Η διαχείριση έργων απλοποιείται σημαντικά με τη χρήση κατάλληλων εργαλείων. Το Microsoft Project παρέχει πολύτιμη υποστήριξη εδώ. Τα πρότυπα σας επιτρέπουν να σχεδιάζετε και να διαχειρίζεστε έργα αποτελεσματικά και στοχευμένα. Αυτός ο οδηγός θα σας δώσει τις γνώσεις που χρειάζεστε για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα διάφορα πρότυπα του MS Project.
Βασικά συμπεράσματα
- Το MS Project προσφέρει πολυάριθμα δωρεάν πρότυπα για διάφορους τομείς εφαρμογής.
- Τα πρότυπα μπορούν να ταξινομηθούν ανά κατηγορία για να γίνει πιο γρήγορη η επιλογή.
- Μπορείτε να προσαρμόσετε τα πρότυπα και να προσθέσετε τα δικά σας δεδομένα για να τα χρησιμοποιήσετε για συγκεκριμένα έργα.
- Οι σημειώσεις και οι σύνδεσμοι προγενέστερων έργων περιλαμβάνονται στα πρότυπα και διευκολύνουν τη διαχείριση των έργων.
Οδηγός βήμα προς βήμα
Για να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα στο MS Project, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1. Βρείτε τα πρότυπα
Αφού ανοίξετε το MS Project, πλοηγηθείτε στην επιλογή "New" (Νέο). Εκεί θα βρείτε την επιλογή "Περισσότερα πρότυπα". Κάντε κλικ σε αυτήν για να αποκτήσετε μια επισκόπηση των διαθέσιμων προτύπων.
2. προβολή προτύπων
Σε αυτήν την περιοχή, θα δείτε ένα κενό πρότυπο καθώς και έτοιμα πρότυπα για συγκεκριμένα έργα, όπως ο προϋπολογισμός ή ο προγραμματισμός έργου. Μπορείτε επίσης να αναγνωρίσετε εδώ πρότυπα που έχουν ήδη χρησιμοποιηθεί.
3. Ταξινόμηση προτύπων ανά κατηγορία
Για να διευκολύνετε την επιλογή σας, έχετε τη δυνατότητα να ταξινομήσετε τα πρότυπα ανά διάφορες κατηγορίες, όπως "Έργα", "Πανεπιστημιακά εργαλεία" ή "Μάρκετινγκ". Αυτό σας επιτρέπει να βρείτε γρήγορα το πρότυπο που ταιριάζει καλύτερα στο έργο σας.
4. χρήση προτύπων
Μόλις βρείτε ένα κατάλληλο πρότυπο, κάντε κλικ στο "Δημιουργία". Αυτό θα φορτώσει το πρότυπο στο έργο σας. Θα έχετε αμέσως πρόσβαση στους αντίστοιχους πίνακες και τα δεδομένα.
5. Προσαρμόστε τα δεδομένα
Μπορείτε τώρα να προσαρμόσετε το παρεχόμενο πρότυπο. Προσθέστε τα συγκεκριμένα δεδομένα σας για να κάνετε το πρότυπο σχετικό με το έργο σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε τιμές που είναι σημαντικές για το έργο σας στο πρότυπο αξίας κεφαλαιοποιημένων κερδών.
6. Σχεδιάστε έργα με συγκεκριμένα πρότυπα
Εάν θέλετε να διαχειριστείτε ένα συγκεκριμένο έργο, όπως το Six Sigma, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε πρότυπα. Αυτά δείχνουν τις διάφορες φάσεις και εργασίες που είναι σημαντικές σε ένα τέτοιο έργο.
7. Εξετάστε την ευέλικτη διαχείριση έργων
Ένα άλλο πλεονέκτημα του MS Project είναι η δυνατότητα ενσωμάτωσης ευέλικτων μεθόδων. Αναζητήστε πρότυπα για ευέλικτη διαχείριση έργων ή σχέδια μάρκετινγκ για να τα ενσωματώσετε στο έργο σας.
8 Δημιουργήστε σχέδια μάρκετινγκ
Με το σχέδιο μάρκετινγκ, το οποίο δημιουργείται σε διάστημα 205 ημερών, μπορείτε να σχεδιάσετε και να κατανείμετε λεπτομερώς τα επιμέρους βήματα και διαδικασίες. Το πρότυπο σας βοηθά να διατηρήσετε την εποπτεία και να αξιοποιήσετε αποτελεσματικά τους πόρους.
9. Προσθέστε σημειώσεις
Για να καταγράψετε τις σκέψεις σας, μπορείτε να προσθέσετε σημειώσεις στις αντίστοιχες διαδικασίες. Απλώς κάντε κλικ στην αντίστοιχη εργασία και προσθέστε τη σημείωσή σας.
10. κάντε αναθέσεις σε προκατόχους
Μια ενδιαφέρουσα λειτουργία του MS Project είναι η δυνατότητα να ορίσετε συνδέσεις προκατόχων. Μπορείτε να συνδέσετε διαφορετικές εργασίες μεταξύ τους για να ελέγχετε καλύτερα το χρονοδιάγραμμα.
11. Δημιουργήστε τα δικά σας πρότυπα
Αφού αναπτύξετε μια αίσθηση για τα διάφορα πρότυπα, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε το δικό σας πρότυπο. Χρησιμοποιήστε το για να λάβετε υπόψη τις ειδικές απαιτήσεις του έργου σας.
Περίληψη
Η χρήση προτύπων στο MS Project σας επιτρέπει να σχεδιάζετε και να οργανώνετε έργα αποτελεσματικά. Τα βήματα που παρουσιάστηκαν εδώ θα σας βοηθήσουν να βρείτε το κατάλληλο πρότυπο, να το προσαρμόσετε και να διαχειριστείτε με επιτυχία τα δικά σας έργα.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να βρω πρότυπα στο MS Project;Μπορείτε να βρείτε πρότυπα κάνοντας κλικ στην επιλογή "New" (Νέο) στο κύριο μενού και στη συνέχεια στην επιλογή "More templates" (Περισσότερα πρότυπα).
Μπορώ να ταξινομήσω τα πρότυπα ανά κατηγορία;Ναι, μπορείτε να ταξινομήσετε τα πρότυπα ανά κατηγορίες, όπως έργα, πανεπιστημιακά εργαλεία ή μάρκετινγκ.
Πώς μπορώ να προσαρμόσω ένα πρότυπο;Για να προσαρμόσετε ένα πρότυπο, φορτώστε το και εισαγάγετε τα συγκεκριμένα δεδομένα σας στους υπάρχοντες πίνακες.
Πώς μπορώ να προσθέσω σημειώσεις σε μια εργασία;Μπορείτε να προσθέσετε σημειώσεις κάνοντας κλικ στη σχετική εργασία και εισάγοντας τη σημείωση στο πεδίο σημειώσεων.
Μπορώ να συνδέσω εργασίες μεταξύ τους στο MS Project;Ναι, μπορείτε να ορίσετε προγενέστερες οπισθοσυνδέσεις για να συνδέσετε διαφορετικές εργασίες μεταξύ τους.
