Καθώς εξοικειώνεστε με το Microsoft Project, θα συνειδητοποιήσετε γρήγορα πόσο σημαντικό είναι να εμφανίζετε και να διαχειρίζεστε σωστά τις εργασίες. Σε αυτό το σεμινάριο, θα μάθετε ποιες διαφορετικές προβολές είναι διαθέσιμες στη διάθεσή σας και πώς μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρείτε μια επισκόπηση των έργων σας και να διασφαλίζετε ότι όλοι οι πόροι αξιοποιούνται με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
Βασικά συμπεράσματα
- Διαφορετικές προβολές για εργασίες: Δυσκολία και ευελιξία στην απεικόνιση.
- Διαφορά μεταξύ διάρκειας και εργασίας: Κατανόηση της κατανομής των πόρων.
- Προσαρμογή των προφίλ εργασίας: Βελτιστοποίηση της χρήσης των πόρων.
- Λεπτομερής απεικόνιση πινάκων: Αποτελεσματική εισαγωγή δεδομένων χωρίς περισπασμούς.
Οδηγός βήμα προς βήμα
Για να αξιοποιήσετε πλήρως τις δυνατότητες των διαδικασιών του MS Project, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1. Μεταβείτε στις διάφορες προβολές
Ανοίξτε το έργο σας και μεταβείτε στις διάφορες προβολές για να δείτε τι συμβαίνει. Το MS Project δεν σας προσφέρει μόνο την προβολή διαγράμματος Gantt, αλλά και τον πίνακα εργασιών και την προβολή ανάπτυξης εργασιών. Αυτό σας δίνει διαφορετικές οπτικές γωνίες για τις εργασίες σας, ώστε να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε καλύτερα.
2. Εργασία με την προβολή ανάπτυξης εργασιών
Στην προβολή ανάθεσης εργασιών, μπορείτε να δείτε έναν λεπτομερή κατάλογο των εργασιών και των σχετικών βημάτων εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε μια συνεδρία καταιγισμού ιδεών ως εργασία που έχει συνολική διάρκεια τρεις ώρες, αλλά απαιτεί συνολικά εννέα ώρες εργασίας λόγω των τριών ατόμων που συμμετέχουν. Εδώ μπορείτε να δείτε τη χρήσιμη διαφορά μεταξύ διάρκειας και εργασίας.
3. Επισκόπηση πόρων και κατανομή χρόνου
Οι πόροι επισημαίνονται με σαφήνεια και οι εργασίες εμφανίζονται σε διάφορα πεδία. Κάθε μέλος της ομάδας έχει διαφορετικές εργασίες και μπορείτε να καθορίσετε την κατανομή των ωρών εργασίας στις επιμέρους ημέρες. Σημειώστε ότι δεν είναι απαραίτητο όλοι οι πόροι να κατανέμονται ομοιόμορφα στο χρόνο - αυτό αποτελεί μέρος του αποτελεσματικού σχεδιασμού του έργου.
4. Προσαρμογή των προφίλ εργασίας
Είναι δυνατή η προσαρμογή των προφίλ εργασίας των πόρων. Για παράδειγμα, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τον φόρτο εργασίας ενός ατόμου στην αρχή του έργου και να τον αυξήσετε όταν το έργο προχωρήσει στην επόμενη φάση. Με τον τρόπο αυτό το έργο σας παραμένει ευέλικτο και όλοι οι πόροι αξιοποιούνται με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, χωρίς να αλλάζει ο συνολικός χρόνος εργασίας.
5. Χρησιμοποιήστε τον πίνακα εργασιών
Χρησιμοποιήστε τον πίνακα εργασιών για να συνοψίσετε όλες τις σημαντικές πληροφορίες. Εδώ μπορείτε να δείτε με μια ματιά τη διάρκεια, το είδος των εργασιών και την κατανομή των πόρων. Παρόλο που η τυπική προβολή είναι συχνά η προτιμώμενη επιλογή, ο πίνακας εργασιών παρέχει μια σαφέστερη περιοχή εισαγωγής για τη διαχείριση δεδομένων.
Σύνοψη
Σε αυτό το άρθρο, μάθατε πώς να χρησιμοποιείτε τις διάφορες προβολές του MS Project για να βελτιστοποιείτε τον προγραμματισμό και την εκτέλεση των έργων σας. Η διάκριση μεταξύ διάρκειας και εργασιών και η δυνατότητα προσαρμογής των προφίλ εργασιών παίζουν κεντρικό ρόλο σε αυτό. Με αυτά τα εργαλεία, θα είστε καλά εξοπλισμένοι για να οργανώσετε αποτελεσματικότερα τη διαχείριση των έργων σας.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να αλλάξω την προβολή;Μπορείτε να επιλέξετε και να αλλάξετε την προβολή στο μενού του MS Project.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ διάρκειας και εργασίας;Η διάρκεια αναφέρεται στο συνολικό χρόνο που δαπανάται για μια εργασία, ενώ η εργασία περιγράφει το χρόνο που αφιερώνουν οι πόροι.
Μπορώ να προσαρμόσω τα προφίλ εργασίας των πόρων;Ναι, μπορείτε να προσαρμόσετε τα προφίλ εργασίας στο MS Project για να κατανέμετε το φόρτο εργασίας όπως απαιτείται.
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα του πίνακα εργασιών;Ο πίνακας εργασιών εμφανίζει όλες τις σημαντικές πληροφορίες σε συμπυκνωμένη μορφή και διευκολύνει την εισαγωγή δεδομένων χωρίς να αποσπάται η προσοχή σας.
Είναι η τυπική προβολή καλύτερη για τη διαχείριση δεδομένων;Ναι, η τυπική προβολή παρέχει καλύτερη επισκόπηση και είναι πλεονεκτική για τη διαχείριση δεδομένων.
