Βελτιστοποίηση των ατομικών ωρών εργασίας στο MS Project

Όταν εργάζεστε με το MS Project, συχνά συναντάτε σταθερές ώρες εργασίας. Τι γίνεται όμως αν χρειάζεστε προσαρμοσμένες ώρες εργασίας για ένα συγκεκριμένο έργο ή μόνο για μία εβδομάδα; Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξω πώς να ορίσετε συγκεκριμένες ώρες εργασίας για τα έργα σας. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν απαιτούνται βραχυπρόθεσμες αλλαγές, όπως η εργασία βραχυχρόνιας απασχόλησης, λόγω ειδικών περιστάσεων. Ας ξεκινήσουμε αμέσως!

Βασικές διαπιστώσεις

• Μπορούν να οριστούν προσαρμοσμένες ώρες εργασίας για συγκεκριμένες χρονικές περιόδους.
• Μπορείτε εύκολα να αλλάξετε τις υπάρχουσες ώρες εργασίας χωρίς να χρειάζεται να προσαρμόσετε ολόκληρο το πρόγραμμα.
• Οι δημόσιες αργίες ή οι ειδικές ημέρες μπορούν επίσης να αντιμετωπίζονται ως εξαιρέσεις.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Κλήση ρυθμίσεων ωραρίου εργασίας

Για να ρυθμίσετε μεμονωμένες ώρες εργασίας για μια συγκεκριμένη εβδομάδα, ανοίξτε πρώτα την καρτέλα "Project" (Έργο). Εδώ μπορείτε να κάνετε τις βασικές ρυθμίσεις του χρόνου εργασίας.

Ορισμός εξαιρέσεων στο ωράριο εργασίας

Στις ρυθμίσεις, θα δείτε την ενότητα "Εξαιρέσεις". Ανάλογα με τις τρέχουσες απαιτήσεις, μπορείτε να καταχωρίσετε εδώ συγκεκριμένες αποκλίσεις από το τυπικό ωράριο εργασίας. Για τους σκοπούς μας, ωστόσο, θέλουμε να προσαρμόσουμε μια ολόκληρη εβδομάδα. Κάντε κλικ στην επιλογή "Εβδομάδες εργασίας".

Προετοιμάστε την αλλαγή της εβδομάδας εργασίας

Εδώ μπορείτε να δείτε την τυπική εβδομάδα εργασίας. Για να αλλάξετε το ωράριο εργασίας για την επόμενη εβδομάδα, μεταβείτε στη δεύτερη γραμμή και εισαγάγετε ένα όνομα για το συγκεκριμένο ωράριο εργασίας. Ένα συνηθισμένο όνομα θα μπορούσε να είναι "Εργασία βραχείας απασχόλησης", το οποίο μπορείτε να επιλέξετε όπως επιθυμείτε.

Ορίστε την περίοδο για τις νέες ώρες εργασίας

Τώρα ήρθε η ώρα να ορίσετε τη χρονική περίοδο για τις νέες ώρες εργασίας. Ορίστε ως ημερομηνία έναρξης τη σημερινή ημέρα και ως ημερομηνία λήξης την 26η Νοεμβρίου - δηλαδή την Παρασκευή. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Λεπτομέρειες" για να συνεχίσετε.

Επιλογή εργάσιμων ημερών

Σε αυτό το βήμα, επιλέγετε τις εργάσιμες ημέρες για τις οποίες θα πρέπει να ισχύουν τα νέα ωράρια. Επιλέξτε Δευτέρα έως Παρασκευή, καθώς οι εργάσιμες ημέρες δεν αλλάζουν. Προσαρμόζουμε τώρα μόνο τις ώρες εργασίας.

Ορισμός συγκεκριμένων ωρών εργασίας

Τώρα ήρθε η ώρα να εισαγάγετε τις νέες ώρες εργασίας. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις ώρες για κάθε ημέρα ξεχωριστά. Στο παράδειγμά μας, έχουμε ωράριο εργασίας από τις 8.00 π.μ. έως τις 10.00 π.μ., ακολουθούμενο από ένα διάλειμμα έως τις 10.30 π.μ. και στη συνέχεια ξανά από τις 10.30 π.μ. έως τη 1.00 μ.μ.. Στη συνέχεια, ακούγεται το τέλος της εργασίας για το υπόλοιπο της ημέρας.

Αλλαγές στην αποθήκευση

Αφού εισαγάγετε τις νέες ώρες εργασίας, επιβεβαιώστε την καταχώρησή σας με το "OK". Θα πρέπει τώρα να δείτε ότι η εβδομάδα έχει ενημερωθεί και οι επιμέρους ώρες εργασίας εμφανίζονται αναλόγως.

Έλεγχος των νέων ωρών εργασίας

Για να βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν ρυθμιστεί σωστά, πηγαίνετε μία εβδομάδα πίσω και ελέγξτε ότι οι ώρες εργασίας εμφανίζονται τώρα σωστά. Θα παρατηρήσετε ότι έχουν προσαρμοστεί σύμφωνα με τις ώρες που καταχωρήσατε.

Λαμβάνετε υπόψη τις δημόσιες αργίες

Έχετε πλέον ορίσει μεμονωμένες ώρες εργασίας για τη συγκεκριμένη εβδομάδα. Ωστόσο, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη σας και τις δημόσιες αργίες ή άλλες ειδικές ημέρες που εμπίπτουν σε αυτή την περίοδο. Εδώ μπορείτε να αποφασίσετε αν οι ημέρες αυτές θα πρέπει να αντιμετωπίζονται ως κανονικές ή έκτακτες.

Σύνοψη

Με τα βήματα που περιγράφηκαν, έχετε πλέον ρυθμίσει με επιτυχία τις ατομικές ώρες εργασίας στο MS Project. Έχετε μάθει πώς να κάνετε συγκεκριμένες αποκλίσεις από το κανονικό ωράριο εργασίας για μια συγκεκριμένη εβδομάδα. Αυτό σας επιτρέπει να αντιδράτε με ευελιξία σε διαφορετικές απαιτήσεις εργασίας και να προγραμματίζετε τα έργα σας με τον βέλτιστο τρόπο.