώρα δεν θα βλέπετε μόνο τη γραμμή της πραγματικής προόδου, αλλά και μια παχιά μπλε γραμμή που αντιπροσωπεύει πρακτικά την τρέχουσα πρόοδο. Αυτή η οπτικοποίηση σας επιτρέπει να βλέπετε με σαφήνεια τυχόν αποκλίσεις μεταξύ της προγραμματισμένης και της τρέχουσας κατάστασης.
Βήμα 4: Δημιουργία αναφορών
Για να λάβετε πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το πεδίο "Τι θα θέλατε να κάνετε;". Αυτή η χρήσιμη λειτουργία σας επιτρέπει να αναζητήσετε γρήγορα και εύκολα τις αναφορές που χρειάζεστε. Πληκτρολογήστε "Πρόοδος" για να δείτε τις σχετικές εκθέσεις προς ανάλυση.
Βήμα 5: Επιλέξτε αναφορές
Μόλις εμφανίσετε τις εκθέσεις προόδου, θα βρείτε διάφορες επιλογές για την ανάλυσή τους. Επιλέξτε τις εκθέσεις που είναι σχετικές με το έργο σας. Οι επιλογές που χρησιμοποιούνται συχνά είναι η "Κατάσταση των μελλοντικών εργασιών" και η ανάλυση AEL (τρέχουσα δική σας εργασία).
Βήμα 6: Γραφική αναπαράσταση των δεδομένων
Ρίξτε μια πιο προσεκτική ματιά στη γραφική αναπαράσταση εντός της έκθεσης. Αυτές σας βοηθούν να προετοιμάσετε τα εκτεταμένα δεδομένα με απλό και κατανοητό τρόπο. Χρησιμοποιήστε τους πίνακες για να προσδιορίσετε πόσες δραστηριότητες είναι ακόμη ανοικτές και ποια είναι η τρέχουσα κατάσταση του έργου.
Βήμα 7: Ελέγξτε την έκθεση ορόσημου
Είναι επίσης χρήσιμο να ελέγξετε την έκθεση ορόσημου, παρόλο που μπορεί να μην είναι ολοκληρωμένη σε αυτή την περίπτωση. Εάν υπάρχουν λίγα δεδομένα, οι εκθέσεις αυτές μπορούν να παρέχουν και πάλι χρήσιμες πληροφορίες. Εδώ θα βρείτε επίσης τον πίνακα με τις εναπομείνασες εργασίες.
Βήμα 8: Εξερευνήστε πρόσθετες αναφορές
Στην ενότητα "Άλλες αναφορές" μπορείτε να εξερευνήσετε πρόσθετες επιλογές για ανάλυση. Παρόλο που υπάρχουν ειδικές εκθέσεις κόστους, αυτές μπορεί να μην είναι απαραίτητες στην αρχική φάση. Ίσως αξίζει να μάθετε πώς να δημιουργείτε τις δικές σας αναφορές, αλλά οι τυπικές αναφορές θα πρέπει να έχουν προτεραιότητα στην αρχή.
Βήμα 9: Δημιουργία των δικών σας αναφορών
Εάν αποφασίσετε να δημιουργήσετε τις δικές σας αναφορές, βεβαιωθείτε ότι αυτή δεν είναι η πρώτη σας επιλογή. Οι έτοιμες εκθέσεις είναι συνήθως επαρκείς και παρέχουν μια σταθερή βάση για τις αναλύσεις σας.
Βήμα 10: Αποθήκευση των αποτελεσμάτων
Αφού συγκεντρώσετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και δημιουργήσετε τις εκθέσεις, είναι σημαντικό να αποθηκεύσετε το έργο σας. Με τον τρόπο αυτό αποφεύγεται η απώλεια σημαντικών δεδομένων και διασφαλίζεται ότι μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδό σας ανά πάσα στιγμή.
Συνοπτική παρουσίαση
Με τα παραπάνω βήματα, μπορείτε να αναλύσετε αποτελεσματικά την πρόοδο του έργου σας στο Microsoft Project. Χρησιμοποιήστε τις διαθέσιμες αναφορές και τα γραφήματα για να αποκτήσετε μια ολοκληρωμένη εικόνα της κατάστασης του έργου σας και να αναγνωρίσετε γρήγορα τις συνήθεις αποκλίσεις.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς καταχωρίζω την πρόοδο του έργου στο MS Project;Μπορείτε να καταχωρίσετε την πρόοδο του έργου απευθείας στο διάγραμμα ή στις εργασίες με βάση το χρόνο στο Microsoft Project.
Πώς βρίσκω τις εκθέσεις που χρειάζομαι στο MS Project;Χρησιμοποιήστε το πεδίο "Τι θέλετε να κάνετε;" για να αναζητήσετε γρήγορα συγκεκριμένες εκθέσεις.
Χρειάζεται να δημιουργήσω τις δικές μου αναφορές;Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι έτοιμες τυποποιημένες αναφορές είναι επαρκείς- δεν συνιστούμε απαραίτητα να δημιουργήσετε τις δικές σας αναφορές για αρχή.
Μπορώ να οπτικοποιήσω τις αναφορές;Ναι, οι αναφορές προόδου μπορούν να οπτικοποιηθούν για να γίνουν τα δεδομένα πιο κατανοητά.
Πώς μπορώ να αποθηκεύσω τις αναλύσεις προόδου μου;Μην ξεχνάτε να αποθηκεύετε τακτικά το έργο σας για να αποθηκεύετε τις αναλύσεις και την πρόοδό σας.
